檔案管理自動化系統的實現路徑

張娟

(陜西工業職業技術學院 黨政辦， 西安 712000)

0 引言

無線RFID技術隨著信息化技術的迅速發展逐漸得到廣泛應用，RFID技術通過無線電波實現讀寫及識別標記，在實際應用中識別物體信息通過在RFID標簽中寫入數據實現，在檔案管理應用中RFID技術可以實現快速入庫檔案，根據實際情況對方案儲位進行快速調整，及時發現并解決檔案錯位問題實現檔案管理效率和質量的提高，促使檔案管理的智能化和現代化水平[1]。

1 基于RFID技術的檔案管理系統設計

本文采用C/S、B/S的混合模式進行系統的設計，為簡化操作步驟，采用C/S模式管理檔案管理內部用戶，為充分利用瀏覽器的優勢，采用B/S模式對系統內其他用戶進行管理，使檔案基本信息的查詢通過使用網絡即可順利完成，提高檔案利用率和管理效率[2]。

1.1 系統總體功能構架設計

本文所設計的系統主要由檔案管理、數據處理、數據庫三個模塊組成，實現查找信息及具體信息的設置，系統具體的功能架構如圖1所示。

通過動態庫的調用獲取盤點、監控和儲位管理相應的讀寫器和門禁控制器，利用RFID設備數據采集模塊實現更多檔案信息及傳感器信息狀態的獲取，檔案管理模塊接收到這些信息并進行分析處理，并將處理后的數據信息存儲于數據庫中[3]。

1.2 數據采集和處理模塊

檔案管理通過RFID技術利用讀寫設備(包含4通道、桌面等讀寫器)和標簽進行分析和處理，可使檔案處理效率得以顯著提升，通過數據采集和處理模塊來提高系統的完整性，RFID標簽主要負責人員管理，考慮到系統需對檔案盒和檔案袋同時進行管理，對檔案盒進行檢測時使用了2種RFID讀寫器，數據采集主要包含:

圖1 系統功能架構

(1)由4通道讀寫器(可對4層檔案柜的檔案袋數據進行采集)和天線模組完成檔案袋在位數據采集，通過RFID天線讀寫器完成檔案袋上RFID標簽的讀取，最終實現檔案袋在位信息的獲取。

(2)通過1W讀寫器(對1層檔案柜的檔案盒數據進行采集需使用一個1W讀寫器)和天線模組完成檔案盒的在位數據采集，IW讀寫器對檔案盒上的RFID標簽進行讀取，實現檔案盒的在位信息的獲取。

(3)通過一體機實現檔案借還的數據采集，一體機獲取待借閱或歸還的檔案信息后將其返給檔案管理系統，從而實現檔案借還數據管理。

(4)在檔案管理系統中，通過桌面讀寫器完成借閱人員的數據采集，采用人員射頻標簽對借閱人員進行管理，由桌面讀寫器獲取借閱人員標簽信息。

(5)通過門禁控制器完成安全管理的數據采集，門開關狀態、震動傳感器狀態等的獲取由門禁控制器通過485通信方式完成。

系統中RFID數據處理包括：標簽數據的處理(由RFID讀寫設備返回)，由動態庫完成；關聯數據的處理(檔案儲位與標簽數據)，由檔案管理系統完成。數據狀態的展現和報警則通過狀態由動態庫到檔案管理系統的傳遞實現，從而實現數據的安全管理[4]。

1.3 檔案管理模塊

檔案管理的功能模塊架構如圖2所示。

圖2 系統功能模塊圖

主要負責對基礎數據、檔案儲位信息進行設置，實現監控盤點查詢檔案，及檔案借閱歸還管理等功能。首先在檔案入庫前需先進行歸集處理，規劃檔案所屬檔案柜和所屬層，并在檔案上貼上相應標簽；將檔案標簽UID號等相關信息寫入系統數據庫中，完成檔案入庫處理；對檔案進行定期盤點以確保檔案和儲位的對應信息相符，及時調整對應信息不符的檔案；為適應管理方式的變化需求提高檔案管理的工作效率，需提供快速調整檔案儲位的方法[5]。

2 檔案管理自動化系統的實現

通常使用電子標簽來對實體庫類型進行調節，電子標簽對應的資料在完成execute方法后進行入庫管理和分析，利用合法性檢驗過程的分析，對合法電子標簽的信息通過點擊“入庫”按鈕處理，經人工合適信息確定后生成資料，進行入庫處理。

2.1 數據庫設計

系統處理和分析數據的過程主要以檔案管理信息為依據，為提高檔案分析和信息管理的效率，需完成對應的數據庫表格的設計，電子標簽作為檔案管理系統額重要部分，為完成檔案管理系統完整的電子標簽信息的記錄工作，需對電子標簽信息表格進行設計，實際管理過程對于新簽收入庫的檔案或需從庫中移除的檔案，系統會自動檢驗標簽的合法性，完整標簽的認定條件為其在該表格中能夠找到相應的記錄，為后續工作的實施打下基礎，電子標簽信息表如表1所示。

表1 BQ-infor數據機構

為對檔案資料進行有效的監控和管理，需對監控點進行記錄，如表2所示。

表2 監控點記錄表格

為對數據信息進行后續的追蹤處理，完成了資料追蹤表格的設計，如表3所示。

表3 檔案追蹤表

先將閱讀器安裝在預先設定的監控地點上，實現有關數據形式通過信息存儲監控系統完成記錄過程，系統會實時追蹤位于閱覽器范圍內的資料實體標簽，依據實際情況做出相應標記并在檔案中記錄下來。

2.2 檔案柜管理模塊的實現

考慮到實際的檔案管理數量會不斷增加，系統需支持多個檔案柜的管理模式，設置檔案柜基礎信息需在檔案柜管理模塊實現，主要由門禁控制器、檔案盒/檔案袋讀寫器等構成；人員管理模塊涉及到借閱人員的信息，檔案借閱分析通常由系統中的內部人員實施，實現對借閱人信息的科學管理；借閱管理主要功能在于對人員信息、檔案信息進行讀取，據此完成借閱檔案記錄及顯示，配合使用檔案查詢和借閱管理模塊有助于快速借閱的實現，檔案管理員實現完成待借閱檔案儲位的確定，并從對應的檔案柜中取出，在借閱人員完成身份驗證的基礎上(通過在桌面讀寫器上放置人員卡完成驗證)，檔案管理員通過操作檔案管理系統完成檔案借閱，將待借閱檔案放到一體機上進行記錄；歸還管理模塊主要功能在于讀取歸還檔案信息完成檔案歸還及顯示，檔案管理員執行歸還檔案操作，同樣通過一體機完成待歸還檔案信息的讀取，根據顯示的檔案儲位將檔案放置到相應檔案柜后在系統中將該檔案置為在庫狀態，完成檔案歸還，具體的借閱檔案流程如圖3所示[6]。

圖3 檔案借閱流程

2.3 檔案儲位管理的實現

依據實際情況，RFID檔案管理系統能夠對檔案儲位做出管理構建，本文主要將儲位管理劃分為三大功能模塊，即整柜管理、整合管理和檔案管理，實現檔案管理袋的科學組合，目前應用檔案袋單獨管理模式的也比較多，不同模式的儲位管理的具體流程形式不同，檔案管理包括信息資源、儲位信息資源等的錄入，其在處理檔案信息時比較怕全面、系統；整柜管理能夠實現檔案的快速入庫，同時可對檔案盒和檔案袋的儲位進行調整，整柜管理的具體操作流程如圖4—圖6所示[7]。

圖4 整柜管理流程圖

圖5 檔案盒整柜管理流程圖

3 系統測試

為檢測本文所設計的基于RFID技術的檔案管理系統的實用性，對檔案管理系統不同模塊功能的有效性進行檢測，測試需依據特定的場景和環境完成，包括正常和異常的測試，對各模塊的功能進行分析，以便正確處理異常情況。檢測結果表明數據采集與處理模塊能夠快速使檔案盒/袋的在位信息查找，自動化處理檔案借還信息，實時顯示檔案的借出或在檔狀態，幫助檔案管理人員提高檔案管理的效率，檔案管理模塊能夠實現檔案信息的在線查詢與顯示，檔案數據庫通過檔案上的電子標簽可有效實現檔案位置快速獲取，便于管理員盤點、新增或移除檔案，說明該檔案管理系統具備較好的實用性，通過檔案管理和信息管理系統實現了檔案管理的自動化處理過程，檔案管理效率得以顯著提高，具有一定的實用價值。

圖6 檔案袋整柜管理流程圖

4 總結

提高檔案管理的自動化水平，本文采用RFID技術對檔案管理系統進行設計，該系統基于RFID物聯網技術，設計了功能模塊架構，闡述了管理業務流程，檢測結果表明該檔案管理系統具備較高的穩定性和實用性，通過檔案管理和信息管理系統實現了檔案管理的自動化處理過程，檔案管理效率得以顯著提高，具有一定的實用價值。