淺析無紙化辦公下檔案資源整合構建的策略

許嘉慶

摘? 要：信息技術、計算機技術以及網絡技術改變了現有的辦公條件，更多的企業給員工建設了無紙化的辦公條件，除了提升辦公效率、更高效地傳遞辦公信息之外，還可以節省紙張，提升環保性能，檔案管理部門也通過信息管理系統以及新的檔案資源形式形成了無紙化的辦公工作條件，檔案資源的利用方式也被改變，工作人員應當做好整合檔案資源的工作。

關鍵詞：無紙化辦公;檔案資源;整合構建;策略

信息資源幫助辦公人員獲取了更加便利高效的辦公方法，通過網絡與計算機技術搭設的信息化平臺可以幫助降低辦公的成本，辦公管理工作也被充分簡化。檔案部門在形成無紙化的辦公系統之后，需要對原來擁有的檔案信息資源進行整合，檔案部門應當以檔案資源具有的特點為準，來形成相應的管理機制與管控平臺，先提供整合檔案資源系統時可用的工作策略。

1 提升檔案資源內容的信息化程度

無紙化辦公模式對于內部檔案內容的信息化程度有著較高的要求，工作人員可通過使用高新的科技手段來對信息資料進行轉變，使信息內容形成新的數字化特點，紙質檔案材料中的信息被有效提取并保存到信息存儲系統中之后，紙質檔案也隨之被完整地轉變為電子檔案，當檔案信息被完整地存放到數據庫中之后，檔案信息的無紙化轉變需求也被有效實現，互聯網是無紙化辦公活動的基礎，在互聯網中，檔案信息可被有效整合，形成新的分類系統。整合信息的方式隨之變得更具多樣化特點，信息化的存儲形式使檔案信息可被更加安全地存放。

在新時期的檔案管理系統中，檔案材料除了需要被安全地存放之外，還需工作人員對其進行應用與共享，如果頻繁地借閱紙質檔案材料，材料可能會出現受損的問題，應用效率也相對低下，而在整合工作完成后，用戶可直接通過網絡訪問的方式來獲取其所需要的檔案信息，檔案應用工作也隨之變得更加便捷。檔案管理人員的工作條件被改變之后，其需圍繞信息化檔案信息應用訴求，提升服務水平。

2 強化網絡系統建設工作

整合檔案資源這一項工作需要在安全的網絡環境下展開，如果網絡系統出現防護缺陷的問題，管理檔案資源的工作中可能會產生安全風險，為了避免產生信息被盜用的問題，可根據現有的網絡條件來改善網絡環境，使信息整合工作的過程更加規范化。在基礎性的網絡系統建設工作中，網絡平臺存在的分散性會產生影響，如果想要保障網絡資源的凝聚性，也可以從檔案整合工作切入，在檔案管理工作部門中構建信息網絡系統，把控不同類型的檔案資源間存有的共享特性，利用信息化的網絡平臺來影響檔案管控工作，檔案管理部門不應當繼續保持封閉化的工作態度，而應當加強與其他相關部門之間的聯系，在當前的信息網絡環境中更好地共享特性展現出來。

3 形成標準化的整合方法

現代檔案材料的構成更加復雜化，組成內容也具有多樣化的特點，各種社會信息與個人信息都可以被記錄到檔案材料中，因此很多領域的檔案資源存在過于分散的問題，在形成信息化的管理系統之后，檔案資源需被統一管理，信息資源庫也發揮了作用，如果想要將檔案信息直接引入到數據庫中，就必須先將整合檔案信息的工作做愛好，選擇整合工作方法時，應當參考檔案的具體內容，在整合的工作中，首先需要找出檔案信息之間的共性，以此為標準來落實整合工作，明確檔案被具體存儲的位置，整理檔案信息時，除了要找到必要的工作標準之外，還應當展開監管工作，使用各種與檔案管理相關的工作標準，來約束這項管理工作。

檔案的信息整合工作也需要各種各樣的標準，一般來說這些標準可以分為四個方面：檔案資源整合的標準、檔案資源整合的技術標準、檔案資環整合的管理標準以及檔案資源整合過程中的工作標準。檔案資源整合的總體標準，包括術語標準和其他綜合標準。檔案資源整合的技術標準，包括數據庫建設標準和網絡基礎設施標準，如數字對象標識、通信標準、字符集標準、置標語言標準、元數據、對象數據、檔案信息安全標準等。檔案資源整合的管理標準。檔案資源整合的工作標準，包括接入系統的各個信息服務機構的日常工作與服務標準規范、工作流程等。

4 優化制度建設工作

要想實現檔案信息資源的整合，首先要制定、整合和建設相關的各種專業法律、法規、條例，因為，只有通過立法，實現檔案信息資源管理的法律化，以法律來約定整合進程中可能出現的一些新問題，為整合建設創造良好的法制政策環境，才能有效并最大限度的促使檔案信息資源整合進程的順利發展。在制定整合建設的專業法律時，應對目前我國檔案信息資源管理中存在的問題做深入的研究，同時尋求多方面的努力，合理開發多條渠道，學習其他國家在這方面的現金經驗，抓住成熟時機來進行。從而確保制定出來的法律法規能夠較好地解決實際問題，可以化解尖銳矛盾，同時要符合整合建設的客觀規律。在我國法律、法規中規定的原則性比較明確，實施細則不夠細化，缺乏適合的實時操作性的條例。所以積極開展檔案信息資源整合法律法規中既要有理原則規定，又有實踐操作規定。

在信息化環境下進行檔案信息資源的整合，信息安全也是整合共享必須考慮的核心問題。檔案信息的安全保護，除了技術和管理手段，更重要的是建立健全法律法規，以法制來強化信息與網絡安全。

5 培養更多具有高素養的新型人才

檔案資源整合與共享是一項技術含量很高的復雜的系統工程，在這個過程中，所有工序包括檔案數字化、管理手段的現代化、信息傳播的網絡化等，都需要各個領域的高層次專業人才才能操作和實現。但是，我國現階段的檔案資源整合與共享方面的工作人員與要求相差甚遠。我們必須認識到，只有不斷提高檔案人員的綜合素質，才能使檔案信息資源整合研究與建設工作更優質、高效地開展。

為此，檔案部門要重視培養和造就一支知識結構合理、業務素質過硬的高素質檔案工作隊伍，更好的為各行各業服務。首先，培養檔案從業者具有良好的知識素養。因為檔案人員要廣泛的接觸各行各業的利用者，才能了解利用需求，擴展和延伸檔案資源整合的范圍，這就要求檔案人員能夠具備了解各個領域的知識的能力。其次，檔案從業人員要掌握熟練地信息處理能力。

6 結束語

各個領域中的檔案管理工作都面臨著改革的全新工作需求，以信息化技術手段倆改變當前的管理現狀時，應當做好檔案資源處理的相關工作，整合工作屬于基礎性的管理任務，在無紙化的管理條件下，檔案管理者應當在完成搜集檔案信息的工作之后，參照其內容進行分類，輸入到部門的檔案資源存儲系統中，通過科學的整合方法來保持檔案管理工作的條理性。無論是無紙化的檔案管理系統還是新型整合平臺都需被進一步改善。

參考文獻

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