淺議信息化時代檔案管理的轉型

(漳州市殘疾人康復教育中心 福建 漳州 363000)

根據黨的十九大和十九屆三中全會部署，政府機構改革不斷推進，信息化戰略逐步實施，傳統的檔案管理已難以滿足新時代行政事業單位工作的需要，在行政事業單位的檔案管理中，引入數字化管理概念，整合數字檔案資源，提高數字檔案建設水平、挖掘數字檔案潛在資源已迫在眉睫。2019政府工作報告中，李克強總理指出：“加強互聯網內容建設，繁榮文藝創作，發展新聞出版、廣播影視和檔案事業。”檔案、信息、數據頻繁出現在提案議案及公眾眼中，檔案工作如何適應改革和社會發展的需要，已是不容忽視的重要問題。

一、傳統檔案管理模式存在的不足

檔案作為部門或個人信息的重要載體，是在社會活動中以文字、圖表、聲像等形式形成的歷史記錄，是各種實踐活動、研究成果的第一手資料，是人類社會的寶貴財富和重要的歷史文化遺產。然而，傳統的檔案管理模式存在著諸多不足之處：

(一)檔案存儲方式嚴重滯后

采用紙質文件保存方法的傳統檔案管理方式，在檔案的存儲過程中，由于由于檔案資源的逐漸增多，需要不斷增加檔案存儲設施，如檔案柜、檔案室等，必然加大了資金的投資。在檔案資料移動的過程中，經常會出現意外損壞、文件丟失、檔案信息泄露等問題。在遭遇水災、火災或其他自然災害時，容易遭受巨大損失，往往十不存一。由于信息技術的發展，對于聲像資料的存儲，常需要保留原始落后的視聽設備，不僅使用效果極差，且仍需投入大量經費維護過時的影音設備，造成極大的資源浪費。

(二)檔案管理制度存在不足

制度制定是完成一項工作的首要前提，制度完善才能有章可循，循序漸進創造有用價值材料。傳統檔案管理模式對于檔案信息的取得、加工、整理、分類、歸檔等過程沒有嚴格的規定，且常流于形式，檔案中常出現編寫錯誤、文件丟失、文件損壞等問題。對于檔案的借閱、使用、歸還的手續、方式、期限也沒有制定相應的標準。對于檔案信息查閱權限更是界定模糊。

(三)檔案管理理念相對落后

傳統的檔案管理理念中，檔案的作用僅止于存儲、備查。檔案工作的目標僅止于不丟失、不損毀，對于檔案價值的挖掘幾乎處于空白。檔案管理人員常常并非專業技術人員，而是其他工作人員兼任，導致大部分極具價值的歷史檔案成了“故紙堆”。在檔案管理工作中，管理人員的在服務環節基本處于被動狀態，服務的范圍僅限于滿足使用者的具體要求，極少對其相關需求進行了解。當使用者沒有表達出相關需求時，便難以得到除具體要求外更有價值的檔案信息。

二、數字化檔案管理具備的優勢

隨著信息技術的不斷發展，檔案內容不斷豐富，各類型檔案交錯繁復，傳統檔案管理方法越來越難以滿足現代化辦公的需要，其弊端也逐步顯現。在行政事業單位的日常工作中，檔案管理水平往往也制約著單位的服務理念和辦公效率的提高，檔案管理模式由傳統管理模式向數字化、信息化模式轉型是大勢所趨。相對于傳統的檔案管理模式，數字化信息化的檔案管理模式具有其巨大優勢：

(一)存儲手段先進且易于更新換代

數字化的檔案存儲方式具有體積小、容量大、存取速度快等特點，有效的解決了檔案設施不斷增加的問題。多種存儲方式如硬盤、U盤、服務端數據庫、云存儲等方式并行的手段，可最大程度避免檔案信息的丟失。由于采用數字存儲技術，在信息技術更新時，也較易做出同步更新換代，而并非更換使用設備。對于聲像檔案而言，這種轉換尤為重要，非但可以盡可能保存原始資料的原貌，很多情況下都能對已損壞的檔案資料進行一定程度的修復。

(二)以信息手段增強制度執行力

通訊手段的飛速發展，為檔案管理制度的執行提供了更多選擇方式。信息化檔案管理系統以其強制執行的特點，對檔案信息的借閱、使用、歸還的手續、方式、期限等方面做出嚴格規定并強制執行，對于單位檔案管理工作而言，既減少工作人員的工作量，也提供了可供查詢追蹤的檔案流動信息。細致的權限設定能夠有效規范各類各級檔案的查閱權限，使檔案信息在可控的范圍內傳播，一定程度上減少了檔案信息泄露的風險。

(三)深入挖掘檔案信息價值

檔案的價值不止于存儲，更在于為單位的工作提供服務。檔案管理的實質便是對信息的采集、管理和應用。信息化檔案管理模式為檔案的分類、歸檔、檢索等工作提供更為便捷的服務。分類歸檔時，即時形成檔案目錄，對于內容交叉的檔案，也可快速形成多份信息以供存檔。檢索查閱時，可快速調取檔案信息，減少查找工作。在檔案內容不斷豐富的今天，檔案在形成后的處置方式，直接關系到行政事業單位日后工作的效率，服務的水平。信息化管理模式下，單位檔案的價值才能得到進一步地挖掘，為使用者提供及時、高效的檔案信息。

三、行政事業單位檔案管理的轉型之路

隨著市場經濟的迅猛發展，國家政府機構改革的不斷深入，行政事業單位檔案信息也隨之越來越繁雜。引入數字化信息化的檔案管理模式，以先進的檔案管理理念和符合時代需求的檔案管理手段，貫徹落實檔案管理制度、提高行政事業單位的工作效率和服務水平，是行政事業單位檔案管理轉型的必然趨勢。長期以來，各級單位部門也十分重視檔案管理工作，重視檔案管理模式向數字化、信息化轉型，這是一項工作量大、細節繁多的系統化工程，難以一撮而就，需要長期的堅持奮斗，是對于單位行政管理水平和工作效率的巨大考驗。

(一)轉變檔案管理工作理念

首先，信息化檔案資源建設并不只是機械的把紙質檔案通過掃描、拍攝等手段轉換為計算機可識別的數字圖片、文本，而是使其轉換為可使用、可處理、可分析的數據信息，加快“數字化”到“數據化”的轉變，從“可供利用”到“深度應用”的轉變，才是信息化檔案管理提高檔案價值的可行之路。其次，檔案管理工作理念的轉型從來都不是一個人或一個部門的事，頂層設計、組織機構、檔案管理人員、技術人員乃至使用人員的協同配合至關重要。再次，單位的檔案工作人員也應該轉變工作理念，檔案管理工作是基于服務使用者的一項工作，在工作中提高主觀服務意識，針對不同使用者的需求特征，探尋出最佳服務方法，應該是檔案工作人員的追求與職責。檔案工作人員應主動利用對檔案信息全面細致的了解，運用專業的知識和技能，對檔案使用者的檔案信息需求做出精準的判斷，提供更加優質的服務。

(二)提高檔案管理人員素質

無論是在什么時代、什么部門，只要是涉及管理便離不開人的元素。在信息化檔案管理過程中，檔案管理人員的業務能力，特別是信息化能力顯得尤為重要。所以在行政事業單位檔案管理轉型期，必須加強對管理人員的專業化培訓、信息化培訓，不斷提升檔案管理人員的業務素質。首先，提高業務能力，要對管理人員進行系統的、科學的、專業化的培訓。通過培訓，讓檔案管理人員對最新的檔案管理業務、新的信息技術有充分的了解和認識，確保管理人員具備檔案管理轉型的能力與技能。其次，增強保密意識，檔案管理人員作為檔案信息的規整者，對于檔案的內容較為熟悉，為防止檔案中有價值的信息泄露，應適時增強檔案管理人員的保密意識。

(三)循序漸進做好信息化轉型

檔案管理方式的轉型是一項系統工程，難以一撮而就，隨著信息技術、存儲技術、管理理念的不斷進步，檔案管理模式也當隨之發生變化。當前，在傳統檔案管理模式逐步向信息化模式轉型的階段，行政事業單位也應順應時代的步伐，充分考慮單位的實際情況，分階段分步驟對檔案管理方式做出相應的改革。第一，借助計算機系統作為載體，對傳統的紙質檔案進行掃描，將必要的信息錄入管理系統，形成數字檔案，建立電子檔案信息庫。第二，在收集錄入歷史檔案的過程中，對傳統檔案進行重新分類整理和有序化處理，制作邏輯目錄，力求電子檔案于歷史紙質檔案互通。第三，制定新的檔案管理制度，規范檔案信息從收集到整理，從存檔到分類，從借閱到歸還，從使用到后期跟蹤的一系列流程，做到每個流程清晰透明。第四，做好計算機系統軟硬件的維護工作。依托于計算機系統的檔案管理方式，計算機硬件的采購、維護必須滿足檔案管理工作的具體要求。作為檔案管理的計算機系統，硬件問題較少出現，一旦出現就極易造成極大損失，需要提前做好日常的檢修，備份工作。軟件問題則需要專業的技術人員進行調試和使用培訓。做好計算機系統的軟硬件維護工作，才能保證檔案管理系統高效運轉。第五，規范權限防止泄密，部分行政事業的檔案信息涉及到單位或集體的關鍵信息，并非完全對外開放。做好訪問權限管理，控制檔案的使用范圍是信息化檔案管理過程中必須考慮到的內容之一。第六，提高利用效率。利用是檔案管理的基礎功能，運用信息技術，依托基礎網絡，增加多種借閱和檢索方式，提高檔案的利用效率，有效挖掘檔案信息的價值。

四、結語

檔案管理工作是集信息收集、整理、分類、管理、利用、服務為一體的重要工作，在信息化和政府機構改革的雙重背景下，運用信息化手段轉變工作模式，實現檔案管理的轉型，才能讓行政事業單位的檔案管理工作持續、高效的發揮其應有的作用。