信息化環境中工會工作檔案的管理模式分析框架

林月麗

摘要：檔案管理是工會工作中的重要內容。公會檔案管理工作中存在的漏洞與不足之處會嚴重影響工會管理工作的開展。本文從工會工作檔案信息化管理模式的建設意義入手，對工會檔案管理工作中存在的不足之處與信息化時代公會檔案管理體系的建構措施進行了探究。

關鍵詞：信息化;工會;工作檔案;檔案管理

前言：

工會檔案反映了與工會日常工作有關的資料。此類檔案不僅可以為職工與群眾提供必要的資料，也可以為工會未來工作的開展提供支持。隨著經濟社會的不斷發展，傳統化的公會管理模式已經難以適應新時期檔案管理工作的要求。對信息化時代的工會檔案管理措施進行探究，有助于工會檔案管理效率的提升。

一、工會工作檔案信息化管理模式的建設意義

（一）有助于工會檔案管理的數字化的發展

工會檔案與工會發展歷程息息相關。工會檔案管理方式是現代企事業單位的管理水平的反映。現代工會檔案管理框架體系的構建，有助于提升工會檔案管理工作的信息化水平，進而在實現檔案信息共享的基礎上，提升工會在企事業單位中的存在感^[1]。

（二）可以為工會檔案資料的安全管理提供保障

信息化時代的到來，要求工會組織在檔案管理工作中，構建具有數字化特點與信息化特點的檔案管理體系。在信息化檔案管理體系構建過程中，工會組織需要完成傳統文字圖像資料向電子數據資料的轉換。數字化檔案管理體系的構建，有助于克服檔案管理工作中存在的管理漏洞。

（三）有助于提升工會的管理效率與管理水平

檔案信息化管理體系的構建，要求工會組織根據統一化的標準與統一化的格式，完成檔案信息管理體系的建設。工會信息化檔案管理體系的構建，可以在減輕檔案管理人員的工作負擔的基礎上，提升檔案信息查閱速度與管理效率，也有助于公會檔案管理水平的提升。

二、工會檔案管理工作中存在的不足之處

根據工會檔案管理工作的實際情況，工會檔案管理工作中的不足之處主要表現在了以下方面：一是，工會檔案管理水平低下;二是，工會檔案管理人員的專業性有待提升;三是，工會檔案檔案管理的價值有待提升。一些工會組織對檔案管理工作的重要性缺乏重視，在檔案管理工作中多采用簡單化與重復性強的檔案管理的方法。檔案丟失和檔案組卷混亂等問題的出現，會影響工會組織檔案管理工作的服務水平。一些企事業單位的工會組織存在著檔案管理人員數量不足的問題。在現有的檔案管理人員專業水平有待提升的情況下，工會檔案管理工作的服務水平往往難以得到有效提升^[2]。現階段工會檔案多采用封閉化的管理方式，這種封閉化的管理方式不僅會影響信息資源的利用效率，也會給信息化工作的整體進程帶來不利影響。

三、信息化環境中工會工作檔案管理模式建構措施

（一）樹立現代化的工會檔案管理理念

在信息化時代，工會領導人員與工會工作人員都需要意識到檔案管理工作的重要性。并要在日常工作中加強對現代化工作理念的培養。根據企事業單位工會工作的實際情況，工會組織可以吸收一些優秀企事業單位的管理經驗，并要讓職工將現代化的工作理念與現代化的技術手段應用于檔案管理工作之中。為構建統一化、規范化的檔案管理體系，工會組織也需要從檔案管理制度、檔案管理工作流程及檔案管理人員管理制度等方面入手，實現檔案管理的創新。

（二）加強檔案管理人才隊伍建設

專業化的工會組織檔案管理人才隊伍的構建，也是工會檔案管理工作實施過程中不可忽視的內容。為提升檔案管理隊伍的專業化水平，工會組織不僅需要加強專業人才的引進，也需要做好內部現有人力資源的培養工作。在信息化時代背景下，工會組織也需要對與檔案管理工作有關的硬件設施進行完善，以便為職工提供相對良好的工作環境。根據工會檔案管理工作的實際需要，工會組織領導者也需要讓檔案管理人員強化信息化檔案管理意識，為增強檔案管理人員的責任感。

（三）加強信息化數字化檔案管理體系建設

檔案管理信息化建設與數字化建設有助于工會工作中積累的珍貴資料的保存。原有檔案的數字化，是工會組織檔案管理人員在信息化時代的檔案管理工作中所面對的突出問題。為促進檔案信息的數字化，檔案管理人員需要對原始資料進行分類、甄別與整理，并要按照一定的標準與規則，將檔案信息收入于數據庫中。為構建信息化的檔案管理體系，工會組織也需要從檔案信息的內容入手，完成信息平臺的索引建設。電子化、數字化與網格化的檔案信息管理體系的構建，可以為工會檔案管理工作的規范性與科學性提供保障。根據大數據技術的發展現狀，工會組織也可以將大數據技術應用與檔案管理工作之中^[3]。

（四）合理開發工會檔案的利用價值

根據工會檔案的特點，工會組織需要在順應社會發展趨勢的基礎上，樹立共享意識與服務意識，并要在檔案管理工作開展過程中做好檔案資源的深度開發。在廣泛收集工會工作資料的基礎上，公會檔案管理部門需要在擴充服務內容的基礎上，構建以開放式管理為主的工會檔案管理體系，以便讓工會檔案更好地為職工群眾服務。

結語：

工會檔案信息化管理是工會檔案管理工作現代化發展的反映。創新工作理念，樹立現代化服務意識與創新意識，可以讓工會檔案管理工作更好地滿足社會發展需求與職工群眾的實際需要。

參考文獻

[1]陳紅賓.淺談工會檔案的信息化管理[J].辦公室業務，2018（13）：50.

[2]魏若鵬.淺談對工會檔案的信息化管理問題[J].赤子（上中旬），2016（03）：152.

[3]萬國云.信息化環境中工會工作檔案的管理模式分析[J].辦公室業務，2012（17）：21-22.

（作者單位：廣西銀行學校）