論醫院檔案的利用與服務

朱小青

[摘 要] 醫院檔案能否得到充分的利用將對醫院經營管理及其職能的發揮產生重大影響，必須要采取有效的措施來提高醫院檔案的利用率，確保其能夠更好地服務于醫院經營管理工作，這將會給醫院的發展注入源源不斷的生機和活力。文章將對醫院檔案利用與服務工作現狀及存在的主要問題加以探討和分析，并提出相應的改進對策，以期能夠最大化地展現出醫院檔案的功能和價值，進而推動醫院的可持續發展步伐。

[關鍵詞] 醫院檔案；利用；服務

[中圖分類號] R197.32

1 前 言

在醫院的經營管理過程中形成了非常寶貴的檔案資料，在教學、科研、醫療等領域中都起到了關鍵性的作用，如何能夠將醫院檔案價值最大限度地挖掘出來，充分展現其服務職能，值得相關工作人員予以深思。然而在當前醫院檔案利用與服務工作中仍然潛存不少的問題亟待解決，否則將會嚴重影響到醫院檔案的利用率，要求檔案管理人員能夠嚴格履行自身職責，將醫院檔案管理工作落實到位，為醫院檔案利用與服務工作的規范化發展提供有力的支持和保障。

2 醫院檔案利用與服務工作現狀

2.1 醫院檔案相對匱乏

雖然醫院檔案的種類較多，看似覆蓋了會計、人事、醫療等層面，可是從各種類型檔案的數量來看，文書檔案占據著絕大部分，其他類型的檔案則少之又少，而且在這些檔案中只有很少的一部分能夠供社會公眾查閱，剩余的檔案大多只能夠為醫院服務，社會公眾很難從中挖掘出自己需要的內容。

2.2 檔案管理方法落后

在檔案管理方法上，醫院檔案通常是由人工進行管理，在醫院中建立有專門的檔案保管室，檔案管理人員只是在計算機上對醫院檔案進行編目，以供用戶進行查找，紙質檔案受到損壞的概率較高，稍有不慎就會導致珍貴的檔案資料發生遺失。而不少醫院都尚未進行電子化管理，檔案服務對象相對固定，不便于社會公眾的查閱，這給醫院檔案利用與服務工作增加了一定的困難。

2.3 檔案管理人員素質偏低

檔案管理人員作為醫院檔案管理工作的主要負責人，其身上肩負的職責重大，不僅需要對檔案進行妥善保管，更要保證醫院檔案的服務功能可以有效地發揮出來。然而不少醫院檔案管理人員都身兼數職，他們沒有接受過系統的培訓，對檔案管理工作的流程和要點缺乏足夠的認識，致使醫院檔案利用與服務工作陷入了困境。

3 提高醫院檔案利用與服務工作水平的有效路徑

3.1 不斷提高室藏檔案數量和質量

種類豐富、數量龐大、質量較高的室藏檔案是保證醫院檔案社會職能得以充分發揮的必要前提，在重視豐富室藏檔案數量的同時，更要從征集的檔案中選擇出優質檔案，將不具備保存價值的篩除出去，以扭轉傳統醫院檔案管理工作的弊病，減輕檔案管理的工作量。醫院要從多個渠道來收集檔案，爭取面向整個社會，這樣檔案的價值就會進一步提高，還會被社會公眾所廣為熟知，其社會功能的發揮也將不再是一個難題。醫院檔案的收集工作是一項長期、艱巨的任務，檔案管理人員要能夠準確判斷出被征集檔案是否具備收錄價值，還要認識到當前醫院檔案中缺少哪種類型的檔案，有針對性地開展檔案收集工作，這會讓檔案收集工作變得更具有實效性。

3.2 拓寬檔案服務方式

其一，由于用戶對醫院檔案的使用需求在不斷發生變化，醫院檔案部門應與時俱進，深入挖掘用戶的需求，加強對檔案信息的深度分析和加工，將同一類型的檔案集中歸納到一起進行統一管理，還可以將檔案信息與網絡信息資源有機聯系到一起，致力于給用戶提供細致周到的檔案信息服務，滿足不同用戶的個性化檔案利用需求，此舉將會贏得廣大用戶的認可和青睞。其二，檔案的咨詢服務是醫院檔案部門給檔案用戶提供的特色服務，用戶對檔案的任何疑問都可以咨詢相關工作人員，由其負責給檔案用戶答疑解惑，當然了，醫院檔案部門應積極拓展服務渠道，開通網絡咨詢服務，以便于更加便利地與用戶進行溝通和交流。其三，大力推廣現行文件閱讀服務，給用戶創建閱讀醫院檔案的平臺，讓更多的用戶能夠查閱醫院檔案信息，以實現醫院檔案信息的共享。除此之外，醫院檔案部門還可以給用戶提供檔案展覽服務、檔案文化休閑服務等，并從各種服務形式的開展中了解檔案信息的利用情況，找出當前醫院檔案利用與服務工作中的不足之處并加以改進，促進醫院檔案利用率的不斷提升，彰顯醫院檔案的服務價值。

3.3 提高醫院檔案的現代化管理水平

現代信息技術在醫院檔案管理工作中的應用是一個必然趨勢，借助計算機設備和網絡與信息技術來實現檔案信息的采集、分析、處理、共享，取得的效果非常顯著，促使醫院檔案利用與服務工作向著更高的效率全面邁進。醫院領導應充分認識到現代管理理念和管理技術在醫院檔案管理工作中運用的必要性和迫切性，加大資金投入力度，對硬件設備和軟件系統加以更新和優化，給醫院檔案信息化建設提供有力支撐。而在醫院檔案信息的共享方面，需要立即著手構建信息網絡，包括醫院內部信息網和公共信息網，前者負責保管醫院的機密檔案，只有醫院工作人員能夠使用這些檔案信息資源，防止那些重要的檔案信息外泄而危害到醫院的利益；后者則要面向全體社會公眾開放，所有社會公眾都可以根據自身的實際需求來查找和使用醫院檔案信息，有助于醫院檔案服務功能的進一步發揮。

3.4 提高檔案管理人員的素質

新的時代要求檔案管理人員必須投身于社會，把自己的知識、才學奉獻給社會的同時將新的形象展示給社會。檔案管理人員的新形象應是具有較高的修養、情操以及醫院檔案部門所特有的良好風范與氣質，能夠以良好的職業道德贏得社會公眾的敬重，從而提高醫院檔案部門的社會地位，更好地實現醫院檔案部門的社會服務功能。同時檔案管理人員要加強檔案管理知識的學習，檔案管理現代化涉及計算機軟硬件與掃描技術、數字影像處理技術、存儲技術和檔案管理的基礎知識，絕不是只懂得計算機技術或只懂得紙質等載體檔案管理知識的人所能勝任的，所以應加強檔案管理人員相關專業知識的培養，使之能夠熟練掌握計算機基本知識、網絡知識和操作技術，不斷提高檔案管理人員的知識水平和業務素質，實現檔案管理由手工操作向現代化管理的轉變。

4 結 論

傳統醫院檔案管理觀念的滯后性使得檔案的利用與服務工作遭遇了重重困難，在新時期醫院檔案的服務對象已經成為全體社會公眾，不能再繼續沿用傳統觀念實施檔案管理工作。為了保證醫院檔案管理工作的實效性，應不斷豐富醫院檔案數量，提高檔案質量，給用戶提供多種多樣的服務，與此同時，還要重視提升檔案的信息化管理水平，加強對檔案管理人員的業務培訓，從而促進醫院檔案利用與服務工作的穩定有序開展。

參考文獻：

[1]田建軍.探究醫院檔案的利用與服務價值[J].辦公室業務，2015（18）.

[2]趙美玉.淺談醫院檔案的利用與服務工作[J].黑龍江史志，2013（7）.

[3]王璐穎，軻鑫.檔案數字化的質量和安全保密控制[J].檔案學研究，2011（4）.