城市園林檔案管理的若干建議

王海燕

摘要：近些年來，城鎮化發展進程相當迅猛。園林綠化實踐也在原有基礎上取得較為明顯的進步，不斷突出園林綠化檔案管理的價值與作用，社會各界都已經逐步提高對園林綠化檔案的重視程度。檔案管理部門面對的主要問題就是如何針對園林檔案管理質量以及水平進行提升，將更為良好的檔案服務提供給城市，用于建設以及各項工作的順利開展。本文主要針對城市園林檔案管理進行客觀分析，并針對其中存在的問題，制定合理措施與建議，這對城市園林檔案管理工作的順利開展有積極意義，同時也為城市的進一步發展打下堅實基礎。這可充分說明城市園林檔案管理工作的重要性與必要性。

關鍵詞：園林檔案管理? ?計算機? ?制度? ?素質

在城建檔案中，園林綠化檔案作為不可缺少的組成部分存在，也在其中占據重要位置，某一個單位或者個人在園林綠化可記中所形成的一系列資料，都由園林綠化檔案進行真實記錄，具有一定的參考價值，為城市發展與建設打下堅實基礎。園林基礎資料、風景園林建設資料以及城市綠化建設資料等，是組成園林綠化檔案的幾個重要內容。園林基礎資料主要涉及到園林史料、園林建筑圖以及文字資料的內容。園林新建、擴建以及改建工程項目則在風景園林建設涵蓋范圍之內。居民綠地、生產綠地所產生的一系列檔案資料，由城市綠化建設資料負責。除此之外，還會有一系列綜合管理資料。也就是說在實際進行園林綠化檔案管理工作過程中，必須實現對上述內容的綜合考慮。

一、利用計算機優化城市園林檔案管理

傳統檔案主要是以紙質的形式存在，在材質的影響之下，會有很多不可避免的問題存在于管理過程當中，首先從檔案分類編號角度進行分析，新增加的檔案從屬性上來說，必須排列在前面，但實際上會通過編制在后面的方式實現對編號連續性的保障。從外在形式來說，檔案分類標號的一致性得到高度統一，但是對以后各項工作的順利開展都帶來極大阻礙，尤其是查閱以及整理工作面臨極大難度[1]。為在真正意義上實現這上述現象的解決，需要在檔案管理當中科學應用計算機技術，將一定的便捷性帶給檔案開展一系列管理工作，在檔案管理中，計算機技術可實現對自身優勢與作用的最大限度發揮。城市園林檔案科學性以及合理性得到真正意義上的提升，尤其是其管理水平得到不斷優化與完善，進而促使城市園林檔案管理在原有基礎上得到較大幅度的進步。

二、完善園林檔案相關制度

（一）完善收集制度

首先，必須提高對園林檔案管理部門登記工作的重視程度，將其作為園林建設工程審批不可缺少的一部分內容進行。園林檔案管理部門在實際進行資料收集過程當中，主要涉及到施工單位施工前以及施工中的一系列內容，但是也不能忽略工程竣工后所提供資料的重要性。這是工程驗收較為重要的組成部分。管理人員在分類檔案過程當中。需要嚴格遵守相關標準與要求。在此基礎上進行科學合理的建檔工作。

（二）完善存放制度

可針對檔案存放處進行區域劃分以及編號工作，并且針對直觀的區域圖進行準確繪制。編號工作也可針對區域內的檔案柜進行，編號過程當中可對多種方式進行使用，現階段最為普遍的就是“區域號+檔案柜號”，擺放在檔案柜當中的檔案也可進行嚴格標號，標號方式主要是將“區域號+檔案柜號+檔案號”作為主要依據，對于檔案資料較少處于初步建設階段的檔案管理處，可利用其它方式進行檔案標號存放工作。編制檔案存放卡以及實現對檔案編號的明確標注，是在園林檔案編號存放完成工作的基礎上進行，尤其是要根據檔案資料編寫相關關鍵詞，為后續查詢工作的順利開展打下基礎[2]。

（三）完善查閱索引制度

結合實際針對查閱登記制度進行不斷的優化與完善。很多工作在開展之前，都需要借助園林檔案室進行檔案資料查詢工作，其中主要涉及到園林設計、政策決策以及學術研究等。這部分人員在查閱檔案時必須進行實名登記。尤其是在公開園林檔案信息時，必須提高對設計圖紙以及知識產權的重視程度。借助法律的手段對其進行有效保護。

（四）完善移交制度

首先可通過建立檔案室值班制度的方式，實現對日常交接管理的不斷強化。如果有意外事故發生，可以真正做到追究到個人[3]。必須提高對各項隱患排查工作的重視程度，其中主要涉及到火災以及漏水等，檔案管理人員必須從自身著手，實現對保護意識以及警惕性的不斷提升。其次是通過建立負責人移交制度實現對檔案的進一步保障。檔案管理會不可避免的涉及到負責人移交問題，在移交之前必須保障檔案沒有大規模的損毀以及遺失問題。所有目標都得到滿足后才可以真正調離。最后是根據檔案管理單位以及科室等建立相關移交制度，對其進行不斷地合并或者分立。防止檔案遺失以及損毀問題出現在其中，進一步避免漏交以及移交問題的出現。

三、提高園林檔案管理人員素質

（一）提高園林檔案管理人員專業素質

通過對園林檔案管理人員進行分析后可以發現，其組成人員較為復雜，兼職人員、沒有相關知識以及技能的人員，都可進行檔案管理工作，這是導致檔案管理隊伍專業素質長期得不到有效提升的主要原因。為在真正意義上實現去上述現象的改善，我們可從以下兩個方面著手，進而促使相關人員實現對自身專業素質以及綜合水平的進一步提升[4]。首先是開展專業限制，在補充檔案管理隊伍時提高門檻部分高校有針對檔案管理工作所設定的專業，因此在補充檔案管理隊伍時，可通過專場招聘的方式實現對高素質人才的獲取。或者是在事業單位公務員考試中將園林檔案管理隊伍設為獨立名額，根據專業做出一定限制，通過這種途徑可實現對綜合管理人員素質的進一步提升。其次是針對現有檔案管理人員進行科學定期的培訓。通過對培訓力度的不斷加大，提升檔案管理工作人員的素質與水平。將園林檔案管理工作流程作為主要依據，開展科學有效的培訓工作，培訓出專業的管理人員進行檔案管理工作。

（二）提高園林檔案管理人員職業素質

專業素質不高的問題長期困擾園林檔案管理人員，除此之外還有職業素養較低的問題存在，沒有認識到園林檔案管理工作的重要性以及管理意識較為淡薄等，都可真實反應出園林檔案管理人員職業素質較低，尤其是在崗位職能方面存在較弱的問題[5]。部分園林檔案管理人員甚至錯誤地認為園林檔案沒有任何價值，就算毀壞或者遺失園林檔案也不重要，因此，在工作中主動整理以及管理的現象幾乎不存在。可通過集體學習觀看視頻的方式實現對檔案管理工作人員意識的提升，利用組織各種講座以及活動的方式，進一步提高檔案管理工作人員的崗位意識與管理意識。其次是可針對監督渠道進行拓寬，除內部監督以及外部監督之外，還要利用多種監督的協調作用，其中主要涉及到群眾監督以及政協監督等。最后是結合實際開展適當的園林檔案展覽工作。通過各種方法最大限度激發管理人員的創造性與積極性，促使檔案管理工作人員的職業價值感得到不斷增強。

四、注重開發利用

利用以及開發是檔案管理工作的最終目標。因此，在針對園林綠化工程檔案進行管理時，不僅可實現對工程施工情況的真實記錄，同時也可將較為準確的參考依據提供給后續維護與管理工作，面向全社會提供服務[6]，最大限度發揮檔案的價值與作用。在實際開展檔案管理工作過程當中，必須結合實際，實現對科學管理方法與手段的有效應用，促使其工作效果得到真正意義上的改善。從檔案管理工作人員以及綠化部門來說，必須給予檔案管理工作應有的重視。從檔案資料以及各個細節著手，實現對多種管理方法的不斷開拓。

五、結語

各個區域在進行城市園林檔案管理工作時，會有不可避免的差異性存在。因此，在實際開展城市園林檔案管理工作過程當中，必須結合地方實際。園林綠化檔案作為一種具有參考價值與作用的原始資料，存在于城建工作當中。我們必須提高對園林綠化檔案管理工作的重視程度，借助必要的措施與手段對其進行不斷完善、優化，尤其是要在客觀分析其中存在問題的基礎上，對其進行逐步解決。這是協調城市各方面建設與發展的重要途徑，也可將更加良好的生態環境提供給人們，這對人們生活質量以及生活水平的進一步提升有積極意義。從宏觀角度來說，也可進一步推動我國社會與經濟發展。

參考文獻：

[1]拓艷萍.依法治檔科學管檔——提高城建檔案管理水平的若干建議[J].辦公室業務，2017，（15）：112.

[2]王春敏，劉敏，李素敏.關于農業科研檔案管理工作的若干對策和建議[J].天津農業科學，2016，（01）：129-131.

[3]董金紅.“城市園林綠化檔案管理”存在的問題及對策[J].現代商業，2013，（33）：117.

[4]林紹妹.對城市園林綠化檔案工作有效管理的思考[J].長江叢刊，2016，（09）：117.

[5]高小霞.淺談園林檔案管理存在的問題及對策[J].房地產導刊：中，2014，（05）：365.

[6]姜東昕.加強園林科研檔案管理為城市園林綠化建設服務[J].辦公室業務，2014，（11）：188-189.

（作者單位：龍口市園林管理處）在城建檔案中，園林綠化檔案作為不可缺少的組成部分存在，也在其中占據重要位置，某一個單位或者個人在園林綠化可記中所形成的一系列資料，都由園林綠化檔案進行真實記錄，具有一定的參考價值，為城市發展與建設打下堅實基礎。園林基礎資料、風景園林建設資料以及城市綠化建設資料等，是組成園林綠化檔案的幾個重要內容。園林基礎資料主要涉及到園林史料、園林建筑圖以及文字資料的內容。園林新建、擴建以及改建工程項目則在風景園林建設涵蓋范圍之內。居民綠地、生產綠地所產生的一系列檔案資料，由城市綠化建設資料負責。除此之外，還會有一系列綜合管理資料。也就是說在實際進行園林綠化檔案管理工作過程中，必須實現對上述內容的綜合考慮。

一、利用計算機優化城市園林檔案管理

傳統檔案主要是以紙質的形式存在，在材質的影響之下，會有很多不可避免的問題存在于管理過程當中，首先從檔案分類編號角度進行分析，新增加的檔案從屬性上來說，必須排列在前面，但實際上會通過編制在后面的方式實現對編號連續性的保障。從外在形式來說，檔案分類標號的一致性得到高度統一，但是對以后各項工作的順利開展都帶來極大阻礙，尤其是查閱以及整理工作面臨極大難度[1]。為在真正意義上實現這上述現象的解決，需要在檔案管理當中科學應用計算機技術，將一定的便捷性帶給檔案開展一系列管理工作，在檔案管理中，計算機技術可實現對自身優勢與作用的最大限度發揮。城市園林檔案科學性以及合理性得到真正意義上的提升，尤其是其管理水平得到不斷優化與完善，進而促使城市園林檔案管理在原有基礎上得到較大幅度的進步。

二、完善園林檔案相關制度

（一）完善收集制度

首先，必須提高對園林檔案管理部門登記工作的重視程度，將其作為園林建設工程審批不可缺少的一部分內容進行。園林檔案管理部門在實際進行資料收集過程當中，主要涉及到施工單位施工前以及施工中的一系列內容，但是也不能忽略工程竣工后所提供資料的重要性。這是工程驗收較為重要的組成部分。管理人員在分類檔案過程當中。需要嚴格遵守相關標準與要求。在此基礎上進行科學合理的建檔工作。

（二）完善存放制度

可針對檔案存放處進行區域劃分以及編號工作，并且針對直觀的區域圖進行準確繪制。編號工作也可針對區域內的檔案柜進行，編號過程當中可對多種方式進行使用，現階段最為普遍的就是“區域號+檔案柜號”，擺放在檔案柜當中的檔案也可進行嚴格標號，標號方式主要是將“區域號+檔案柜號+檔案號”作為主要依據，對于檔案資料較少處于初步建設階段的檔案管理處，可利用其它方式進行檔案標號存放工作。編制檔案存放卡以及實現對檔案編號的明確標注，是在園林檔案編號存放完成工作的基礎上進行，尤其是要根據檔案資料編寫相關關鍵詞，為后續查詢工作的順利開展打下基礎[2]。

（三）完善查閱索引制度

結合實際針對查閱登記制度進行不斷的優化與完善。很多工作在開展之前，都需要借助園林檔案室進行檔案資料查詢工作，其中主要涉及到園林設計、政策決策以及學術研究等。這部分人員在查閱檔案時必須進行實名登記。尤其是在公開園林檔案信息時，必須提高對設計圖紙以及知識產權的重視程度。借助法律的手段對其進行有效保護。

（四）完善移交制度

首先可通過建立檔案室值班制度的方式，實現對日常交接管理的不斷強化。如果有意外事故發生，可以真正做到追究到個人[3]。必須提高對各項隱患排查工作的重視程度，其中主要涉及到火災以及漏水等，檔案管理人員必須從自身著手，實現對保護意識以及警惕性的不斷提升。其次是通過建立負責人移交制度實現對檔案的進一步保障。檔案管理會不可避免的涉及到負責人移交問題，在移交之前必須保障檔案沒有大規模的損毀以及遺失問題。所有目標都得到滿足后才可以真正調離。最后是根據檔案管理單位以及科室等建立相關移交制度，對其進行不斷地合并或者分立。防止檔案遺失以及損毀問題出現在其中，進一步避免漏交以及移交問題的出現。

三、提高園林檔案管理人員素質

（一）提高園林檔案管理人員專業素質

通過對園林檔案管理人員進行分析后可以發現，其組成人員較為復雜，兼職人員、沒有相關知識以及技能的人員，都可進行檔案管理工作，這是導致檔案管理隊伍專業素質長期得不到有效提升的主要原因。為在真正意義上實現去上述現象的改善，我們可從以下兩個方面著手，進而促使相關人員實現對自身專業素質以及綜合水平的進一步提升[4]。首先是開展專業限制，在補充檔案管理隊伍時提高門檻部分高校有針對檔案管理工作所設定的專業，因此在補充檔案管理隊伍時，可通過專場招聘的方式實現對高素質人才的獲取。或者是在事業單位公務員考試中將園林檔案管理隊伍設為獨立名額，根據專業做出一定限制，通過這種途徑可實現對綜合管理人員素質的進一步提升。其次是針對現有檔案管理人員進行科學定期的培訓。通過對培訓力度的不斷加大，提升檔案管理工作人員的素質與水平。將園林檔案管理工作流程作為主要依據，開展科學有效的培訓工作，培訓出專業的管理人員進行檔案管理工作。

（二）提高園林檔案管理人員職業素質

專業素質不高的問題長期困擾園林檔案管理人員，除此之外還有職業素養較低的問題存在，沒有認識到園林檔案管理工作的重要性以及管理意識較為淡薄等，都可真實反應出園林檔案管理人員職業素質較低，尤其是在崗位職能方面存在較弱的問題[5]。部分園林檔案管理人員甚至錯誤地認為園林檔案沒有任何價值，就算毀壞或者遺失園林檔案也不重要，因此，在工作中主動整理以及管理的現象幾乎不存在。可通過集體學習觀看視頻的方式實現對檔案管理工作人員意識的提升，利用組織各種講座以及活動的方式，進一步提高檔案管理工作人員的崗位意識與管理意識。其次是可針對監督渠道進行拓寬，除內部監督以及外部監督之外，還要利用多種監督的協調作用，其中主要涉及到群眾監督以及政協監督等。最后是結合實際開展適當的園林檔案展覽工作。通過各種方法最大限度激發管理人員的創造性與積極性，促使檔案管理工作人員的職業價值感得到不斷增強。

四、注重開發利用

利用以及開發是檔案管理工作的最終目標。因此，在針對園林綠化工程檔案進行管理時，不僅可實現對工程施工情況的真實記錄，同時也可將較為準確的參考依據提供給后續維護與管理工作，面向全社會提供服務[6]，最大限度發揮檔案的價值與作用。在實際開展檔案管理工作過程當中，必須結合實際，實現對科學管理方法與手段的有效應用，促使其工作效果得到真正意義上的改善。從檔案管理工作人員以及綠化部門來說，必須給予檔案管理工作應有的重視。從檔案資料以及各個細節著手，實現對多種管理方法的不斷開拓。

五、結語

各個區域在進行城市園林檔案管理工作時，會有不可避免的差異性存在。因此，在實際開展城市園林檔案管理工作過程當中，必須結合地方實際。園林綠化檔案作為一種具有參考價值與作用的原始資料，存在于城建工作當中。我們必須提高對園林綠化檔案管理工作的重視程度，借助必要的措施與手段對其進行不斷完善、優化，尤其是要在客觀分析其中存在問題的基礎上，對其進行逐步解決。這是協調城市各方面建設與發展的重要途徑，也可將更加良好的生態環境提供給人們，這對人們生活質量以及生活水平的進一步提升有積極意義。從宏觀角度來說，也可進一步推動我國社會與經濟發展。

參考文獻：

[1]拓艷萍.依法治檔科學管檔——提高城建檔案管理水平的若干建議[J].辦公室業務，2017，（15）：112.

[2]王春敏，劉敏，李素敏.關于農業科研檔案管理工作的若干對策和建議[J].天津農業科學，2016，（01）：129-131.

[3]董金紅.“城市園林綠化檔案管理”存在的問題及對策[J].現代商業，2013，（33）：117.

[4]林紹妹.對城市園林綠化檔案工作有效管理的思考[J].長江叢刊，2016，（09）：117.

[5]高小霞.淺談園林檔案管理存在的問題及對策[J].房地產導刊：中，2014，（05）：365.

[6]姜東昕.加強園林科研檔案管理為城市園林綠化建設服務[J].辦公室業務，2014，（11）：188-189.

（作者單位：龍口市園林管理處）