探討高校檔案管理創新及檔案管理數字化問題

摘 要：高校檔案管理記錄著團隊以及個人的發展情況。現階段高校的檔案信息越來越多，高校面臨著如何做好檔案管理工作的重要問題。高校應該將現代化數字技術電子設備充分利用，在檔案管理中融入數字化技術以及信息技術，使檔案管理得到進一步創新，使檔案管理逐漸趨向數字化，進而使高校的檔案管理變得更加科學、規范。

關鍵詞：高校檔案管理 創新 檔案管理數字化

一、高校檔案管理創新分析

高校的檔案管理是各項管理工作中的重要內容，對于高校的科研以及教學工作的有效開展起著重要作用。因此，相關的檔案管理部門應該對傳統的管理體制進行創新，逐漸形成現行的創新體制，進而使高校檔案管理工作的質量得到有效提高。

1.思路方面的創新

（1）觀念以及思想上的創新

高校要想在檔案管理過程中進行創新，就需要打破常規，將原有的管理思維模式進行改變，對傳統的觀念以及思想進行轉變，促使管理人員從多個角度去考慮問題，并且在檔案管理工作開展的過程中貫穿創新理念。比如，高校的檔案管理工作不僅是針對文檔信息進行管理，還應該是針對查閱人員、檔案管理人員的管理，將檔案管理人員的觀念以及思想打破，使他們更好的認識檔案管理工作，將檔案管理工作的歸納、收集以及整理工作有效做好。除此之外，檔案管理人員還應該對查閱信息的來訪人員進行管理，這樣才可以使檔案管理工作做得更加全面。[1]

（2）管理方式的創新

管理方式在很大程度上影響著最終管理的效果。高校使用的傳統檔案管理方式屬于威嚴管理，主張決策者、領導者要樹立威嚴，有威嚴才能使足夠的執行力得到保障，才能使管理任務得到全面落實。隨著現代化社會的進步發展，人們對尊嚴提起了重視，無論是管理人員還是底層人員都希望受到他人的尊敬，如果這時再使用威嚴管理，有可能讓員工產生不滿，這就會使管理工作難以得到有效展開。因此，現階段實行的管理應該是人性化管理，將威嚴管理與人性化管理有效結合在一起，這樣可以使執行力得到進一步提高。

2.管理模式方面的創新

檔案管理屬于學校辦公室的分支部門，并不是一個單獨的部門，沒有單獨的決策權，不具有執行權力。隨著教育改革的進一步推進，部分學校將檔案管理部門作為一個單獨的部門，并賦予該部門一定的決策權力，這就使檔案管理工作者擁有了主動權，檔案管理人員在管理的過程中如果發現了問題可以及時進行處理。[2]

3.方法上的創新

人力手抄是高校傳統的檔案管理方法，隨著信息技術的不斷發展，數字化技術已經在多個領域中被應用，傳統的人力手抄方法已經難以滿足現階段檔案管理發展的需求。檔案管理人員應該將數字化技術以及信息化技術進行充分利用，使檔案管理方法得到進一步改革，實現信息存儲、信息載體以及信息傳輸等方面的創新，使檔案管理工作的效率逐步提高。

二、高校檔案管理數字化建設過程中出現的問題

1.檔案管理人員的業務素質不夠

現階段檔案管理工作與專業技術掛鉤，而高校的檔案管理人員大部分學歷比較低，沒有接受過數字化技術、信息化技術方面的培訓，不具備相應的專業技能，在操作過程中會出現操作不規范、不科學的情況，進而使數字化檔案管理平臺的作用難以得到充分發揮，甚至造成檔案信息遺失。

2.管理人員的思想意識不足

現階段的檔案管理部門已經成為單獨的部門，并且建立了數字化檔案管理平臺，但是部分管理工作人員的思想水平沒有與時俱進，缺乏主動決策意識，他們的工作思維以及工作習慣仍然保持原狀，這就使檔案管理部門的主動性難以得到發揮，使搭建的工作平臺難以發揮其工作效率。

3.網絡安全存在隱患

高校建立數字化的檔案管理平臺使檔案信息的網絡共享得以實現，可以在網絡中將檔案信息進行高速傳輸，但是現在的網絡環境還存在一些安全隱患，尤其在近些年經常會出現個人檔案信息泄露的情況，這是現階段檔案管理部門遇到的最嚴重問題，部分學校因為這些問題難以將數字化檔案管理平臺進行開放，這就使該平臺的作用難以得到有效發揮。

三、高校檔案管理創新以及數字化建設的有效途徑

1.檔案管理工作人員思想意識需要進一步提高

高校可以定期對檔案管理人員開展一些培訓，可以是講座形式的，通過培訓可以使管理人員的思想意識不斷提高，讓他們充分認識到檔案管理工作的重要性，他們的管理思想意識得以樹立，進而更好的開展檔案管理工作。

2.提高管理人員的工作技能

高校可以開展一些數字化技術、信息化技術的專業培訓班，鼓勵檔案管理人員積極學習，并制定相應的激勵政策，讓管理人員的學習與業績掛鉤。通過這樣的方式，可以使員工的工作技能得以提高，并且學會正確操作數字化檔案管理平臺，使檔案管理的高效運行得到進一步保障。[3]

3.消除網絡安全隱患

高校應該對檔案管理人員的網絡安全意識進行提高，在高校檔案管理的網絡中設置防火墻，管理人員在工作中嚴格遵守管理條例，按照正確的操作規范使用檔案管理平臺。管理人員如果發現檔案管理平臺出現了泄露情況，要及時上報給管理人員，管理人員與其他人員應該積極制定出相應的解決措施，進而使網絡安全隱患得到得以排除。[4]

結語

新時代的發展要求高校檔案管理工作進行創新，在創新的過程中應該充分利用先進技術，將數字化檔案管理平臺進行建立。但是數字化檔案管理平臺在建立的過程中仍然存在一些問題，針對這些問題管理人員以及學校應該積極進行分析，找出應對之策，使檔案管理數字化中的難題得到有效解決。在檔案管理創新的過程中，管理人員應該積極創新，敢于打破常規，積極獻計獻策，并且積極與領導人員進行探討，這樣才能使創新工作得到有效的開展，使檔案管理數字化得以實現。

參考文獻

[1]劉愷蓉.高校獨立學院檔案管理數字化建設[J].電子技術與軟件工程，2018（06）：21.

[2]霍成龍.高校檔案管理中的信息數字化建設分析[J].呂梁教育學院學報，2018，35（01）：94-95.

[3]鄭愛軍.新媒體視角下高校檔案管理工作探究[J].山西檔案，2015（05）：102-105.

[4]張艷.高校檔案數字化管理的創新與發展[J].城建檔案，2014（07）：62-63.

作者簡介

曹娜 （1981.01.07—），女， 漢， 本科學歷 碩士學位， 研究方向：檔案管理，現有職稱：中級。