現代水行政執法文書檔案的管理措施分析

鄒利

摘要：水行政執法監管人員實踐中逐步形成的執法檔案有著一定的保存價值。執法檔案中被統一保管的文字、圖片、圖表、錄像以及錄音等多形式的文件資料，按照歸檔制度作為真實的歷史記錄，這些資料反映的是水行政執法實踐的成果，記錄了實踐活動時的真實情況，不僅可以作為一般文書具有查找利用的職能，還是行政法律訴訟時依據的法律性文件。在實際情況中。水行政執法的檔案存管存在一定的缺陷，而如何解決這些缺陷是本文寫作的主要討論內容。

關鍵詞：水行政執法；檔案管理；問題和對策

一、當今水行政執法檔案管理存在的漏洞及其緣由

1.案卷不集中，歸檔不及時

水政執法檔案的文書檔案性能和法律憑證性能，決定著執法檔案的重要性，完整的執法檔案是提高水行政執法的工作效率和工作質量的必要條件。而現實情況是水政執法檔案管理散落，資料不齊全。導致這一問題的原因在于職權交叉，水政執法檔案管理所涉及的業務部門多，各司其職，自行立卷歸檔，并未融會貫通，甚至是有些直接融入業務工作中，暫未形成專門的水政執法檔案。水政執法橫向指導，縱向監察職責不分明。

2.案卷材料缺失、不規范，亂碼排列

據抽查已辦水政執法案卷的結果發現，水政執法案卷存在著“不及時，不完整，不規范，無專人”的問題，執法過程和檔案管理之間存在著嚴重的脫節。同時，檔案存放排列是出現嚴重亂排序現象，并未按檔案屬性或是單獨排列或是兩者相結合的方法進行排列，為以后得查找利用增添許多無用功，更甚者有些案卷顯示資料不齊全，證據材料缺失等問題，容易給作為法律憑證的性能造成隱患。而造成這些的原因主要癥狀在于管理人員素質良莠不齊，缺乏水政執法檔案管理的規范化文件。

3.案卷材料填寫不規范，問題頗多

在翻閱水政執法案卷時，不難發現執法文字敷衍潦草，隨意涂改，用圓珠筆隨意填寫。除此之外，還會發現原本是應領導或是案卷承辦人簽字，卻被機打的文字取代；案件送達回證中時卻沒有回證當事人便宜；詢問記錄里未備錄“記錄屬實”四個字樣；行政處罰通知單上被告人簽字的時間早于案發時間等等。造成這一系列的主要原因在于執法人員的業務素質低下，案卷知識缺乏，不清楚案卷材料因作為法律文書憑證，不能隨意修改或者填充。

二、水行政執法檔案管理的策略

1.梳理管理機制，實現檔案集中化、系統化管理

水政執法檔案管理現狀中，最根本的原因在于各水政業務部門職權混淆，縱向職權劃分不明，建檔、歸檔混亂。所以，建立清晰明朗的水行政執法檔案管理機制，設立監督小組，實現有序的檔案集中，解決以往檔案管理中歸檔不及時，證據資料缺失的現象。另外，針對案卷排列不規范，僅憑著檔案整理人員的工作經驗和一般文書擺放知識隨意存檔這一問題，水務系統必須發放統一的水務行政執法文書樣本，嚴格按照要求統一格式將資料歸為檔案，缺一不可，并嚴格有序的排列擺放。

2.增強水政執法人員的業務素質和基層管理人員的檔案意識

定期定時地給水政執法人員進行業務培訓，不僅是從執法人員自身出發，這也是水政執法工作的必然要求。水政執法人員工作專業知識的缺乏，業務不熟悉，導致執法水平較低。在實際案例中，因執法人員的失誤，比如，水行政處罰文書與繳款文書的主體不一致，詢問筆錄未寫有“以上情況屬實”字樣，這表示詢問筆錄并非和違法當事人所述一致，在法律方面不能成為直接有效的證據，授權委托書制度不規范等等，致使案件變成鐵案的情況是存在的。由此可見，執法人員的業務培訓是必要的，能規范執法人員的執法程序，提高水政執法人員的執法水平。

水行政執法檔案的法律憑證性能，決定著基層管理人員不能把執法檔案當做一般的文書看待。培養基層檔案管理人員的檔案意識，利用統一的水行政檔案管理機制制約編卷、歸檔的員工，擯棄自己以往的工作慣性，根據執法檔案資料的潛在聯系，有邏輯地反映執法活動的歷史軌跡，這就意味著，水行政執法檔案文書不按常規的文書年度分類，而是采取項目分類。

3.促使水行政執法文書檔案資料歸檔管理的標準化

《關于印發水行政執法文書檔案管理辦法》文件中提及到管理水行政執法檔案資料的相關規定，要求嚴格確認立卷歸檔的資料的真實性、無誤性、全面性。首先認真搜集、整理、編輯水行政執法檔案資料，其次，目別匯分歸檔，最后，執法資料都有著統一格式、統一標準。

4.培養和提升水行政檔案文書管理人員的職業素養和業務技能

檔案文書管理人員的選擇，遵循以下幾方面，第一，要挑選政治素養好，熟悉檔案管理工作的人員；第二，選擇有一定法律基礎的，能熟知水政法律法規的人員；第三，選擇責任心強，熱愛水行政執法工作的文書管理人員。除此之外，管理文員的培訓不能落下，隨著水行政執法工作的不斷成熟和檔案管理技術的進步，檔案管理人員要與時俱進，在掌握水政法律法規、執法程序和檔案管理的相關知識的基礎上，學會利用電腦技術實現電子文件檔案管理。在面對不斷地工作挑戰時，不斷充實自己，完善工作技能，更好地適應新時代新時期的水行政執法檔案管理工作。

5.建立“問責制度”和“檔案調用管理制度”

在實際執法檔案工作中，存在個別執法工作人員檔案意識欠缺，僅注重實體，認為查清違法事實，追究違法當事人的責任就一了了之，不關注問題材料的形成和累積，而水政執法檔案恰恰記錄的是水政執法人員依法管水的詳細過程，是執法人員依法行政的強有力依據。所以，檔案管理人員在負責整理檔案資料、證據時，針對那些證據缺失、詢問記錄中沒有“以上情況屬實”的字樣等問題案卷，交由監督小組，問責水行政執法人員執法程序不當。同時，違法案件經辦人在抽調案件案卷檔案時，需配備一名專門負責次案件的檔案管理人員，并且在專門的場地保管檔案資料，做到“專人、專室”。

三、結束語

水行政執法檔案資料規范化管理是評判水行政執法水平高低的一個重要依據。現行的水行政執法檔案管理運行中存在著上述提及的問題，對公正、公平的執法工作或多或少的產生了一些影響，規范水行政執法檔案資料管理是實現依法行政、依法治水、依法管水的重要前提，亦是重大保障。完善水行政執法檔案管理工作，讓水資源可持續使用保駕護航。

參考文獻

[1]劉麗紅.論水政執法檔案管理中存在的問題和對策[J].檔案天地2014，（7）：50-51.

[2]王金蘭.現代水行政執法文書檔案管理研究[J].黑龍江水利，2014，（11）：6-7.

（作者單位：云南省香格里拉市水務局）