基于大數據技術的智慧檔案業務研究

國網重慶市電力公司 鄢斌 佘曾靜 吳全蓓

信息技術的快速發展，特別是以大數據、云計算為代表的互聯網技術的發展，對各行各業造成了深遠的影響，檔案工作也面臨一場深刻變革。國家電網公司自2006年以來，通過十多年的建設發展，企業信息化水平明顯提升，為大數據應用打下堅實基礎。本文立足供電企業檔案管理現狀，提出了幾點基于大數據技術的深化應用設想，為智慧檔案的建設提供參考。

大數據技術特點

大數據指無法在一定時間范圍內用常規軟件工具進行捕捉、管理和處理的數據集合，是需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察發現力和流程優化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產。大數據不用隨機分析法（抽樣調查），而采用所有數據進行分析處理。大數據的5V特點（IBM提出）：Volume（大量）、Velocity（高速）、Variety（多樣）、Value（低價值密度）、Veracity（真實性）。

供電企業檔案信息化發展現狀

國家電網公司自2006年以來，深入推進SG186、SG-ERP工程，形成了比較完善的信息化項目管控體系，企業信息化水平明顯提升，為供電企業的大數據應用提供了可能性。以國家電網重慶市電力公司為例，基于國家電網公司檔案信息管理平臺，公司檔案基本實現了紙質和電子兩套檔案同步儲存、利用，電子檔案涵蓋紙質檔案90%左右的內容。

供電企業檔案較好的信息化基礎，為引入大數據技術提供了可能，也為智慧檔案業務深化發展提供了條件。

供電企業基于大數據技術的智慧檔案建設設想

雖然供電企業檔案信息化取得了長足的進步，但當前供電企業的檔案管理還不夠智能，仍然有很多需要提升的地方。比如，檔案存儲室條件控制還不夠智能，主要由人工根據外界環境的變化來控制。檔案借閱管理仍局限于“實際利用”，即有特定實用目的的一般性查詢利用，未開展深入分析。因此，利用先進的大數據技術解決目前面臨的管理痛點，提出以下設想。

以借閱信息采集為手段，用大數據技術提升檔案服務水平

當前檔案借閱，大多只有人次數、查閱卷次數等數據，近幾年開始借助案例提煉來突出檔案價值，但始終缺乏綜合分析、研究預測等數據加工過程，更缺乏利用偏好規律、利用趨向等加工結果。

為了便于發揮大數據技術，必須在檔案系統中增設借閱模塊或者加快檔案借閱出入庫統計軟件的應用，具備檔案借出和入庫記錄，借閱者信息和服務質量評價等功能。有了這些基本信息的收錄，通過運用大數據的分析方法，使我們能夠對利用情況進行清晰明確的全面認識，并依據分析正確估計形勢，為決策提供依據。例如，對于歷年的利用人次和卷次數，我們可以運用時間序列的描述性分析，根據檔案借閱的時間規律調整檔案人員的工作時間分配，進而提高工作效率，還能得出高頻利用檔案，再分類歸集，指導檔案編研業務。

擴展檔案收集視野，最大限度挖掘數據價值

當前供電企業的檔案僅限于傳統“十大類”的資料收集，近期實行“部門歸檔”后，將檔案收集的范圍又有所擴展，但依靠大數據技術還能實現更多珍貴檔案的留存。比如，供電企業供電設備的運行數據，大多只保存一年。具有重大信用價值的客戶電費繳存記錄、供應商履約等信息，正在年復一年的自動覆蓋。

從檔案的角度，上述發生在供電企業內部的數據并未納入檔案體系，以前是因為技術條件有限，檔案工作者只能將有限的精力投入到重要的工作上去。隨著大數據的發展，檔案工作可以更加深入地開展。比如，對供電設備的運行數據進行大數據分析，每一個設備的運行數據均是重要的科研資料，設備廠家將會非常感興趣，通過交易完整的運行檔案數據，還可增加企業收入、創造新的價值。另外，通過涉及信用記錄的電費繳存、供應商履約信息的大數據存儲和分析評分，有針對性地開展電費催收和防范供應商履約風險。在相關隱私法律關系調整后，一個完整的信用體系是供電企業對誠信社會的又一重要貢獻。

供電企業基于大數據技術的智慧檔案建設措施

推動檔案業務系統上“云”，在企業大數據云中碰撞新業態

將所有業務系統上“云”，也是各行各業的通用做法，國家電網公司已經著力建設全業務數據中心，打通信息“孤島”。目前，國家電網公司第一批上“云”系統還未涉及檔案系統。隨著大數據業務的深入開展，相信檔案系統最終也會上“云”，新業態也將順勢出現。比如，工程管理的最后一環是資料歸檔，若在云上檢測到了相應的檔案，則可認為該工程已經完成管理，可以結束銷項，而不需要再人為到檔案室確認。

著力培養復合型人才，為智慧檔案建設提供人力支撐

智慧檔案與目前的檔案管理模式相比，服務范圍更為廣泛，更依賴于各種新技術，對檔案從業人員提出了更高的要求。因此，智慧檔案的建設必須加強頂層設計和政策支持，盡早儲備復合型人才，培養檔案人員的信息知識或者在檔案隊伍中引入信息化人才，以更好地實施智慧檔案建設，提供更加智慧的檔案服務。

高空作業。資料圖

加緊完善保密措施，確保智慧檔案的數據安全

大數據帶來的變革，必將沖擊供電企業原來的保密體系，必須把加強數據的保密性與大數據技術的應用同研究、同部署、同檢查、同落實，將保密意識真正落到實處。同時，電網涉及國家安全，檔案涉密眾多，必須推動國家層面立法，優化企業外部保密環境，完善企業內部保密制度，筑牢各道防線，以對大數據下國家、企業信息安全和個人信息安全進行有效的保護。

大數據時代，用戶需求不斷拓展，推動檔案從傳統業務向新業務逐漸轉換。隨著國家電網公司將數據上升為資產管理，大數據技術在海量數據資源中的潛在價值也決定著未來檔案業務的發展方向。可以預見，供電企業對海量業務的大數據分析將成為未來檔案管理的重要業務。