信息化背景下事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新

黃瑩

【摘 要】在信息時代，網(wǎng)絡技術已經(jīng)滲透到社會的各個領域，檔案管理的信息化建設已經(jīng)是當前檔案管理工作的必然趨勢。基于此，論文主要闡述了事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題，以及在信息化背景下如何創(chuàng)新發(fā)展檔案管理工作。

【Abstract】In the information age， the network technology has penetrated into every field of the society， the informatization construction of archives management has already become the inevitable trend of the current archives management work. Based on this， this paper mainly expounds the problems existing in the archives management of public institutions and how to innovate and develop the archives management under the background of informatization.

【關鍵詞】信息化;事業(yè)單位;檔案管理

【Keywords】informatization; public institutions; archives management

【中圖分類號】G275.2? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2019）01-0015-02

1 事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

檔案管理工作是事業(yè)單位工作的重要組成部分，其工作的高效開展對于單位工作的正常運轉(zhuǎn)具有重要意義。在信息時代的背景下，社會各界每天產(chǎn)生的檔案信息日益增多，事業(yè)單位作為服務社會的國家機構，其生產(chǎn)和經(jīng)營活動的開展都要依據(jù)檔案信息，因此，優(yōu)化檔案管理工作是事業(yè)單位深化改革的重點內(nèi)容。

自2002年起，事業(yè)單位開始進行檔案管理的信息化建設，到目前為止取得了一定的成果。我國事業(yè)單位最初的檔案管理模式以手工紙質(zhì)為主，隨著辦公自動化的普及，檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)闊o紙化模式，計算機管理逐漸取代了人工管理，檔案管理的相關應用軟件和系統(tǒng)的研發(fā)取得了一些成就，為檔案管理的信息化建設的重要基礎，在一定程度上提高了檔案管理工作的效率，保障了檔案管理工作的質(zhì)量。

然而，目前我國事業(yè)單位的檔案管理工作仍存有一些不足，事業(yè)單位必須加大檔案管理的信息化建設，完善檔案管理自動化、網(wǎng)絡化管理體系，以促進檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

2 信息技術對于檔案管理優(yōu)化的意義

信息技術的應用使檔案管理優(yōu)化了管理模式，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)人工檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代的自動化檔案管理模式，對于檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展具有重要意義，具體表現(xiàn)在以下三個方面：

第一，保證了檔案資料的完整性。相比傳統(tǒng)的檔案管理方式，信息化的管理擁有智能優(yōu)勢，可以對檔案資料統(tǒng)一進行記錄，同時相關管理軟件可以對所有操作記錄進行留存并備份，有效保證了檔案原始數(shù)據(jù)的的完整性。

第二，提高了檔案工作的效率。檔案管理工作的大部分內(nèi)容較為簡單，但是信息量大、程序煩瑣，以往事業(yè)單位的檔案管理由人工完成，這種方法不僅需要花費較多的時間，且存在較高的失誤率，在信息時代，檔案資料日益繁雜，僅靠人工顯然無法高效地識別有用的檔案信息，信息技術的應用可以有效代替這些簡單又枯燥的工作，不僅減少了人力成本，還有效提高了檔案管理的效率。

第三，加強了檔案信息的利用、交流和共享。以往事業(yè)單位的檔案只供事業(yè)單位自身使用，且由于紙質(zhì)檔案的局限，檔案的查閱、檢索等手續(xù)煩瑣，對于檔案的再利用十分不利。互聯(lián)網(wǎng)絡的普及為檔案的流通和共享提供了廣闊的平臺，檔案綜合管理系統(tǒng)將檔案資料統(tǒng)一存儲，且為廣大人民群眾提供了優(yōu)質(zhì)的檢索服務，簡化了檔案資源的查找手續(xù)，使資源能夠得到流通和共享。

3 信息化背景下事業(yè)單位檔案管理存在的問題

3.1 信息化意識薄弱

目前，一些事業(yè)單位對檔案管理的信息化建設不夠重視，究其原因在于事業(yè)單位的相關高層領導的檔案理念陳舊，因循守舊沒有創(chuàng)新意識，仍然使用傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)管理模式。一些事業(yè)單位雖然已經(jīng)開始利用信息手段開展檔案工作，但沒有積極主動的意識，大部分領導只是抱有順應時代潮流的想法，在檔案管理的設施引進和技術投資上，不積極主動，檔案信息化建設只是一句口號，并沒有真正落實，這極大地影響了檔案管理的工作效率，導致檔案管理工作無法創(chuàng)新發(fā)展[1]。

3.2 缺乏專業(yè)的檔案管理人員

在信息時代，專業(yè)的檔案管理人員不僅指具備專業(yè)的檔案管理知識，同樣還需他們具備一定的網(wǎng)絡技術，并會熟練操作一些基礎的計算機設備。然而，目前事業(yè)單位缺乏這樣的復合型專業(yè)人才，一些因檔案管理人員的業(yè)務技術不熟練而導致的檔案資料丟失等現(xiàn)象時有發(fā)生;一些檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)較低，接受新事物的能力較差，無法完全掌握相關檔案管理設備的使用技能，反而致使檔案管理的效率低下。

3.3 電子檔案的安全系數(shù)低

電子化的檔案較之以前紙質(zhì)化檔案而言，具有易存儲、易利用的優(yōu)勢，但是電子化的檔案信息易泄露的問題也使人較為擔憂。同時，一些事業(yè)單位只重視檔案的收集與歸檔，而忽略了電子檔案的安全保密工作，缺少電子檔案系統(tǒng)的防火墻設置，無法保證檔案管理的高安全系數(shù)。

4 信息化背景下事業(yè)單位創(chuàng)新檔案管理工作的思路

4.1 創(chuàng)新信息化管理理念

事業(yè)單位想要創(chuàng)新檔案工作，首先單位領導應當轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，認識到信息技術對于檔案管理的促進作用，將檔案信息化建設納入事業(yè)單位的年度計劃中，以突顯領導對其的重視，并加大對檔案信息化建設的投資力度，購置檔案管理必須的硬件設備，加大對新型檔案管理系統(tǒng)的引進和檔案資料專有數(shù)據(jù)庫的開發(fā)，從而為檔案管理的信息化建設奠定堅實的物質(zhì)基礎。

4.2 建立健全檔案管理體系

事業(yè)單位的非盈利、為社會服務性質(zhì)，決定了其檔案管理工作對于事業(yè)單位的決策和發(fā)展方向具有重要指導作用。因此，事業(yè)單位必須建立健全檔案管理體系，首先需要明晰檔案管理的職責，制定明確的檔案責任制度，科學分工，使事業(yè)單位內(nèi)部工作人員各司其職的同時能夠相互監(jiān)督、協(xié)調(diào)合作。其次，制定嚴格的檔案管理制度，包括檔案的收集制度、歸檔制度、保管制度、借閱制度等，以保證檔案的統(tǒng)一管理，使員工能夠依章辦事，推進檔案的收集、整理、歸檔、存儲、利用、服務等一系列工作的有序進行。最后，建立檔案監(jiān)督機制，監(jiān)督管控檔案人員的日常表現(xiàn)情況，并將其列入有關人員的績效考核中，建立獎懲制度，以激發(fā)職工的工作積極性，從而提高檔案管理的工作效率。

4.3 培養(yǎng)復合型的檔案管理人才

檔案管理人員是保證檔案管理工作順利開展的基礎，其綜合素質(zhì)的提高對于檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展具有重要推動作用。因此，事業(yè)單位必須加強對檔案管理人員綜合素養(yǎng)的培養(yǎng)，開展定期的專業(yè)培訓，以提高管理人員的業(yè)務水平，保證檔案管理工作的有序、規(guī)范進行。同時，也要開展相關信息技術的培訓，使檔案管理人員熟練操作信息化辦公設備，培訓之后進行實踐考核，并將考核成績納入員工績效體系，以督促檔案管理人員提升自身的綜合素質(zhì)，從而保證檔案管理工作的高效進行。

4.4 加大檔案管理的安全保障

隨著信息時代的不斷發(fā)展，人們的安全意識也不斷提高。因此，事業(yè)單位必須加強檔案管理的安全保障工作，加大安全保障的投資力度，建立專業(yè)的防火墻。同時，由于電子檔案對于計算機的依賴性，事業(yè)單位還必須加強電子檔案運行環(huán)境及存貯規(guī)格的標準化管理，規(guī)范檔管理案操作系統(tǒng)和應用軟件的版本，并規(guī)范電子文件的存儲格式和存儲載體，如選用光盤，以方便檔案數(shù)據(jù)的傳輸與管理。

此外，對于信息的安全保障還包括積極修復受損檔案信息。因此，事業(yè)單位的檔案管理部門需要引進和完善相關修復技術，如計算機殺毒軟件、數(shù)據(jù)庫修復技術、電子信息存儲載體的修復技術等。同時注意檔案的備份，從而為檔案數(shù)據(jù)的恢復提供必要的保證。

5 結(jié)語

綜上所述，在信息社會，事業(yè)單位的檔案管理工作必須結(jié)合信息技術的發(fā)展而不斷改革和創(chuàng)新。事業(yè)單位可以從創(chuàng)新信息化管理理念、建立健全檔案管理體系、加大檔案管理的安全保障、培養(yǎng)復合型的檔案管理人才四個方面入手，提高檔案管理的工作效率，從而推進信息社會背景下其檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

【參考文獻】

【1】劉丹.淺談信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理工作[J].科技展望，2016（16）：226.