衛生部門檔案管理工作的問題與措施

王秀榮

摘 要 檔案記載了一個單位歷史發展的過程，它從不同的角度全面客觀的反映各個不同歷史時期、不同背景條件下的重大事件、重要人物、重要工作等，是歷史的見證。衛生部門檔案是衛生部門在工作活動中形成的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體的資料，是單位的寶貴財富。提高檔案管理水平，有利于醫療質量和服務水平的提高，有利于醫學科技的推廣，有利于醫患雙方利益的維護，對衛生部門領導決策科學化和醫院現代化建設極為重要。

關鍵詞 衛生部門 檔案管理

中圖分類號：R741.3 文獻標識碼：A

1衛生部門檔案管理面臨新的問題

隨著我國市場經濟模式的建立，衛生部門的建設與發展也處在一個非常的時期，因而相關單位的檔案管理也面臨新的問題。

（1）檔案管理制度不健全，檔案收集率不高。在衛生部門管理中雖然制定了適用于本單位的、較為健全的衛生醫療、人事、行政、后勤管理制度，但涉及檔案管理的制度卻較少。在衛生部門目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標考核，造成檔案收集率不高。同時，由于管理制度不嚴、不健全，有意無意地不及時移交各科室自己保管的材料，造成檔案收集不齊全。

（2）檔案內容界定不清，管理范圍不明。隨著科學技術的進步，社會的發展，檔案的內涵和外延都在發生變化。各衛生部門在管理檔案時，沒有按統一的管理標準和模式，根據自己的理解和實踐進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。

（3）檔案意識不強，利用率較低。由于檔案不直接產生經濟效益，衛生部門領導一般對檔案管理意識比較淡薄，還存在相當程度的“重業務、輕檔案”的意識，認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在單位管理中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。

（4）檔案管理分散，完整性和安全性差。衛生部門的檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責。由于歷史的原因和衛生行業管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案和會計檔案，而醫療文書檔案等分屬各個業務部門管理，在一個單位內形成多部門管理檔案的格局。由于檔案由各科室自己管理，既不便于綜合利用，又不利于檔案的完整和安全。每個科室都要有人兼管保存，重復保存，造成人力、物力和空間的浪費。

（5）管理人員業務水平不高，檔案知識欠缺。目前衛生部門中檔案專業出身人員較少，專業知識老化，知識面較窄，知識結構不合理，學歷普遍偏低，現代科學知識貧乏，外語水平不高，這些情況已不適應新形勢下的檔案事業發展。同時，在衛生部門人才培養中，一般重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，對檔案管理人員的素質提高沒有納入計劃和要求，檔案管理人員平時進修學習的機會不夠，缺乏系統的檔案知識培訓，許多檔案管理人員的管理水平停留在經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展要求，缺乏創新和活力。

2提高醫院檔案管理水平的措施

為使衛生醫療檔案管理工作能更好地為醫療衛生改革和醫院事業發展服務，必須重視衛生部門檔案管理人員的充實和培養，實現醫療檔案管理的現代化。

（1）加強《檔案法》學習，提高依法管理意識。檔案管理是衛生部門管理的重要組成部分，領導重視是做好檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，與醫療業務建設同步規劃、同步發展。要大力宣傳《檔案法》，使單位領導和職工都能充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作，從而促進全員檔案意識格局的形成。

（2）建立科學管理體系，健全管理制度。隨著科學技術的發展，檔案管理手段的更新，必須建立與之相應的、科學的檔案管理體系。各衛生部門要結合本單位檔案工作實際，根據《檔案法》等有關法律、法規，制訂一套比較科學、完整、系統、切實可行的檔案管理制度。對各科室的各類檔案材料進行集中統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。

（3）加強業務培訓，提高管理人員素質。檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平，衛生部門要將檔案人員培養納入醫療人才培養計劃，全面提高檔案管理人員素質。一方面要通過專業培訓、繼續教育、知識更新、進修學習等提高業務和知識水平；另一方面要深入臨床一線調查研究醫療、教學和科研對檔案信息的需求，不斷總結探索檔案管理工作，適應檔案業務發展，推動檔案管理水平的提高。

（4）加大投入，實現現代化管理。加大資金投入，引進現代化的技術和設備是實現檔案現代化管理必須的條件。一方面要提高檔案保護設備和技術現代化的配備，如檔案庫房的去濕、空調設備，高效滅蟲、滅火設備；另一方面要引進計算機管理，充分利用計算機管理應用設計完善的軟件和網絡等現代化辦公設備，實現檔案管理的無紙化。

重視開發利用，發揮檔案社會效益。檔案作為衛生部門管理中的一項重要的信息資源，只有積極開發利用，才能體現檔案在醫療改革開放中的價值和作用。因此，檔案管理人員要樹立服務意識，要多途徑、多渠道地開發檔案信息資源，使各單位的檔案為臨床、醫療、教學和科研工作服務。同時，積極開展多種編研活動，對信息進行深層次開發和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層、多方面、有實效的信息。另外，還要加強檔案利用反饋信息的管理，實現各級部門信息的橫向聯系，實現檔案信息資源的共享，以滿足醫療、教學和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發揮其社會效益。

總之，衛生部門檔案管理工作是一個專門的學問，涉及部門和范圍極為廣泛，必須調動全員意識來共同配合。因此，衛生部門檔案管理工作必須在模式上、思想觀念上、管理方式上、服務方式上不斷創新。只有這樣，才能使衛生部門檔案管理工作不斷適應醫療的改革與發展，應對新的挑戰，才能促使檔案資源發揮其最大的經濟與社會功效。