新時代人事檔案管理制度與模式的創新探析

樊東

摘 要：人才資源作為國家和企業擁有競爭力的基礎，作為人力資源管理中不可或缺的重要環節，人事檔案管理工作，為整個企業的人力資源工作提供了強大的支持力，進一步推動企業的穩健長遠發展，在新時期背景下，企業有效利用人力資源，有利于為企業創造良好經濟效益，助推企業的穩健可持續發展，筆者根據自己的工作經驗，分析創新人事檔案管理制度和模式的必須性，論述了當前認識檔案管理存在問題，并提出創新人事檔案管理制度模式的有效措施，以期更好適應時代的發展，從整體上提升人事檔案管理效率和水平。

關鍵詞：人事檔案管理;制度;模式;創新

人事檔案作為社會組織和國家機構對于內部個人工作、學習以及社會活動等諸多方面的材料內容，通過歸納整理，有效地保存，方便之后使用或是查詢。近年來，隨著社會的不斷發展，社會各界逐漸認識到認了人力資源的的重要性，加大了對人力資源開發和利用，同時也在積極開展人事檔案管理工作，并取的較為顯著的成效。受多種因素的影響。當前的人事檔案管理中，還存在諸多問題，值得我們去深入探討，時代在發展，社會環境也在日益變化，在新時期背景下，人事檔案管理工作也需與時俱進，不斷加強出創新和改革，進而適應社會的發展需求。

一、新時代創新人事檔案管理制度和模式的必要性

研究發現，當前我國有60多萬的人事檔案，鮮為人知，置之不理，在這其中還不包括外出務工學生族。通過上述棄檔現象的分析，可見傳統人事檔案管理存在的諸多弊端，加之，傳統檔案管理主要“人檔不分離”。因此，這種落后的檔案管理模式，同當前的信息化社會存在著較為諸多矛盾。另外，傳統人事檔案中提供諸多檔案人員的家庭背景、個人思想教育，社會關系等方面的信息，很少在特長、工作能力以及經驗方面有所涉及。由此可見，重學歷、資歷，輕業能力、業績是傳統人事檔案管理所重視的。如果適應市場經濟發展和人事制度的改革，就需創新或是改革人事檔案管理制度和模式[1]。

二、當前人事檔案管理發展存在問題分析

（一）管理模式較為單一

受多種因素的影響，當前的人事檔案管理工作人員的管理意識和思想還停留初級階段，管理工作人員，只是注意對人員工工作信息、基本學習原始文字的保管和歸檔，并沒有深入探究人事檔案管理的意識。很多管理人員都沒有從思想意識上，認識到人事檔案管理的重要性，普遍存在著管理機構過于分散、“人檔分離”、或是“棄檔”的現象，在具體的管理工作中，并不遵循檔案管理原則，基本上都是采用干部人事檔案管理制度，這種制度只員工檔案主要是為上級部門管理。隨著社會的不斷發展，這種單一管理模式存在的弊端日益顯露，如，員工的檔案信息無法及時更新，甚至還出現人事檔案的混雜和混效，存在著檔案信息與不相符的狀況，在很大程度上阻礙人事檔案管理作用的發揮。同時還影響機構和企業的發展，

（二）管理存在封閉性、局限性

檔案資料的隱藏性和封閉性是傳統人事檔案管理中所重點強調的，因為傳統人事檔案管理模式，主要是針對個人或是部分人，故而，較為封閉，如果有員工從企業調走，自己無法將自己的檔案帶走，這樣一來，檔案就將人才限制在一個較為狹小的范圍，導致單企業或是單位人才的自由流動成為一大難題。出現了“有檔無人”或是有人無檔”的尷尬局面，存在局限性，封閉性的檔案管理模式， 在很大程度上了社會對人力資源的優化配置，同時還嚴重浪費人才資源[2]。

（三）人事檔案缺乏使用價值

人事檔案內容具體包含了員工的工作經驗，思想品德、學歷等，在檔案管理需根據員工的實實際動態豐富起來，受多種因素的影響，檔案檔案管理人員在管理過程中，無法及時記錄和和整理，這樣一來，人力資源情況存在很大的滯后性，不能及時有效地實現人力資源管理的目的性。另外，由于檔案管理人員缺乏對檔案內容審核意識，故而，造成了諸多虛報信息或是偽造學歷情況的發生，讓人事檔案管理沒有實質性的價值意義。再有，由于人事檔案內容，需涉及員工的學歷、工作，現階段人事檔案內容主要存在這重學歷、輕能力的現象，自然無法實現人事檔案管理的目的。

（四）沒有實現信息化管理

隨著社會的不斷發展，信息技術已經運用到日常生活中的各個方面。立足于人事檔案管理而言，其信息化建設速度較為緩慢，很多時候都是采用紙質檔案記錄，只有一小部分人檔案才實現電子化管理。人事檔案管理人員對于人事檔案的調閱檔、資料的檢索，記錄主要還是手工操作，并沒有構建現代化的信息資源庫，導致人事檔案管理沒有發揮出相應的作用[3]。

二、新時代人事檔案管理制度與模式創新策略分析

（一）樹立人事檔案管理意識

在人力資源管理中人事檔案管理是不可或缺重要部分，同時也是進一步提升機構和企業競爭力的關鍵措施。在新形勢下，樹立人事檔案管理意識，從思想意識上認識到人事檔案管理的重要性是非常關鍵的，因此，機構和企業領導者要從思想意識上，認識到人事檔案管理的重要性，通過各種措施，進一步強化人事檔案管理人員的管理意識和工作能力，為讓檔案管理人員認識到檔案管理的重要性，牢記管理原則，檔案保管方法等，可通過研討會，講座等途徑來實現。同時還可以借助多種傳媒工具，廣泛宣傳人事檔案管理的內容，從整體上提高管理人員對檔案管理的重視程度，以便更好地做好檔案管理工作，

（二）創新人事檔案管理體制

其主要是指改變“內部化”、“單位化”的檔案管理，將其有效變成社會化檔案管理，進而進一步規避傳統人事檔案管理中封閉性、內部性以及隱蔽性， 更好地為各種組織機構獲取人才提供一定便利， 更好地實現人才的流動，優化或是整合企業或是機構范圍內的人才，最大化的發揮員工人事檔案管理工作的主觀能力性，進而從整體上提升人事檔案管理工作的效率。

（三）及時補充人事檔案內容

現階段的人事檔案管理制度中，往往強調只有科研人員，國企員工，政府工作人員以及高學歷的人員才需擁有檔案，對其他人員的人事檔案根本沒有要求，這樣一來，讓二者在社會地位或是身份上存在很大的差異性。因此，在新形勢下，完善人事檔案管理制度首先就必須要做到人人平等，進而讓每一個都有屬于自己的檔案。眾所周知，我國是一個人口大國，檔案管理地位主要是原戶籍所在地，如果我們有著流動需求的時候，可以采用郵寄的方式。另外，人事檔案管理還必須要實行監管和規范管理，為確保人事檔案的完整性， 還需要采取定期查閱考核制度，進一步規范人事檔案管理人員的行為。

（四）善用現代化技術設備設施

在傳統人事檔案管理中，紙質檔案的展示調取、保存存著諸多的缺陷性，非常不方便信息的選擇、共享以及其他操作等。因此，在新時期背景下，要實現人事檔案管理的信息化，現代化。當務之急就是要構建人事電子檔案，及時補充和改正檔案中的錯誤信息，這一舉措，并不代表=紙質檔案的作廢。很多珍貴資料和證書仍然需要留有復印件或是原版，進而實現電子檔案管理和紙質檔案管理，讓二者之間相互聯系、相互補充。另外，還需加強對人事檔案管理硬件設備或是軟件技術的開發利用，最大化實現信息的快速檢索，資源共享，更好地做好人事檔案管理工作。

結語：

綜上述所，隨著社會的不斷發展，傳統人事檔案管理模式和制定，無法適應時代發展的需求，逐漸凸顯負面影響，因此，創新和改革人事檔案管理制度和模式是社會經濟發展需求的必由之路。

參考文獻：

[1]魏文婷.現代人事檔案管理存在的問題及對策探討[J].中國市場，2019（02）：131-132.

[2]李新路.檔案管理相關問題探討[J].黑龍江科學，2018，9（23）：144-145.

[3]閔敏.創新人事檔案管理制度與模式的探索[J].黑龍江科學，2018，9（23）：148-149.