做好檔案信息化建設，為社會各項事業發展服務

孫永鋒

摘 要：當今社會，隨著信息技術的發展與廣泛應用，信息技術與檔案管理逐步結合，檔案信息化建設開始正式提上日程，加快檔案數字信息化系統建設，實現檔案工作各個環節的計算機化，提高檔案系統整體功能，為社會各項事業服好務，已成為各級檔案部門刻不容緩的任務。

關鍵詞：檔案;信息;技術;服務

當今社會，隨著信息技術的發展與廣泛應用，信息技術與檔案管理逐步結合，檔案信息化建設開始正式提上日程，加快檔案數字信息化系統建設，實現檔案工作各個環節的計算機化，提高檔案系統整體功能，為社會各項事業服好務，已成為各級檔案部門刻不容緩的任務。

所謂檔案信息電子化，就是以館（室） 藏檔案資料、紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其意義在于：

1、可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館（室），雖然已經配備了計算機，但是對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字儲存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用，甚至常年閑置。

2、縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是： 選題一選材一編輯一出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，利用者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地查詢利用。

3、檔案信息電子化，可一次投人，多次產出，改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經費，但目前乃至今后一個相當長的時期內，企望國家給檔案部門撥較多的經費進行信息編輯是不現實的，依靠自身解決也不是件容易的事，只有多措并舉，甚至借助社會外部力量，若解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能 “待字閨中”。

4、檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。雖然 “信息高速公路” 在我國尚處于發展中階段，但檔案事業要注意這方面發展動向，要“未雨綢繆”，超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，使現在的電子化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎。

當前，隨著辦公自動化、無紙化等事物的出現，檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。而廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。

據了解，我國檔案部門從1985 年起才開始建立文書檔案電子處理系統，經過三十多年的發展，檔案工作也不斷向檔案現代化信息管理目標推進，其設施設備水平和應用技術水平也得到很大提高，檔案管理現代化水平成效明顯。但其存在的問題也十分明顯，主要是：

1、檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。由于檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異;國家缺乏統一的信息化規范和規范標準，甚至有的單位技術人員自己開發簡單的管理軟件，軟件系統不能互用，因而不能利用電腦完成信息管理工作，也不能快捷地編輯信息編輯成果，制約了檔案信息電子化的進程。

2、我國現今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一， 規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應和滿足檔案信息資源共享的要求。

3、 標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是檔案實體基礎工作的規范化和標準化。長期以來，由于歷史原因，館（室） 藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差，檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息電子化工作。

4、 檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

5、 檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更缺乏，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，更談不上檔案信息化了。

解決這些問題，推進檔案信息化建設，必須加強以下幾個方面的工作： 一是必須提高檔案標準化、規范化水平。二是要著眼于提高系統的整體水平和質量。三是有重點地抓好數據庫建設，做到兼容并備。四是重視人才管理，抓好人才培養和引進。

檔案信息數字化是信息化時代對檔案部門的特殊挑戰，也給檔案部門和社會帶來巨大的機遇，檔案信息化不能取代傳統的檔案管理方式。因為，檔案除了檔案信息外，檔案媒介也是人類和社會記憶的重要一部分，這些信息可以用來判斷檔案信息的真實性及其他方面的價值。此外，檔案信息要保存很長的歷史時期，紙質的檔案已經經歷了上千年的考驗，而目前數字化的檔案保存媒介還沒有經歷百年以上的考驗，數字化檔案的安全性問題還沒有經過時間的驗證。數字化的檔案只有和傳統的檔案信息保存方法相結合，才能使檔案事業更好地服務于社會。