提升民政稽查檔案管理工作質量之我見

董閣秀

摘要：隨著經濟的飛速發展，我國民政部門稽查檔案管理工作也變得越來越重要，然而在稽查檔案管理工作的開展過程卻仍然存在問題，造成了工作實效性下降。更新工作方法，提高稽查檔案管理工作質量，能夠有效提升工作效率，更好地促進民政部門開展各項工作，為人民群眾提供更好的服務，筆者將在文中著重探討提升民政稽查檔案管理工作質量的相關路徑，望能為稽查檔案管理工作開展提供一定借鑒。

關鍵詞：民政稽查;檔案管理;工作質量

前言

作為擔負著聯系國家和群眾關系重任的重要部門，民政部工作日常工作量較大，在民政管理工作中，稽查檔案管理工作應當運用科學的管理方式，提高檔案管理效率以及工作質量，讓檔案管理工作能夠更好的服務于人民群眾，發揮出更大的價值。

一、當下我國民政稽查檔案管理工作中存在的問題

（一）民政稽查檔案信息化管理不夠徹底

當下的民政稽查檔案管理體系中存在很明顯的結構問題，在檔案的來源上缺乏對二、三級機構的檔案信息存儲，而且在檔案的存儲上還是以紙質檔案為主，計算機的信息處理應用較少，信息化管理的缺失在很大程度上增加了稽查檔案管理工作的難度，相關人員的工作量增大也降低了工作的效率[1]。將計算機技術引入檔案管理中能夠提高檔案管理的水平，也能夠發揮出計算機的數據統計作用，提高檔案管理的功能效用。

（二）民政局稽查檔案信息資源共享效果差

民政稽查檔案管理一直以來實行的都是垂直領導匯報機制，檔案管理內容會由會有專門的綜合民政局查檔案管理部門處理，信息統一管理將會導致信息資源共享的效果不佳，同時也會造成檔案接收和收集問題處理上存在阻礙。

（三）民政稽查檔案信息化建設存在問題

一些稽查檔案管理從業人員由于思想意識過于保守，忽略了對稽查檔案管理的信息化建設，導致信息化建設步調緩慢。也有一部分原因是由于資金投入不夠，影響了信息化建設的完善程度[3]。在對稽查檔案信息化管理的過程中，一些地區也由于缺乏專業人才的指導，在管理方法上缺乏先進性，導致民政局查檔案信息化建設無法跟上時代發展的節奏。

二、提高民政稽查檔案管理工作質量的主要策略

（一）優化民政稽查檔案資源結構，提高檔案管理水平

稽查檔案管理部門在開展工作時需要結合新時期的時代發展脈搏，通過優化資源結構，對人口以及相關重要數據資料進行收集和分析，從而為經濟政策的制定提供有效的數據基礎。這就要求檔案管理者能夠改變傳統的檔案管理方式，將被動的信息收集化為主動，并且不斷開拓檔案的信息覆蓋面，構建有效的監督機制，從而將稽查檔案建設工作塑造為多元的立體結構，并通過對收集到的信息結構的優化，促進稽查檔案管理工作的升級，發揮收集數據搜集以及數據搜集的作用，提高檔案管理工作的水平。

（二）對民政稽查檔案資源進行整合，實現信息的共享以及流動性

在搜集到稽查檔案時，需要對檔案進行分級管理，從而提高工作效率，更好地進行檔案配置以及整合。在新時代檔案管理也需要適應現代化的發展特征，利用辦公電子化提高檔案處理方式的效率，促進檔案信息的共享，讓稽查檔案管理能夠流動起來，發揮檔案工作的資源整合作用，促進稽查檔案信息的共享，從而避免讓各個機構在進行稽查檔案信息處理時成為信息的孤島[4]。應當構建統一的信息流動平臺，根據部門的不同工作特性設立權限以實現信息的共享，信息的共享也需要信息安全保駕護航，在稽查檔案管理時，相關從業人員需要具備一定的信息安全素養，并通過聘請專業人士定期對網絡安全進行維修，確保信息不被盜用，隱私信息不外流。

（三）完善稽查檔案數據的信息化建設，促進高效工作體制的形成

信息化建設需要相應的資金投入，地方政府需要根據所在地的民政稽查檔案工作量，決定信息建設的投資力度[4]。信息化建設對于稽查檔案數據資料的管理至關重要，也決定著稽查檔案數據未來的發展以及決策作用的發揮，只有認識到信息化建設問題的重要性，才能更好地推動民政稽查檔案信息化系統的建設。在這方面我國一些地區民政稽查檔案管理者并沒有對此有足夠的認識，需要思想上的轉變，在信息化環境的建設上也要積極吸納專業管理人才的加入，保障民政稽查檔案管理工作的安全性。

傳統的手寫檔案方法效率并不高，而且容易出現信息上的錯誤，信息化建設利于信息的實時更新，然而將信息置于網絡環境中，對于從業人員的專業素養也提出了更高要求，管理人員需要具備很強的信息處理能力以及計算機應用能力，才能熟練地對稽查檔案進行信息化管理，相關部門應當注重對檔案管理從業人員的技能培養，注重對其數據分析以及挖掘能力的塑造。

（四）提高工作效率，促進實現檔案資料規范性以及可控性

稽查檔案管理工作和人民群眾的基礎利益密切相連，檔案本身具有一定的不可替代性，一旦出現錯誤將無法挽回，也會影響稽查檔案的后續使用。對此稽查檔案管理人員應當在日常工作中注重對檔案資料的規范管理，通過制定工作規范，對檔案管理的各個環節制定工作標準和要求，以完善的制度提高工作效率，減少不必要的環節對整個工作流程的消耗。運用制度提高稽查檔案管理部門工作質量也是科學管理的有效路徑，在制度建立完畢后也需要設立監督人員對制度進行落實監督，確保各個環節都按照制度的要求完成工作。完善的稽查檔案資料管理制度能夠在收集、歸檔、借閱、保管等環節上提供工作標準，尤其在保密、移交以及檔案銷毀問題上，完善的管理制度能夠讓資料管理的安全性更高，強化可控性，提高工作效率。

三、結語

綜上所述，針對當下我國在民政稽查檔案管理工作中存在的問題，工作人員應當給予足夠的重視，積極學習提高工作質量的方法，強化隊伍的建設，構建完善的檔案管理環境以及制度，通過信息化環境的建設提高工作效率。與之對應的人才隊伍建設工作也需要落實，創新工作形式和工作理念，提高民政稽查檔案的利用率，從而確保民政工作更好地為廣大人民群眾提供服務。

參考文獻

[1]盧瑾. 談信息化對民政檔案管理工作的促進作用[J]. 辦公室業務，2016（1）：116-116.

[2]韓冰. 民政局如何更好地開展檔案管理工作[J]. 辦公室業務，2016（19）：93-93.

[3]王孟軍. 新時代民政局檔案管理工作質量提升分析[J]. 祖國，2016（19）：97-97.

[4]林玉娟. 淺談加強民政檔案管理的措施[J]. 現代交際，2016（6）：112-112.

（作者單位：山東省單縣民政局稽查大隊）