論提升檔案管理信息化建設的有效途徑

摘 要：隨著我國社會經濟與信息技術水平的快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案的數(shù)量快速增加，這就需要事業(yè)單位檔案管理工作需要不斷優(yōu)化形式。當前，檔案管理信息化是檔案管理發(fā)展的趨勢和潮流，但是在事業(yè)單位檔案管理信息化過程中存在著諸多問題，嚴重影響了檔案信息化建設的進程。所以，這就需要事業(yè)單位應該加強對于這些問題的重視，認識影響檔案信息化管理工作的影響因素。本文以論提升檔案管理信息化建設的有效途徑為題，通過對于這些問題進行分析，提出了解決的策略，旨在能夠有效提高事業(yè)單位檔案信息化管理，促進各項工作平穩(wěn)運行。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化；問題；方法

事業(yè)單位檔案管理信息化建設主要就是優(yōu)化檔案文件的保存方式，所以這就需要事業(yè)單位應該不斷利用先進的信息技術和手段來轉換物質資源，提高資源的信息化水平。然后有效開展保存工作，建立起檔案數(shù)據(jù)庫以及檔案目錄數(shù)據(jù)庫，為事業(yè)單位的每個工作人員提供優(yōu)質的服務。同時，檔案的信息化建設還應該有效解決傳統(tǒng)的檔案管理方法，取其精華，使兩者形成很好的補充，實現(xiàn)共同發(fā)展的最終目的?，F(xiàn)階段下我國事業(yè)單位的檔案管理工作還有一些不足，管理人員一定要意識到檔案管理工作的重要性，積極應對檔案管理信息化建設中的若干問題，努力促進和提升檔案管理信息化建設。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設中的若干問題

1.1 檔案信息資源沒得到合理的開發(fā)

當前，我國事業(yè)單位對于檔案信息資源沒有進行有效的開發(fā)和利用，采集檔案信息資源方面的內容比較少，有的時候存在著信息資源重復加工的情況，嚴重影響了信息化資源的質量。我國檔案開放的比重整體來說還是處于低水平的，盡管我國建設了許多信息化數(shù)據(jù)庫，但是許多數(shù)據(jù)資源都沒有得到有效的利用，造成了資源的浪費。

1.2 缺乏保護檔案安全的措施

一般來說，事業(yè)單位的檔案資料與普通的檔案資料是不一樣的，有的時候會涉及到一些國家的機密信息，所以在處理文件的時候，應該更加注重文件的安全性。但是在日常工作中，事業(yè)單位很容易就會忽視這個問題，這樣就會有泄露信息的隱患。一些事業(yè)單位對于公開的信息資料審查不夠嚴格，有的時候因為計算機瀏覽一些危險網頁而造成機密文件泄露。正是因為事業(yè)單位在進行檔案管理的時候沒有采取有效的安全措施，所以導致其存在著一些危險。

1.3 檔案管理人員素質低下

一般來說，事業(yè)單位的檔案管理工作屬于平淡無奇的工作，所以很難吸引優(yōu)秀且專業(yè)的人才。這樣就會使事業(yè)單位檔案管理人員大多是缺少檔案管理經驗，并且沒有接受過專業(yè)的檔案管理訓練。有的時候檔案管理工作人員經常調動崗位，使其出現(xiàn)混亂的局面。有的時候會出現(xiàn)文件丟失的情況。所以，只有不斷提高檔案管理人員的素質，保證檔案管理工作的效率，才能夠更好地為事業(yè)單位的發(fā)展提供堅實的基礎班。

1.4 檔案檢索效率低下

檔案的檢索方式可以分為計算機檢索和手動檢索兩種方式，檢索的效率在很大程度上就會依賴工具，而最快的檢索工具就是計算機。但是還是有部分單位使用手動檢索，一些單位認為檢索工具越多就越能夠提高檢索效率。但是檢索效率高低在于設備是否技術先進，是否能夠完成檢索工作。所以一些單位盲目設置檢索工具，導致檔案的檢索效率大大降低速度直接影響到檔案管理的效率，影響了其他工作的正常開展。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法

2.1 制定嚴格的檔案管理工作制度

嚴格的制度是保證檔案管理工作的基礎。這就需要事業(yè)單位從事檔案管理的人員，應該準確了解檔案管理的相關法律法規(guī)。檔案管理信息化建設應該在法律法規(guī)的允許下進行。只有保證檔案信息化建設有法可依才能夠保證管理工作的時效性。這就需要不同的單位應該根據(jù)自己單位的實際情況制定相應的檔案管理制度，通過對于工作人員進行有效的培訓和約束來保證其工作的效率，提高檔案信息化建設的水平。

2.2 科學合理規(guī)劃檔案管理的信息化

事業(yè)單位在進行檔案管理信息化建設的過程中，應該結合自身的經濟發(fā)展目標制定合理的進程。檔案管理信息化建設是社會發(fā)展的必然要求，但是也不能盲目跟風。在進行事業(yè)單位檔案管理信息化建設之前，應該進行科學合理的規(guī)劃，保證符合自己實際情況的基礎上，制定相應的信息化建設目標。這樣才能夠使檔案管理工作順利推進，促進檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

2.3 完善檔案管理信息化監(jiān)督制度

監(jiān)督是保證事業(yè)單位檔案管理信息化的重要手段，通過有效的監(jiān)督，能夠保證檔案信息化建設在法律規(guī)定的范圍內進行。完善的監(jiān)督制度能夠有效激發(fā)工作人員的積極性，提高地工作的主動性和創(chuàng)造性，進一步保證檔案資料的安全。這就需要事業(yè)單位應該充分利用內外部的監(jiān)督，通過有效結合，及時找到檔案信息化建設過程中存在的問題，采取有效的方法解決，保證建立高效安全的檔案管理信息化建設系統(tǒng)。

2.4 提高檔案管理人員的素質

檔案管理人員的素質是影響檔案信息化建設的重要因素。所以，事業(yè)單位應該注重提高工作人員的管理水平和技能水平，使其能夠勝任檔案管理這個工作。同時，應該加強對于檔案管理工作人員的培訓和考核，豐富其專業(yè)知識，優(yōu)化管理方式和知識結構，通過考核激勵其更加努力地學習專業(yè)技能，提高檔案管理人員管理水平。

2.5 實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化

檔案資源保存的重要方式還包括信息資源的數(shù)字化。事業(yè)單位應該充分利用先進的信息技術和科學技術把檔案資料進行數(shù)字化保存，建立全文數(shù)據(jù)庫和目錄數(shù)據(jù)庫，使事業(yè)單位的每個人都能夠很好地享受到這個服務。最后，檔案管理工作的數(shù)字化應該不斷結合傳統(tǒng)的檔案管理方法，通過兩者的不斷補充和發(fā)展，來促進事業(yè)單位檔案管理信息化建設。

3 結語

綜上所述，我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設符合社會主義市場經濟發(fā)展的規(guī)律，能夠促進事業(yè)單位各項工作的順利開展。這就要求事業(yè)單位在進行檔案管理的時候，應該加強對于問題的認識，找到解決問題的有效方式。首先進行總體的規(guī)劃，提前做好規(guī)劃的進程步驟。同時需要做好信息安全工作，創(chuàng)新檔案管理的形式和方法。在當前背景下，我們應該抓住機遇，努力迎接挑戰(zhàn)，積極創(chuàng)新，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展和穩(wěn)定進步。

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作者簡介

楊冬（1976-），男，漢族，山東省滕州人，省委黨校研究生學歷，助理館員，研究方向：檔案管理。