事業單位數字化檔案管理優化對策

劉春生

【摘要】隨著社會的快速發展，人們的各項工作的進行都離不開信息化與數字化。計算機技術的不斷提高，為檔案管理工作帶來了極大的便利，不僅能提高工作效率和檔案的利用率，還能優化工作流程，促使檔案管理工作更加完善。目前，事業單位數字化檔案管理還存在一些問題，數字化和信息化還有待普及推廣。因此，本文先論述了事業單位數字化檔案管理的意義，然后分析了其現狀，最后給出了相關的優化對策，希望能為事業單位完善提供些許幫助。

【關鍵詞】事業單位數字化檔案 檔案管理 優化工作及其對策

一個組織或者一個單位的核心資料就是檔案，是不可缺少的。檔案上所含有的信息內容是對組織或者單位的工作運行及發展都有一定的促進作用，為單位內部提供有效的信息資源加以利用。但是傳統意義上的檔案管理已經無法適應現代化社會的發展要求，不能滿足新時代的管理需求，所以事業單位的檔案管理必須不斷加強數字化程度。

一、數字化管理的現狀以及意義

（一）檔案管理沒有實現現代化，檢索效率不高

現在事業單位的檔案管理存在的最大的問題，就是沒有實現辦公現代化，這一點主要體現在辦公的用具上，還是以前檔案管理的傳統工具，使用起來沒有現代化的工具方便快捷，所以會造成如今的檔案檢索速度無法滿足當今社會的需求。甚至還有個別事業單位在檔案室內堆雜物，因陋就簡，也沒有相應的防潮、防火或防盜等措施。而對于檔案的調閱與查訪卻沒有更好地運用現代化手段，影響了事業單位檔案的安全與完整。另外，事業單位沒能充分發揮檔案的作用，僅僅只限于檔案的管理層面，不注重信息資源的現代化開放，從而忽視了對檔案資料的有效利用。如今計算機的普及，基本上人的工作、生活都離不開計算機，因為計算機高速度的工作效率，傳統的檔案管理方法和計算機比較的話，就會出現太多的弊端。如：查找速度緩慢、查找數據不精確、信息資源太多，無法容納等。再加上人力檢索信息的局限性，所以大大降低了事業單位檔案管理的工作效率。

（二）數字化檔案管理的意義

事業單位各部門運轉工作都是為了完成一個目標，完成一個工作，那么檔案管理部門負責的主要就是整個事業單位的核心資料，如果能夠將檔案管理進行數字化的話，那么整個事業單位的工作效率都會上升。采用數字化檔案管理，檔案信息的整理和儲存都向電子化轉變，縮小了檔案的占地空間，整理歸納將會更有序合理，不僅能提高工作的效率和準確度，減少人工工作的錯誤和誤差，還能節約資源，使單位經費能傳統的人工管理檔案的工作模式，沒有數字化檔案管理模式般方便快捷，顯得整個工作過程當中會有很多冗余的時間，而如果將這些時間投入到其他工作當中去，那么工作效果肯定會事半功倍吧。由于檔案大多以紙質形式保存，除了會占用更多的場地外，工作人員查詢檔案也會十分困難，有的檔案可能由于儲存不當或其他不可抗因素而造成毀損、丟失，影響事業單位工作的正常進行。而數字化的檔案管理依賴于現代科學技術，集便捷性、高效性、環保性于一體，檔案的搜集整理都由專門的工作軟件完成，不僅效率高，且誤差小，避免了重復工作，大大提高了辦公效率。檔案的搜集需要耗費大量的人力物力財力，同時信息的準確性也不高：檔案的整理和歸納則需要工作人員投入大量精力，倘若在工作中出現錯誤，往往需要耗費更多的時間來彌補，不僅工作效率低下，也容易影響工作人員的積極性，而消極的情緒被帶入到工作中來的時候，那么工作效率肯定是不高的。

（三）數字化檔案管理可以提高檔案信息的利用率

傳統模式的檔案管理，對于人們當前工作的需要，已經遠遠不能滿足了。現在人們工作常常需要去不同的地方出差，如果是工作中需要一些重要的文件，還必須得自己走到哪帶到哪，很是不方便。這種操作不僅不利于簡便出行，也不利于工作途中全身心地投入到工作中，在一定程度上限制了工作人員的工作發揮。而采用數字化的檔案管理的話，只需要一個軟件管理好自己所需的檔案，在需要的時候只需要登錄就可以獲取，比傳統上的檔案管理方便了很多。像如今越來越多的人喜歡用百度網盤、騰訊網盤等，這些都是在將數字化應用到檔案管理的體現。

二、事業單位優化數字化檔案管理決策

（一）打造完善的單位數字化檔案管理體系

數字化、信息化在如今社會中普及，已經迫使各個領域內的傳統模式正在淘汰，被新興起的數字化等快速發展化所代替。那么，從這個趨勢來看的話，檔案管理的數字化也是日后檔案管理發展的必然之勢。所以，一個事業單位如果想要一個有秩序的工環境和高效率的工作，在數字化檔案管理就必須有一個完善、功能俱全的管理體系，以有效地實現信息資源的共享、更好地將信息資源轉換到社會中去服務社會、服務社會。在這個制定統一的管理體系，需要做到的是，事業單位的一切決定都應該全員達成一致以后才可以實施，同時，對于大量需要整理和儲存的資料，應該采取雙服務器的備份方案。對于不同性質的檔案資料，應該設置不同的機密等級并做好相應的保密工作。讓檔案管理人員對檔案管理工作的性質有一個很清晰的認識，培養管理人員的工作態度，以此來保證檔案管理工作的嚴謹性。還應該隨時保持預備狀態，防止生活中普通的意外發生，能夠讓管理工作平安順利的進行。

（二）培養管理人員的工作素質

事業單位所招聘的管理工作人員應該具有全方面都良好的素質，這樣才可以保證工作的質量一直都不掉線。在招聘新員工的時候，最主要的考察工作人員對檔案管理有沒有專業的知識素養，對待檔案管理工作的認知度有多少;對于老員工的話，要建立一個嚴格的獎懲制度，要進行定期的專業素質培養，在學習的過程中，不斷地對工作人員進行激勵、鼓勵，除了對工作專業方面的培養，還可以進行一點服務行業的培養，以利于工作人員在進行管理工作的時候還可以強化服務意識，提高管理人員的服務水平，促進形成和諧融洽的工作環境。

（三）完善檔案管理的安全保密制度

可以讓人利用的信息資源肯定會存在一部分有著一定的保密要求，假設其中的信息泄露了以后很有可能會對信息的使用者造成經濟或者人身上的安全隱患，所以，為了保障信息使用者能夠安全地使用，第一要要求工作人員對待工作的嚴謹性;第二要求檔案部門必須要擁有良好的保密機制，在平時對辦公設備進行定期的檢查和維護，發現絲毫隱患要及時進行修復處理，對及其重要的信息資料進行特殊的保護。

三、結語

現代信息化的普及，讓如今的人已經滿足于快節奏的生活和工作方式，現代社會生活離不開檔案，事業單位必須提高認識，采取科學合理的檔案管理方式，提高檔案的利用率、保證檔案的安全性，才能使單位得到長足發展，成為合格的服務型單位。