創新推行“模板化”管理，不斷夯實財務管理基礎

(華北制藥股份有限公司 河北 石家莊 050015)

一、實施背景

集團型企業基礎財務管理工作比較繁雜，尤其涉及到年度預算、年度決算、標準成本、費用管控等具體的項目性工作，因基礎數據量龐大、各類數據勾稽關系錯綜復雜，傳統工作方式計算工作量大、容易遺忘、效率較低，在沒有統一模板的狀況下，不論是各基層單位的編制環節，還是總部機關的匯總、審核環節都十分困難。

“模板化”管理就是在管理過程中，管理層形成固定的表格和明晰的工作流程，執行層按照流程進行執行，工作一目了然，復雜的問題簡單化，清晰化，即使業務不十分純熟，也可按固定的模式，較好的完成工作，減少了文牘負擔，提高了工作效率和質量。中國古代四大發明之一的活字印刷術，是一個典型的模板，每個字模都可以重復利用，相當于半成品，節約大量的時間；由于字模都一樣，每次印刷的質量都恒定。

華為認為模板化是所有員工快速管理進步的法寶。一個新員工，看懂模板，會按模板來做，就已經國際化、職業化。而這個模板是前人摸索幾十年才摸索出來的，你不必再去摸索。“模板化”管理能能夠防止遺忘，證工作質量，提高工作效率，讓事情做的又好又快。“模板化”管理是一種管理理念，是一種繁雜工作環境下，實現高效工作較為有效的管理思路，推行“模板化”管理，短期內能夠迅速提高專項工作的效率，長期看，隨著時間的推移，會形成一種財務管理文化，貫穿到整個財務系統，進而使得公司整體財務管理水平得到提升。

華北制藥股份有限公司財務部推行“模板化”管理，旨在通過引入模板化管理思路，依托模板的建立、使用、積累、升級，把模板化的工作理念貫穿到日常財務管理中，不斷提升管理效率。

二、內涵和主要做法

(一)日常工作模板化。財務部的日常工作模板化自2013年起逐步推行，并持續不斷改進，主要完成了以下幾項工作：1.月度報表模板。合并報表的模板是股份公司編制月度報表的基礎，以“自動化”為原則，主要體現在將關聯的數據全部公式化，做到修改數據源后整表相關數據全部自動更新。比起傳統模式減少了數據的錄入量，降低了出錯的幾率，大大提前了月度報表的完成時間。2.月度預算模板。將原有的月度效益計劃、月度預算指標以及月度預算合并及母公司報表整合到一起，建立EXCEL工作模板，月度預算報表間設立勾稽關系的取數以及校驗公式，在降低了出錯率的同時還為編制整套報表節省了大量的工作時間。

(二)項目性工作模板化。財務每年都會完成幾個大的項目性工作，比如年度預算、定期報告等，這些項目性工作持續時間較長，數據量大、審核繁雜、易出錯，沒有一套系統的工具做支撐，工作質量難以保障。因此項目性工作模板主要是為了按時、保質保量的完成工作建立的，且每年都會根據上一年度的經驗不斷改進。1.上市公司定期報告模板。上市公司定期報告是按照上交所規定的內容和要求持續披露企上市公司信息的形式之一，涉及到一季報、半年報、三季報以及年度報告，其中半年報、年報內容較多，整個報告將近200頁，財務類表格數百張，如此龐大的工作量，還要保證數據前后呼應，相互關聯，能夠在短時間內保質保量的完成工作，離不開模板的幫助。年報模板是財務部在數年內逐步建立和不斷完善起來的，目前共有200余個主要項目，近300張表格，300余項數據勾稽關系的審核，我們把所有審核結果分為資產類審核140項、損益類審核近40項、其他類審核近200項單獨放入三張審核專用表，能夠一目了然的發現問題，即方便基層填報時降低出錯率，又方便了總部的審核工作。另外，年報模板中很多項目需要隨上交所的要求更新，降低基層財務人員的重復勞作。2.年度預算模板。預算是經營管理的重要抓手，年度預算的編制尤為重要。基層單位年度預算模板涵蓋了預算所有需要的報表和信息，同時建立與基層預算模版配套的匯總合并模板，通過公式鏈接基層文件數據，對各單位上報的數據進行整合歸集。年度預算每年最大的工作量在各單位初稿上報之后的不斷反饋修改，每次反饋修改就相當于重新做了一次年度預算，由于模板中所有數據都是自動鏈接的，只要更新數據，就能夠完成匯總的年度預算，極大地降低了工作量，提高了工作的準確度。基層預算模版采取“就源一次輸入”的原則，將一些基礎數據，比如銷售價格、采購價格、銷量、成本單耗、費用、人工成本等，在模板中設置為一次輸入，利用EXCEL將這些關鍵數據根據邏輯關系做好公式關聯，對于這些數據的多次引用都來自于就源輸入，一方面確保數據改動時，不會有遺忘修改的情況發生，另一方面，也會減輕基層負擔。模板包括單戶表和合并表兩部分，合并表數據取自單戶表，同時，單戶表及合并中各類報表勾稽關系的審核也都加入到模板中，可大幅減少人工審核時間，提高工作效率。每年的年度預算編制過程，都會經過若干次調整，有了模板的應用，匯總、合并幾乎沒有占用時間，工作效率提升非常明顯。預算模板最基本的設計思路是基礎數據來源的唯一性，即“就源一次輸入”，當基礎數據發生變化時，只需要改動一個地方，與之相關的成本費用、利潤等數據就會自動生成，相關的合并報表也僅需點一下更新即可生成。“就源一次輸入”，最大程度的減少不必要的重復輸入，從而降低出錯的概率，并提升效率。同時，模板將需要輸入的單元格設置成了綠色，其余單元格不需要、也不能輸入，可以有效減少填報過程中的思考時間及填報錯誤。

三、“模板化”管理實施效果

“模板化”管理能夠很直接的提升管理效率，基層單位也樂于接受這種方式，尤其在預算編制、年報編制、標準成本核定過程中能夠大幅提升工作效率，縮短編制時間。財務部通過多年來對模板化管理的持續改進和完善，取得非常顯著的成果，在提高公司整體財務工作效率方面發揮了較大作用。主要表現在以下幾個方面：1.大幅縮短年度預算編制所用時間。成果實施前，預算編制用時4個月，實施后當年用時僅2個月，顯著提高預算管理及基層單位工作效率。2.提高了年報財務數據的準確性，降低了財務人員的工作強度。實施當年，公司年度報告的披露時間從往年的4月提前到3月，之后一直保持在3月。這在以往看來是完全不可能的，依托定期報告模板，高標準嚴要求的完成了年度報告披露工作。3.財務月報完成時間提前，數據出具時間更加及時、規范。財務月報提前2天，確保向決策層在及時提供最新經營數據。4.財務分析時間提前，數據更加準確詳實。財務分析提前了4天，通過固定月度執行分析的模板，讓各單位能夠針對重點問題重點分析，為決策層提供更加清晰的基層單位經營情況。