探析檔案管理歸檔整理分類技巧

藺強

摘? 要：檔案指的是在社會生產生活中所產生的事件，通過文字、圖片和視頻、音頻等進行的記錄。檔案是對歷史的記錄具有真實性和準確性與客觀性的特點，對社會生產生活活動進行有效的反應。因此在對檔案進行日常整理和管理等具有重要意義，通過對檔案進行合理的分類、整理和歸檔，不僅為管理工作提供了便利性，也為公眾進行查閱提供了便利性。因此對檔案的分類整體和歸檔技巧等，應進行合理的研究和分析。

關鍵詞：檔案管理;歸檔整理;分類技巧

檔案可對原始信息進行相應的記錄，這是檔案所具有的重要特征之一。檔案是一種具有普遍性的社會現象，并且對繼承人類社會的文化和歷史等方面具有重要意義。伴隨社會生產生活而產生，是人類社會特有的一種現象。對檔案進行合理的保存對后續的發展具有重要參考和指導作用，所以對其進行合理的分類和整體等，可以提高管理工作的質量，避免信息的丟失與失真等。

1 檔案管理歸檔整理分類現狀

1.1 檔案整理理念有待于進一步提高

部分機構和部門在進行檔案的整理時，仍按照以往的方式進行，致使管理工作缺乏現代化思想的正確指導。分類歸檔意識的缺失，不僅無法保障工作的質量，還使得工作量增加并提高了工作難度。因此針對缺乏現代化思想指導的問題，應提高重視。

1.2 檔案整理缺乏專業化

據調查表現，當前機關檔案整理工作人員出身基本是非檔案相關專業，基本上是由機關內部調整或者其他工作人員崗位調整而組成的，這樣直接影響其機關檔案整理工作的整體專業性，專業化檔案整理是發揮其檔案強大功能的前提和基礎，因此筆者認為當前機關檔案整理缺乏專業化具體表現為：一是機關檔案管理缺乏專業化整理人員;二是缺乏專業化整理方法;三是機關內部缺乏專業化整理程序與規范，四是檔案整理人員不穩定，檔案整理人員比較靈活，直接導致整體檔案整理的專業化下降，以上是筆者認為當前機關檔案管理存在的普遍問題。

1.3 檔案整理缺乏信息化

信息化是當前機關檔案管理不可或缺的重要組成部分，目前我國機關檔案整理缺乏一定信息化技術，信息化檔案整理能夠節省傳統檔案整理的人力以及物力等，因此，具體表現為以下幾個方面：一是機關檔案管理缺乏信息化技術設備，如檔案整理數據庫等;二是缺乏信息化儲存與保管的思想;三是機關內部檔案整理缺乏信息化技術人員。

1.4 歸檔裝訂上的錯誤

一是使用不符合要求的裝訂材料及工具。歸檔文件裝訂材料與工具應具備保護檔案、操作方便、價格便宜等三個要求，目前使用的縫紉機線裝方式在文件的縫線處易斷損、可逆性不好、操作耗時;塑料夾裝方式成本高、易老化;無酸紙套方式易散失歸檔文件。最好的方式恐怕是研制出不銹的金屬或其他材料的訂書針，同時注意不用微波消毒方式。二是在每份歸檔文件上使用封面，有的檔案行政管理部門甚至于在這種封面上印上多項欄目，要求檔案室的同志填。這種方法增加了整理工作量和裝訂成木，嚴重違背《規則》的簡化原則。三是沒對不符合要求的文件材料進行處理。裝訂前應對殘缺、薄弱、破損、裝訂線側有文字等情況的重要文件采取相應的補缺、托裱、接邊等措施;對字跡模糊（如熱敏紙傳真件）、字跡易擴散或褪變的重要文件進行復制;對大于A4幅面的紙張進行折疊;對所有的歸檔文件拆除金屬物。這些前處理工作不做，會嚴重影響檔案的保管。四是對“件”的處理擴大或縮小。《規則》對“自然件”及“可為一件”的歸檔文件都作了明確的規定，不能隨意擴大與縮小。實際工作中，有的單位將件的范圍擴大，認為同一問題的歸檔文件都應成為一件，殊不知“可為一件”的歸檔文件是同一事由中具有“來文與復文”，性質的歸檔文件。擴大件的范圍，實際上又回到傳統立卷的老路上去。

2 檔案管理歸納整理分類技巧

2.1 檔案管理技巧

在對檔案進行相應的管理時，應對幾個方面提高重視。如檔案是否具有整體性，即是否遭受損害，無論是在歷史上還是在經濟文化上均具有重要的作用。并且通過檔案的記錄形式可反映時代的特征，如以往的原始檔案大多為孤本、磁盤，不僅具有珍貴性還具有脆弱性。因此在進行日常的管理時，對其是否收到損害，以及產生的損害等均要進行記錄。避免檔案遭受過大的損害，導致物質與精神財富收到損害，嚴重時甚至會導致出現文化斷層。并且還應提高對檔案安全性的重視，如孤本檔案、文物等，這些可對以往的政治思想、社會發展水平和文化等進行有效反映，是時代的見證，因此保障其安全性尤為重要。而安全一方面是指作為對國家軍事、政治和文化等方面進行記錄的文件，若其缺失安全性并遭到泄露，則國家的利益和公共利益便會受到危害，甚至會對國家的團結發展和安全造成破壞。最后還應提高對檔案使用壽命的重視，以往的檔案多為紙質，具有脆弱性的同時也具有不可恢復性。因此在對檔案進行日常的管理時，應通過合理有效的措施，實現檔案壽命的延長，避免造成不必要的損失。

2.2 檔案歸納整理技巧

在對檔案進行整理和歸納時，應保障對檔案的全面了解，從而知曉其中的重點部分，以及非重點部分。進而在歸納整理時，合理的進行刪減和保留，并劃分其重要性。檔案間具有一定的歷史聯系，所以在進行歸納整理時還應提高對檔案聯系的重視，從而保障整理后的檔案具有較好的完整性，避免信息缺失和失真，使整理工作可以順利有序的開展。以往在對檔案進行歸納整理時，國家并未制定統一的標準和規范，導致不同的省市、區域使用的歸納整理方法不同，使得檔案館間無法進行有效的溝通交流。為此國家制定并下發了相關的整理規則的文件，對檔案的歸納整理規定了具有統一性的標準。因此在對檔案進行歸納和整理時，應該變以往的方法，嚴格按照統一的標準與規范進行，從而加強檔案館間的溝通交流。并且在進行歸納整理時，及時發現其中存在的問題，如類目不相符等，并及時進行修訂和改正。在進行裝訂填寫卷皮時，也應提高重視，避免出錯，從而避免浪費時間和精力，促進檔案事業的進一步發展。

2.3 檔案分類技巧

在對檔案進行分類時，先對檔案的內容進行有效的了解，之后再依據檔案的內容進行分類，保障分類的合理性和有效性。在檔案的日常工作中一個重要的環節便是分類，通過合理且正確的分類可以有效提高檔案的有效利用率。還應結合文件的分類進行標記，保障后續查詢時更具方便性，進而保障工作質量的同時提高工作效率。

3 結束語

檔案無論是對以往發生的事件進行記錄，還是對未來事件進行指導等方面均具有重要作用和意義。為保障檔案的使用功能可以正常有效的發揮，對其進行合理且適當的分類和整理，并進行有效的保存刻不容緩。因此應正確認識到檔案進行合理分類和整理的重要性，并對整理、分類和歸檔等環節的技巧全面掌握，切實提高檔案管理工作的質量與效率。

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