高校辦公室管理現狀及改善措施

楊淮

摘要：隨著國家經濟水平的不斷發展，以及當前發展新形勢的要求，高校辦公室的管理也迎來了新局面。這就要求高校制訂出新的管理制度，提高管理水平，有效保障高校管理水平，維護高校的正常秩序，促進高校的良性健康發展。本文分析了高校辦公室管理的現狀和存在的問題，并提出了改進建議，旨在提高高校管理效率。

關鍵詞：高校辦公室 ? 管理現狀 ? 改善措施

一、高校辦公室管理的現狀

隨著經濟水平和教育水平的不斷提高，國家加大了對教育資金的投入力度，高校的辦學規模也在持續擴大，二級院系逐步興起，學生人數不斷增加，這些都給高校辦公室管理帶來了巨大的挑戰。不僅如此，隨著科學技術水平的不斷發展，高校辦公室也逐漸使用信息化技術來管理教學工作，這對高校辦公室的工作人員提出了更高的要求，他們只有熟練運用信息化技術，才能高效地完成管理工作。另外，國家教育體系的不斷改革，高校辦公室所承擔的職能越來越多，辦公室的工作也更加具有多樣性，這些都給高校辦公室的管理帶來了巨大的挑戰，工作人員只有認清現狀，積極采取改善措施，才能更好地完成辦公室工作。

二、高校辦公室管理的職能及作用

在高校教學工作中，辦公室發揮著很大的作用，它可以保證教學工作的順利進行，保障校園秩序的和諧穩定。高校辦公室既是行政命令的執行者，又是與廣大學生直接接觸的部門。一方面，他們需要推行國家的命令政策，維持學校的正常秩序;另一方面，他們可以與學生直接進行對話，了解校園中的問題，保護學生的合法權益不受侵害。與此同時，高校辦公室還承擔了對外交流的功能，在與其他高等院校的交流中，辦公室是重要的媒介，而且在與二級院系的溝通中，更加需要高校辦公室進行合理有效的溝通，保證二級院系順利地完成教學任務。

另外，高校辦公室不僅要保證教學工作和科研任務的正常進行，還要保障后勤工作順利進行。總而言之，在高校教學工作中，辦公室扮演著服務者的角色。如服務國家、服務教師、服務學生，協調各方關系，提高高校的管理水平，保證校園生活的正常進行。

三、高校辦公室管理存在的問題

1.對辦公室的職能認知不清

隨著高校教學的不斷發展和教學水平的不斷提高，現行的高校辦公室管理制度已不能適應時代發展的需要。而在傳統的高校辦公室管理中，工作人員并不明確自身的管理職能，一旦在教學工作中出現了問題，也無法問責，從而降低了辦公效率。另外，二級學院的創辦，導致高校辦公室的任務更加多樣化。由于二級院系中的教學工作相對獨立，這就需要二級院系辦公室與本部辦公室積極交流和溝通。傳統的高校辦公室管理主要是保證教學工作的順利開展，并下發上級通知，為教師服務，并為學生答疑解惑。而現在，高校的辦學模式和教育模式更加多樣化，在日常生活中也更容易出現問題。如高校辦公室對于一些信息化技術問題和教學新模式沒有清晰的認識，這極大地影響了辦公室服務教學、服務教師、服務學生的職能。

2.辦公室管理落后

隨著高校辦學規模的不斷擴大，使得辦公室的職能更加多元化，且工作量也日益增加，這就造成了部分工作人員在工作中服務意識欠缺，不能及時有效地處理教師和學生的正常訴求，甚至會出現服務態度差等問題，嚴重影響了工作的正常開展，也極大地降低了工作效率。此外，辦公室的日常工作較為煩瑣和枯燥，導致工作人員只能機械地執行上級指令，不能把握主要精神，不能有效地處理學生反映的問題，也不能及時滿足教師的合理要求，這對高校的正常發展極為不利。

3.辦公室管理制度不健全

目前，高校辦公室管理工作存在缺乏規范的制度、辦事流程不規范等問題，所以高校辦公室需要建立健全的管理制度。不僅如此，高校辦公室工作具有枯燥乏味、重復性強等特點，導致工作人員在工作中缺乏積極性，不能按照規章制度來完成工作，嚴重降低了工作效率。這些問題如果不能得到及時解決，就會影響辦事效率，從而影響高校教學工作的正常開展。

4.工作人員積極性不高

高校辦公室的日常工作較為枯燥單一，工作人員的積極性不高，嚴重影響了辦公室的職能，從而導致工作效率較低。另外，在日常管理中，高校辦公室缺乏激勵制度來激發工作人員的工作熱情。由此可見，高校必須建立激勵制度，讓工作人員獲得成就感和認同感，以調動工作熱情，提高工作效率。

四、高校辦公室管理的改善措施

1.高校提高對辦公室管理的重視程度

二級院系辦公室在高校扮演著協調和執行指令的重要作用，在高校的日常工作中，辦公室是不可或缺的重要部門。當前，高校對于辦公室的重視程度不夠，導致辦公室管理的發展滯后，無法發揮其最大的作用。因此，高校只有加強對辦公室工作和管理的重視程度，才能充分發揮辦公室管理在高校教學中的作用。同時，對于辦公室的工作，領導也要適時視察，并對工作人員進行慰問和鼓勵，增強工作人員的認同感，并在開學等辦公室任務繁重的時候，給予辦公室工作人員一定的福利，以便調動他們的工作積極性。

2.明確辦公室職能

傳統的高校辦公室體制已不能適應教育發展的需要，所以在建立新的高校辦公室體制時，首先就要明確辦公室的職能。對于高校事務的管理方面，辦公室應該多進行宏觀調控，具體的執行可交由團支書等人員負責，讓學生進行自我管理。同時，高校要積極與社會接軌，大力吸收外界資源，以便更好地為學校服務。另外，在與二級學院的交往溝通中，高校辦公室更要明確自身的定位和職能，將教學工作和社會發展需要結合起來，讓學生既可以更好地學習文化知識，又能順應社會發展的需要。只有這樣，才能讓辦公室為高校、教師和學生服務。

3.建立健全規范的管理制度

在日常管理過程中，高校辦公室要建立健全的規章制度，加強對工作人員的管理，從而使他們更好地完成辦公室工作。由于高校辦公室的管理工作涉及范圍廣，服務對象較多，很容易出現雜亂無章的問題。因此，高校辦公室必須建立完善的規章制度，使工作可以順利進行，并在出現問題時進行追責，從而擺正工作人員的工作態度，調動工作人員的積極性。

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（作者單位：泉州幼兒師范高等專科學校）