票據電子化與會計核算

一、票據電子化的內涵及其范圍

1.內涵：票據電子化是相對于票據紙質化而言的，此時票據以電子而不是以紙質為載體，它能通過網絡、通訊技術進行傳遞，能夠被當前的人工智能設備所識別并能加以使用。

2.范圍：本文所稱票據電子化是指凡與會計核算相關的票據皆需電子化,而不僅僅指單一的收支票據，既包括單位內部票據的電子化，也包括外來票據的電子化。單位內部票據如：商品入庫的驗收單、商品出庫的調撥單、商品銷售清單，商品銷售增值稅發票的記賬聯，材料的入庫單、出庫單，材料的報損單，商品的變價處理單，工資支付單、小額而零星的勞務支出單、各種賠償支付單，工程發包合同或工程承包合同、工程進度驗收報告、工程完工驗收報告，發生接待的派餐單，用車的派車單、差旅費報銷單、大額支出會議記錄、大額支出審批單等等；外來票據如：發生的招待費發票、接待函、用餐的餐品清單，出差發票，購物時取得的增值稅發票的發票聯以及進項稅額抵扣聯，繳納的其他費票、稅票，銀行存款的來款單、存款單、銀行返還的上卡直發成功的各種支付款項單據、轉賬成功的銀行票據等等。這些平常以紙質形式存在的作為會計核算附件的票據此時都要變成以電子的形式進行傳輸、存儲并作為人工智能設備進行會計核算的依據。也就是說，用紙質票據進行會計核算需要什么依據，用電子票據進行會計核算也需要對應的電子票據。

3.本文所稱人工智能會計核算是指主要地是用人工智能代替人對電子票據進行識別并能自動地進行會計處理的核算，而非主要地是由人利用財務軟件來進行的會計核算。采用人工智能代替人進行會計核算的一個主要目的是將財務人員從繁鎖的、重復的會計核算中解放出來，使他們有時間從事單位的管理與決策工作,但是，當前的人工智能還無法完全代替人去進行會計核算，有些工作還需人工參與，如核算程序的植入、修改、會計科目的變更,有些支出需由人在費用類科目與債務類科目或收入類科目之間作出調劑等，這就決定了人還無法完全脫離會計核算，但大量的經過一定的程序處理后能夠標準化的核算工作將不再由人來進行處理，而交由人工智能設備處理，人只對某些個別突然出現的經濟事項進行處理。

二、為什么需要電子化。

當前人工智能核算系統進行會計核算所需電子票據大多是利用高速掃描儀通過對紙質票據的掃描而獲得的，但是這種通過掃描紙質票據獲得電子票據的方式存在嚴重的弊端。

一是以掃描紙質票據形成電子票據的方式并不能從根本上將會計人員從會計核算中解放出來——無法逃脫對紙質票據、特別是尺寸較小、數量繁多的票據的整理工作，對這些票據的整理工作反而會加大收票人員或財務人員的工作量，有時往往得不償失。

會計核算的依據是大量的原始票據，缺少原始票據這一基礎，會計核算則會成為無本之木，當前人工智能設備進行會計核算所獲得的電子票據主要是依靠掃描紙質原始票據而獲得，這對于一些尺寸不是很小，易于粘貼、拆解、整理的紙質票據來說，這種掃描的確能為會計核算、減輕財務人員的工作量帶來一系列的好處，但對于大量的面額較小、尺寸很小的紙質票據(如出租車發票、動車票、公交車票等)則會暴露其嚴重的短板，這種短板主要表現為對票據的粘貼將加大收票人員或財務人員的工作量。以差旅費發票中的出租車發票為例，這種發票有兩個特點：一是面額較小，大的一般只有50元，小的一般為5元，有的甚至只有2元，10元、20元的面額較為普遍；二是尺寸較小，寬度一般只有4cm,長度一般只有8cm。一筆2000元的出差費用，票據的數量一般會在100張左右。在走紙質票據進行報銷的情況下，一般是要求報賬人員將出租車發票粘貼好附在出差報銷單后走完審批流程才能到財務上進行報賬，從粘貼的票據的質量來看，有的是將若干張出租車發票貼成一跺，有的是拖貼，有的是不按規則的亂貼，粘貼得好一點的是，能夠按記賬憑證的大小在粘單上對需要進行粘貼的票據平均分成幾排進行粘貼，然這樣貼粘的票據每一排只有一張的情況并不多見，大多超過一張，這個時候很難對粘貼成這樣的票據進行掃描識別，要想達到掃描識別的目的，一般只有對這樣粘貼的票據進行拆分，對折分后的每一張票據再進行掃描，掃描后再對票據進行粘貼，那么這里就出現一個重復粘貼的問題，要想避免這種情況，一般有兩種解決辦法：第一種是先掃描后粘貼，即報賬人員拿一跺散的出租車發票和走完審批流程的出差報銷單到財務上報賬時，先由高速掃描儀進行掃描，掃描后再進行粘貼，那么問題就來了，掃描后的票據該由誰來粘貼？答案是顯然的，只能由財務人員進行粘貼，如果由報賬人員進行粘貼，很難保證出差報銷單上的審批金額與作為其附件的出租車發票的金額一致，除非財務人員或收票人員能隨時監控報賬人員在票據粘貼時的一舉一動，但在報賬人數較多、掃描處空間有限(一般指財務室空間的大小)、財務人員或收票人員的時間有限的情況下，這種監督方式基本無法實現，從謹慎的角度出發還是只能由收票人員或財務人員對票據進行粘貼，那么這時就產生了一個新的問題，在不實行掃描的情況下，票據的粘貼是由報賬人員自行負責，不會加重收票人員或財務人員的工作量，在實行掃描的情況下，粘貼票據的工作由報賬人員轉嫁給了收票人員或財務人員，加重了收票人員或財務人員粘貼票據的工作量，其最終的結果是：在將財務人員從重復、繁鎖的核算中解放出來之時，反而會加重財務人員整理票據、粘貼票據的工作量，讓財務人員不得不將大量的時間花在票據粘貼之上，為避免這種情況的發生，就會采用第二種辦法，就是先粘貼后掃描，即首先要求報賬人員對這類票據在粘單上進行平貼(平行貼在粘貼單上，也只能采用平貼的方式，否則無法掃描識別，在這里應限制粘單的尺寸，其大小應與記賬憑證的版面保持一致)，然后再對粘貼好的票據進行掃描，從理論上解，可以將對這類票據的粘貼工作交由報賬人員負責，但在實際工作中，這種方式很難達到預期效果，在這里需要解決報賬人員的素質問題與財務人員或收票人員的影響力問題。即報賬人員能否按照財務上的要求對票據進行粘貼，以及是否有耐心對其進行粘貼。如果所粘票據不平整，會有兩種后果：一是無法掃描，如將多張票據粘成一跺、橫七豎八亂貼，造成票據覆蓋現象；二是在裝訂會計檔案時，對這類票據又需財務人員對其進行拆分然后再粘貼。如果報賬人員缺乏耐心，也難達到預期效果，這從粘貼票據所耗的時間上可以得到驗證：從現在通用的記賬憑證版面的大小來看，一般有兩種尺寸，長X高分別為：210CMX11CM(標準的手工記賬憑證版面)和210CMX30CM,用這種憑證版面作為貼單，每張可平粘的出租車發票分別為4張、6張，即兩排、三排，2000元的出租車發票(票面金額按20元計算)一般需分別粘成25張、17張，要想將這樣的票據粘貼齊整，達到掃描要求每人至小需要25分鐘，如果報賬人員不嫌麻煩，他可能會有這樣的耐心，如果沒有這樣的耐心，就會導致一系列問題，在單位的財務人員缺乏影響力的情況下,最終只會由財務人員默默無聞地進行粘貼。在報賬筆數較多、金額較大的情況下，這種方式只會加大收票人員或財務人員的工作量，因此，面對這類票據，掃描并不一定可取。而要解決這個問題，在沒有研制出一個與人一樣有手有腳、可以像人一樣能做各種機械動作并具有思考功能的機器人之前，還得推行電子票據，即實行票據電子化，而不走紙質票據這條路。

二是當前的光學字符識別技術對手工在紙質上書寫的字體的識別水平還很難達到人們的預期，正確率還不是很理想，其對書寫不規范的字體往往會識別出錯，甚至無法識別，而在電子票據上的書寫即電子書寫則可有效規避這一問題，因采用電子書寫時，對不規范的字體，其在無法識別或出錯的情況下，可由書寫人員當場更改，而高速掃描儀對紙質票據掃描時出現的對人工書寫的字體無法識別或識別出錯的情況則無法更改，只能由會計核算人員對生成的會計摘要、會計分錄、所涉金額逐筆更正。這也暴露出掃描的局限性。

三、如何電子化

1.首先解決電子票據的傳輸問題。在電腦大量使用、互聯網盛行的今天，電子票據大量存在，許多經濟活動事項的原始載體基本是電子票據，然而電子票據的傳輸現狀還無法實現在需求方與提供方之間的便捷傳遞，使需要電子票據的一方往往只能獲得紙質票據，這也在一定程度上阻礙了當前基于光學字符識別技術的人工智能在會計核算上的推廣使用；同時經濟活動的跨區域性，決定了要想達到這一步尚需研發并建立具有自主核心技術的全國性的電子票據傳輸平臺,這個平臺能夠將海量的單位、個體工商戶聯接起來，使電子票據能夠在相互之間進行便捷的傳遞；同時基于安全、保密的需要，這個平臺應由國家主導研發并建立；當然這一平臺的建立必將加快推進無紙化辦公的進程，節省社會運行成本；通過嚴格的審批程序預留數據接口也必能為國家相關主管部門實施對監管單位的實時監管帶來便捷，達到足不出戶就可實現實時監管的目的。

從單位經濟活動使用最多的外部票據來看，當前已經電子化的票據主要集中在增值稅發票、單位與銀行金融部門之間的往來款項票據、每月的通訊費發票、各類財政收費、基金發票上，這些票據在提供單位是以電子發票的形式存在的，但由于尚未建立全國性的統一的電子票據傳輸平臺，這些電子票據只可看，無法傳輸，需求方獲得的基本是紙質票據，需求方要想用于人工智能核算，就不得不以掃描的方式進行轉換，而要想跳過掃描這一步，就不得不首先需要國家主導研發并建立電子票據傳輸平臺，其次是安排稅務部門、銀行金融系統、通訊部門(中國移動、電信等)、各類財政收費、基金收費部門連入這一平臺并開通其電子票據傳輸通道，當然這個通道要能與需求部門的電子票據接收系統進行有效的銜接，這個有效的銜接需要單位建立內外部電子票據傳輸系統。這個系統需要具備兩個基本功能，一是對單位內外部電子票據的接收與傳輸，二是在傳輸中完成審核工作，這兩個基本功能與我們走紙質票據完成報賬的程序類似。

2.要盡快實現電子票據的標準化。這里的標準化主要是指電子票據的結構、尺寸、名稱需要盡量統一。當前電子票據種類繁多，結構不統一，名稱不一致，為人工智能識別、比較、提取相關數據帶來不便。以常見的入庫單為例，此單應包括以下一些要素：銷售單位或送貨單位、貨物或商品名稱、規格、單位、數量、單價、金額、合計、收貨人、審批人等要素，不同的單位對這些要素的排列順序不一致，以致在社會上會出現大量名稱相同、功能相同、結構不一致的入庫單模板，這會增加人工智能識別系統提取票據信息的難度；此外比較常見的還有驗收單、出庫單、銷售單、工資直付表冊、銀行回單、銀行來款單等等，從有利于識別、提取、分析數據的角度出發，行業系統、國家相關職能部門應加快統一名稱相同、功能相同、功能相似的電子票據的結構，這樣做既可減少電子票據模板種類，在人工智能對數據分析的運行過程中也可減少對不同種類的電子票據的分析量，進而提升人工智能系統運行的效率。

3.著力解決電子票據簽章的法律效力。要進一步明確電子票據上經辦人員、證明人員、審核人員、審批人員電子簽字、電子簽名的法律效力，該簽字、簽名應為具有本人特色且與本人在紙質上的筆跡盡量一致并按法定程序得到認可的簽字、簽名；涉及本人電子簽章的，其簽章應與在公安局存檔的電子印章一致；涉及單位簽章的，其簽章應與單位在公安局存檔的電子印章一致，電子印章應與實物印章一致。

4.要加快推進電子票據在各領域的使用。基于電子票據在經濟活動中的重大意義，國家應大力倡導、推行電子票據在各領域的使用，要在全社會營造使用電子票據的氛圍，讓參與經濟活動的各個單位養成使用電子票據的習慣；要明確好管理部門、宣傳部門、研發部門、使用單位的職責；要限定參與經濟活動的各個單位初始使用、開通電子票據傳輸的時間；加大對各單位使用電子票據的考核力度，制訂獎懲條例并逗硬執行。