淺析公路工程檔案管理的信息化路徑

(商丘市睢陽區公路管理局 河南 商丘 476000)

進入本世紀之后，由于國內經濟的急速發展，公路公路的建設出現大規模增長，其數目有了明顯的提升。與之同時，公路工程的質量由于關系重大引起了人們的普遍關注。檔案管理是公路工程建設過程中不可缺少的部分之一，其記錄的相關內容不僅關系著公路工程檢驗質量的高低，而且對公路工程審查工程調整有有重大影響，是確保公路安全的主要保障。所以，強化公路工程檔案管理的意義重大。

一、公路工程檔案管理的重要性

(一)可以給公路工程決策提供依據。一般情況下，公路工程建設不僅工期長，而且工程量大，在公路工程建設的過程中，很多時候還需要做出新的決策，確保工程工程的安全。而檔案管理工作就是借助對公路工程建設過程中各類資料的整理，剖析其中遇到的各種難題，做出正確決策，進而借助技術改善等措施，確保公路工程的建設質量的穩定。

(二)及時找出公路工程建設中隱藏的問題。公路工程建設是一個極為繁雜的工程，會牽涉到很多方面的問題。無論是招投標設計，還是真正的施工建設，即便是強化了這些工序的管理，依據難免隱藏各種各樣的問題。借助檔案管理，能夠依托對各種資料的整合和剖析，曝光這些問題，編制相應的應對措施，避免遭受這些問題引起的損失。

(三)推動公路工程的健康發展。隨著時代的進步，公路工程建設也需要隨之做出調整。在國際交往更加密切的今天，各類新技術和材料的研發，公路工程建設逐漸進入黃金時期，而這些技術和材料的運用需要不斷累積的經驗。假如不實施檔案管理，部分問題就會不斷出現，給新技術的運用造成一定的限制。所以，強化對檔案的管理，對工程工程建設的健康發展提供足夠的保障。

(四)提升公路工程檔案管理的整體水準。在公路工程建設的進程中，施工、成本、安全等諸多方面的管理均是不可或缺的部分，這部分管理均是借助構建對應的責任制度和考核形式，以此評判是不是能夠達成對應的管理目的。然而，這些管理均呈現動態形式，大多考核數據均分散于不同的時間周期，假如單獨給予數據核算，不但會消耗大量的人力和物力，而且其精確度也無法保障。而檔案管理則可以將這部分資料集中起來，給別的管理提供充分的根據，進而提升整體管理水準。

二、新環境下公路工程檔案管理信息化過程中存在的問題

(一)工作人員的素質參差不齊。在工程工程建設過程中，其檔案管理工作人員的素質參差不齊主要體現在其對計算機的操作能力普遍不強，無法熟練運用檔案管理信息系統，不能以身作則，做好電子檔案的保護工作，導致公路工程建設中一些比較寶貴的資料被泄露出去。此外，檔案管理工作人員無法全面推廣并宣傳部分有價值的檔案材料。檔案研發工作效率整體不高，不利于檔案使用效率的提升。

(二)管理技術不滿足信息化的需要。當前，檔案管理技術相對比較落后，大多公路工程檔案管理結構更加愿意使用人工操作的模式，信息化管理水準不高，這給檔案查閱、內容調整工作設置了障礙，無法滿足檔案管理信息化的需求，檔案管理的效率無法提升。

(三)檔案管理模式不健全。通常情況下，檔案管理不健全表現在下面幾個方面，一是基層檔案管理工作的發展進程較慢，檔案材料不夠健全，信息真實度無法得道保障；二是檔案管理系統比較零散，無法嶄新統一而有效的管理職能；三是很多檔案管理機構僅看重這一工作所創造的經濟利潤，而忘記了檔案資源所存在的內在價值，沒有歸納檔案內容，不能有效推進新的環境下的檔案管理工作。

三、公路工程檔案管理的信息化途徑

(一)提升檔案管理工作人員的整體素養。調整檔案工作的方向，帶動檔案管理工作進入信息化階段，提升其工作成效，檔案管理部門首先要看重提升檔案管理工作人員的整體素養，更好地開展相應的培訓工作，調整他們的現有觀點，提升他們的運算能力，主動地完成學習，不斷進行創新，指引他們熟練地完成檔案管理，做好相應的保密工作，恪盡職守，認清本職工作的相關內容，對有價值的檔案這資料給予全面的推廣和傳播，讓檔案管理人員更加專業化。

(二)提高檔案管理的機能。提高檔案管理的技能必須全面強化檔案資源的信息化建設，通過計算機數字技術把文書型的檔案轉變為電子檔案，并建立健全、方便、高效的電子檔案體系，并給這一系統設計密碼，安裝防毒軟件，聯系數字技術確定相應的數字名稱，比如，檔案目錄之內的分類項目需要包含下面幾種：字段名FLH、類型CHAR、字節30、允許空NULL;密級項字段名MJ、保管期限字段名BGQX、文種WZ、規格字段名ZTGG、數量字段名ZTSL等。將檔案保存起來，其形式包含兩種：DBF或TXT。運用TXT格式文件每個字段包含一行，登記為一行，在行列之中運用分隔符將之分隔開。在對文件進行壓縮和重組的時候，必須對之實施解壓縮和合并的操作；檔案號應運用 “全宗號一年號一目錄號一案卷號一頁號”的格式。同時，要推動檔案資源材料和信息能夠確保不存在任何失誤，實現無縫對接，保障數字檔案的完善。如此可以預防電子信息檔案的遺漏，縮減檔案這管理的成本，提升檔案查閱效率，促進檔案管理工作的更新。

其次，公路工程在進行檔案信息化管理的過程匯總，隱藏極大的工作量，要重視其內的重點內容，完善信息的檢錄，將各種施工材料給予數字化處理，把它用網絡材料的形式儲存起來。

此外，軟件系統屬于公路工程實施檔案管理的主要根基，它可以給檔案的體系劃分和保存給予支持。但是，當前的檔案信息化建設缺少領先的軟件，盡管之前的單板機計算機檔案管理已經縮減了不少的檔案管理流程，能夠一定程度上實現數字化信息的保存與搜索。然而在當前的環境下，單板機的技術含量并不高，已然不適合當下局勢的運用，單板機的兼容性也逐步暴露出去，所以，必須對軟件給予養護，不斷進行升級。

(三)調整檔案管理模式。健全檔案管理模式應當不斷創新檔案管理制度，擴展檔案管理工作的范圍，全面執行三步走工作，一是檔案管理部門應當關注強化基層檔案管理工作，補充不夠完善的檔案文獻，強化檔案信息內容的相關管理，杜絕發生虛假材料，針對虛假檔案，應給予相應的懲處。二是依托數字技術構建完全統一的檔案管理系統，以此全面展現高效的管理職能；三是檔案管理部門應看重檔案資源的內部價值的挖掘，指導檔案管理人員仔細分析檔案內容，將檔案重新組合，完成有效配置，進而全面展現檔案資源的社會價值。

四、結語

綜合上文的論述，目前我國公路工程檔案管理過程中還隱藏著檔案管理人員整體素質參差不齊，管理技術無法滿足信息化需求乃至檔案管理模式不健全等諸多需要化解的難題。所以，公路工程管理部門應當從下面幾個方面付出努力，全面提升檔案管理工作人員的素養和檔案管咯技術并逐步調整改善檔案管理模式，強化檔案管理工作，補充檔案資料，對虛假檔案的負責人給予懲治。依托數字技術構建高度統一的檔案管理系統，全面挖掘檔案材料的內在價值，對檔案給予充足，更好地進行配置，進而全面帶動檔案管理工作的信息化和數字化，確保工作的效果。