事業單位人事檔案管理的重要性

李麗麗

摘要：隨著我國經濟建設的發展，社會的不斷進步，機關事業單位人事制度也在逐步更新中，而作為人才信息管理的主要載體，人事檔案是各事業單位知人善用、人盡其才的重要依據，所以，加強事業單位人事檔案管理工作對人才開發具有重要作用，而今，我們各事業單位對于人事檔案的管理工作仍然存在諸多問題。故此，各事業單位領導人員要提高對人事檔案管理工作的重視度，本文簡要闡述事業單位人事檔案管理的重要性。

關鍵詞：事業單位;人事檔案管理;重要性

人事檔案是我國企事業單位人事管理制度中重要內容，是人事管理部門在日常活動中所形成的記錄，主要記錄著每個員工個人身份、學習經歷、教育程度、學歷資質、工作表現等方面的文件信息資料。人事檔案與個人工資待遇、勞動福利保障以及人員組織關系等密切相連，具有一定的法律效用，主要記載著個人的人生軌跡。而隨著我國事業單位人事管理工作各項制度的不斷革新及發展，促進人事檔案管理也在逐步得到了相應的改革及調整，進而更好的服務于事業單位人事部門各項工作的推進，不斷改善事業單位的工作現狀。

一、事業單位人事檔案管理的特點

現將事業單位與企業單位的人事檔案管理進行比較，可以明顯看出，事業單位人事檔案管理模式更加趨于真實性，同時具有較高的機密性，在事業單位人事檔案中的相關資料信息中，對個人的各項基本信息都具有詳細及真實的記錄，在人事調動時，人事檔案信息提供十分重要的參考依據。因為人事檔案中的各類信息都會被真實、詳細的體現出來，通過人事檔案可以將個人的工作表現及生活習慣等充分展現出來。隨著時間的推移人員檔案信息也在不斷的完善中，由此得出，事業單位的人事檔案管理具有一定的動態性特點，因機關事業單位人事檔案資料多屬于機密性資料，故而，事業單位還制定了一些有關保密性的制度，當人事檔案資料需要進行修改及更新時，要依據國家有關的檔案管理制度執行，以此完善檔案資料信息。

事業單位人事檔案管理是一項機密性很強、專業要求高的管理性工作，在人才資源過程中起到舉足輕重的作用，為事業單位選擇人才、干部選拔、人才識別等提供參考依據，是事業單位各項管理實現現代化、科學化、規范化的人事管理條件。完善的人事檔案管理可以有效地促進事業單位人才資源的發掘及使用，應當適應現代化的發展及管理需求，不斷擴展行政單位各項服務職能，為事業單位選聘提供堅實保障，進而發揮人才資源在事業單位管理中的效用，進一步促進人事檔案管理水平的提升。

二、人事檔案管理的任務

因機關事業單位工作環境及內容的特殊性，要時刻維護好人事檔案的完整性及安全性，這是整個人事檔案管理過程中嚴格遵循的要求，同時也是各項檔案管理工作人員與其他職能部門的共同職責。從某種意義來講，維護事業單位人事檔案的完整及安全性，更是檔案管理的核心任務，因為在事業單位管理中，檔案管理環節是維護檔案信息的完整性及安全性的一項重要環節及主要管理手段。另一方面，檔案管理工作是一個與可能損壞檔案資料的各種自然等因素進行斗爭的過程，簡而言之，在檔案管理工作中應該始終堅持以下四點：（1）在檔案管理過程中，不使檔案資料信息分散;（2）檔案資料之間不得出現相互混亂現象;（3）保護檔案的機密性，不得泄漏檔案資料中的任何信息;（4）不得使檔案資料遭到破壞。下面就簡要介紹一下檔案管理工作的有關任務。

1.防止檔案的損壞

在人事檔案管理過程中，管理人員要分析并掌握導致檔案出現損壞的具體原因，進而有針對性的采取有效的解決措施及加強防范工作，要最大程度上杜絕可能對檔案管理工作所產生的各種不利因素，進而將檔案管理工作中的自然損壞因素降至最低，有效地保證人事檔案的完整性。

2.延長檔案的壽命

人事檔案的管理不能停留在防止檔案自然破壞的環節，要采取系列措施，從根本上保護檔案，進而最大程度的延長檔案的使用壽命，換一句話講，就是延長檔案受自然破損的時間。

3.維護檔案的安全

第一，檔案作為一種事業單位人事信息的記載資料，要最大限度地保護檔案內容的安全性;第二，檔案作為一種社會現象，機密性強，必須不留余地的保護其安全性，不致因為檔案保管不妥善或者存儲條件惡劣導致檔案信息的泄漏，在政治上帶來隱患。

三、事業單位人事檔案管理的重要性

1.對人力資源結構的改善

在各事業單位管理過程中，要想實現人事檔案管理先進的人力資源結構，需要職能部門及人才資源的有機結合。當今，我國正處于經濟建設發展的黃金時期，事業單位的管理模式也在逐步的發生改變，進而使得事業單位工作人員的管理思想也在發生變化。對于這些變化，在人事檔案中都會進行真實、詳細的記錄。所以，在事業單位出現人員調動及調整時，有關部門可以借鑒人事檔案中的各項信息資料對職工做出正確的分析及評價，提高人力部門的工作效率，進而不斷推進對人力資源結構的改善，從而使得事業單位人事檔案管理的作用不斷得以發揮。

2.對人事調動的作用

我國現階段的各事業單位管理過程中，當出現人事調動時，相關部門及人員需要對調動人員的學習經歷、人員資歷、工作情況等進行全要素的掌握，對調動人員的性格特點及人員技能進行全面分析，這些信息的獲得，單單靠單位內部人員溝通及人際關系了解是不夠的，還需要調取人員檔案進行充分了解，進而給予正確的評價。因此，事業單位有關人員要對人事檔案的重要性給予足夠的重視，通過人事檔案可以提供更加全面、科學、系統的人員資料信息，可以高效地推動事業單位的人事管理工作的順利開展。

3.對個人能力的全面分析

在日常工作過程中，事業單位人事檔案管理中的各項資料，會將每個人的學習情況、教育程度、個人發展歷程、工作表現等會有詳細的記錄，故而，機關事業單位在進行人事調整時，可以依據人事檔案記錄的內容以及相關資料的整合，有針對性的對人員進行選擇培訓，同時結合人員日常愛好及專業技能水平，有針對性的提升個人能力，進而提高人才資源效率。

4.個人考評任用的信息基礎

在事業單位日常管理中，人員的績效考評十分嚴格，而個人考評的最終結果將關系到人員日后的職位晉升及個人利益。人事檔案可以為人員考評提供足夠的信息，同時，考評的最終結果將會被記錄到人事檔案中，當事業單位想對人員進行全面了解時，人事檔案可以有效地提供人員各項信息，并對員工做出正確的判斷及考評參考。

四、總結

總而言之，人事檔案作為輔助性文件資料管理工作，在事業單位各項管理中起到重要的作用，檔案中真實的體現了個人在學習及工作過程中的經歷，因事業單位工作性質的特殊性，對各類重要信息具有較強的保密性，全體員工及各級領導人對人事檔案管理管理的重要性給予足夠的重視及正確的認識，當人員職務出現調動或調整時，有效保障人事檔案的合理利用，不斷促進人才結構的改革及完善，進而推動事業單位工作高效進行。

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