新時期檔案數字化建設的對策與服務功能探析

黃桂華

（漳州市水利水電勘測設計有限公司，福建 漳州 363000）

習近平總書記指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案，在全面建設小康社會進程中，檔案工作顯得越來越重要。”［1］檔案工作是推動黨和國家事業發展、促進經濟社會發展的重要經驗寶庫，政府工作報告連續多年提到要發展檔案事業。在科技信息化快速發展的新時代浪潮中，唯有加強檔案數字化建設，才能充分發揮檔案價值，更好服務保障民生發展。

一、檔案數字化的發展現狀

（一）檔案數字化的進展

當前檔案數字化的研究情況。檔案數字化工作是檔案現代化的重中之重，現代科技發展較早的美國，最先開始這方面的研究，較為成熟。而后亞洲發展中國家隨著信息技術、網絡技術發展，也開始關注到檔案數字化工作，我國的檔案數字化研究還在起步階段，目前還在探索、論證，較多的是集中在從傳統管理到數字化管理的過渡性研究，大多側重于概念、內涵的探索，實踐指導性則相對不足。文章立足實踐情況，聚焦服務民生，分析問題、尋找對策，更好推進檔案數字化建設，致力提升人民群眾在檔案管理服務中的獲得感。

我國檔案數字化的實踐探索。近年來，我國的科學技術取得長足的發展，科技實力正從量的積累向質的飛躍。計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展和成熟，為各種載體的檔案數字化提供重要的技術前提。同時中央和地方各級領導的重視與支持，進一步推動了檔案數字化建設的全面提速。2016年國家檔案局就以上海市徐匯區等4家檔案館為試點，完成了數字檔案館系統測試工作，起到很好的“試水”“探路”作用；同時天津、內蒙古、陜西以及沈陽、南京等地也積極推動本地區數字檔案館（室）建設。2017年將繼續推進建設國家級數字檔案館（室）示范點，用3年的時間完成了中國第一歷史檔案館、中國第二歷史檔案館近4千萬畫幅的檔案掃描，完成了青島市檔案館所有館藏檔案以及北京檔案館207萬卷冊檔案的數字化工作。［2］

（二）檔案數字化存在的問題

我國檔案數字化還處于過渡階段。從全國來看,檔案數字化工作總體開展不平衡,數字化率偏低、作用發揮不充分、質量和效益不夠高等問題，有的省級檔案館數字化率不到館藏檔案的15%,還有很大的空間。［3］而在鄉鎮和農村，檔案工作則更為薄弱，很多地方存在辦公條件簡陋、工作人員緊缺等問題。要促進我國檔案從傳統載體向數字化發展，必須承認、正視過渡期的存在和可能出現的困難和問題。

當前信息技術快速發展，給檔案管理的數字化建設提供了有利契機，比如為檔案數字化提供數字技術、現代計算機技術、多媒體技術和現代網絡通信技術等方面支撐。黨和政府高度重視檔案數字化工作，但是局限于各地方還不同程度存在以下制約因素：1.經濟條件不均衡。一個普通中等規模的檔案館，要完成館藏檔案的數字化，可能就需要上千萬元的資金投入，而這對于有些地區來說是一筆不小的投入。2.思想觀念還未跟上。存在有“短視”情況，認為檔案管理的數字化，耗費人力、物力、財力，沒有明顯的經濟效益，對檔案數字化的重要意義認識不夠。3.技術人才比較緊缺。檔案數字化管理涉及相關軟件設計、具體技術操作、設備維護，這都需要專業的技術人員來處理，技術人員的短缺是檔案數字化進展緩慢的一大掣肘。

二、新時期檔案數字化建設的重要意義

檔案數字化相對傳統檔案管理有著明顯的優越性，充分認識檔案管理數字化的意義，更有利于我們解放思想認識，加快推進檔案管理數字化。

（一）檔案數字化有利于提高檔案工作效率

據統計，2011年，各級國家檔案館館藏已達3.3億卷，到2020年，館藏將達到6億多卷，需要很多的人工、時間、空間投入，對傳統的檔案管理提出了很大挑戰。檔案數字化是檔案管理及存儲、利用方式的革新，通過計算機可以輕松進行檔案起草、修改、印發，便于修改、便于編輯，簡單易行。檔案數字化加工之后，利用計算機等現代化手段進行管理，既使檔案管理人員避免簡單重復工作，增強了工作效率，同時又可以讓工作人員拿出更多精力開發檔案資源，提高檔案工作質量。

（二）檔案數字化有利于保護原有紙質檔案

當下，檔案藏館中占主導地位的仍是以紙質為載體的檔案，紙質檔案存在查找、借閱不方便、不易儲藏等問題，且長期查閱不利于檔案的長期保存，對檔案原件的損害大。而通過數字化處理，便可以直接使用電子檔案代替使用，把原件保管起來，避免因日常的借閱使用造成原件損壞；與此同時，把數字檔案，輸出成縮微膠片留底，可以做到更長久的保存，發揮珍貴文獻和檔案的價值。

（三）檔案數字化有利于提高檔案利用效率

靜態的檔案是“死檔案”,放在那里,落滿灰塵,用途有限。只有把檔案史料充分利用起來,讓“死檔案”變成“活資料”，變成“思想庫”。通過紙質檔案數字化，把相關檔案數據資源提供給所有需要它的人，實現了“孤本”不再是限制；利用者就可以隨時上網利用檔案信息資源，實現了“時間”不再是限制；數字檔案可以通過計算機網絡進行異地傳輸，可以供更多地方、更多人來查閱、利用，不用再通過人工去調閱，免去了奔波之苦，實現了“空間”不再是限制。

（四）檔案數字化有利于更好滿足民眾需求

在信息化潮流中，信息資源的影響已經滲透到社會政治、經濟、文化等諸多方面，以及人民群眾的工作、社交、娛樂等各個環節，人民群眾已經清醒認識到信息與物資、能源一樣重要。根據國家統計局通報，隨著網絡化、信息化的快速發展，我國的網民、計算機的數量持續攀升，我國的網民已從1997年的62萬人發展到2018年的8.3億人，移動互聯網接入流量消費達711億GB。人民群眾對于信息數據的需求與日俱增，而檔案資源是最為系統、海量的信息源，是信息化社會中最為寶貴的財富，是一塊亟待挖掘的資料保藏，這為推進檔案數字化工作提供了重要機遇、強大動力，必須不斷加壓加力，才能更好滿足人民群眾日益增長的信息資源、檔案服務需要。［4］

三、檔案數字化建設的對策建議

檔案數字化是對單位實體檔案資源進行系統整理后進行數字化建設，通過對檔案數字化建設，加強檔案源文件保管質量，提高檔案信息利用效率，完善檔案信息利用。

（一）完善檔案數字化技術保障。加大設備的投入以及人員的保障，對于設備需配備服務器、磁盤陣列、交換機、復印機、掃描儀、計算機、數碼相機、刻錄機等檔案數據化必需設備，利用高新技術把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息。其次，將計算機技術、通訊技術以及與之相關的軟件技術用于檔案館的信息采集、處理、存儲、檢索和傳輸的信息管理系統，建設集數字檔案登記備份、信息共享、信息化管理功能于一體，具備數字檔案“收、管、用”全過程網上辦理的檔案信息系統。

（二）建立檔案數字化標準規范。制定從采集、錄入到存儲的檔案數字化流程規范，按照統一的標準把文檔信息存儲到計算機數據庫中，對其文字型電子文件、視頻和多媒體電子文件、音頻電子文件等材料格式進行統一，使傳統介質數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現有序化、標準化和規范化，避免出現各自為政、互不兼容、重復建設等現象。［5］同時，建立統一的檔案安全保密機制，加強檔案數據化各環節的安全控制，建立健全的檔案安全管理機制、應急預案和處置協調機制，落實人防、物防、技防“三位一體”的安全防范措施，有效保障檔案數據化過程，管控，使用等過程信息安全。

（三）加強檔案數字化人才建設。推動檔案數字化發展，關鍵在人才。要加強對檔案人員的培訓工作，開展定期組織針對性的檔案培訓，提升從業人員政治素質、理論水平、業務素質等。要進一步完善人才發展體制機制，暢通檔案工作人員的晉升空間和渠道，加強政策傾斜，高看一眼、重用一把，讓他們真正的感受到工作價值，激勵廣大的檔案干部履職擔當。探索優化檔案機構設置模式，拓展人才引進渠道，招納海內外優秀人才，配齊配強人才力量，充實檔案隊伍。

四、發掘檔案數字化的服務功能

檔案數據化目的并不是僅僅把檔案載體從紙質變為數據，改變其存儲方式，更重要的是將其變為現實有用的信息，充分發揮檔案其價值作用和意義。對此，要結合多方面途徑，創新檔案數據化服務，讓檔案動起來，更加接近大眾，為大眾所熟悉和了解，深入大眾人心，真正把“死檔案”變成“活信息”，更好地為社會現代化服務。

（一）資源共享，提升效能。檔案工作者可以通過研究利用者聚集范圍，特定檔案使用機構等進行區域聯網、檔案信息資源共享，從而創建最方便利用者利用檔案的途徑，最大限度地消除利用者利用檔案的各種障礙，不斷提高檔案信息資源的利用率，讓檔案資源更好地服務于社會。如研究機構、高校等部門是知識分子主要聚集地，也是對檔案利用率比較高的人群，因而檔案工作者可以通過區域聯網，與研究機構、高校等部門進行區域聯網，實現電子檔案信息資源共享，從而使檔案利用者更方便地利用檔案，可以滿足特定部門的特定信息需求，提高信息的利用率。

（二）運用技術，創新服務。當前，5G時代來臨，它可以讓我們視頻更加具體化，讓看的人如同身臨其境。我們可以對檔案內容使用VR，讓檔案里的故事一個個從檔案里走出來，展現在VR觀看者的身旁，讓其身臨其境感受深刻。而且5G網絡可以讓VR使用不局限于檔案館內，可以以檔案館為中心，遠距離實時輸送，擴大使用范圍，吸引更多的檔案使用者。其次是通過網絡將已開放的檔案上網并建立相應的APP或者微信公眾號進行推送，讓更多的群眾來了解檔案、利用檔案。

（三）開拓思路，智慧發展。近年來，隨著社會經濟和各項事業的不斷發展，人民群眾的檔案需求更多、要求也更高，更新速度更快。要想更好滿足人民群眾的需求，我們很多工作要走在前面。要堅持走智慧檔案發展之路，探索“智慧型”檔案信息服務模式，運用現代信息技術和智能技術，深度融合醫療、戶籍、婚姻、城市拆遷、社會保障等與人民群眾日常生活密切關系的檔案資料，動態感知和預測分析群眾需求，主動提供針對性的信息資料和指導性的路徑方法，幫助人民群眾解決實際問題，將檔案的利用融合到人們的日常生活中，不斷提升人民群眾的獲得感、幸福感，讓檔案工作幫助人民生活得更加美好。