干部檔案信息化管理模式構建研究

摘 要：伴隨我國經濟水平和科技水平的高速發展，干部檔案管理開始成為了全社會所關注的主要對象之一。現如今我們國家已經進入了信息化時代，在進行檔案建設工作的時候，同樣需要充分應用信息技術，促使信息建設工作能夠和組織工作結合在一起，進而完成管理模式的創建。本篇文章將闡述早期檔案管理模式的具體現狀，并對于干部檔案信息化管理模式的構建方面提出一些合理的見解。

關鍵詞：干部管理；檔案管理；信息化管理；建設；初探

基金項目：本文系2018年河南省檔案局科技項目“地方高校高層次人才檔案管理研究”（項目編號：2018-R-22）。

從現階段發展而言，我國各方面制度內容也變得越發完善，使得管理工作必須做到全面創新，以此能夠和我國時代的發展結合在一起。基于這一情況，應當積極利用信息技術，促使檔案工作的質量和效率能夠得到全面提升。

1 早期檔案管理模式的具體現狀

在早期的檔案管理工作中，采取的方式通常以“人檔不分”或者“檔隨人走”為主，模式極為粉筆，與當前信息社會管理的方式非常矛盾。具體管理方式則是以人工為主，材料也以紙質居多。這種方式使得檔案本身的信度和效度都受到了影響，而且極易丟失。至于組織評價方面，整體表現極為形式化，很難全面反映一個人目前的具體情況。基于這一情況，檔案管理模式理應做出改革，積極應用信息技術，真正做到與時俱進[1]。

2 干部檔案信息化管理模式的構建

2.1 推行一件管理

針對干部檔案采取信息化管理的時候，基本上已經通過計算機管理的方式代替了傳統的人工管理模式。通過在計算機中安裝“干部信息管理系統”的軟件，可以在短時間之內迅速完成每個人的信息采集工作，在收集完之后，直接錄入到系統之中。通過該系統，無論是材料接收、目錄打印還是表格輸出全部都能夠實現網絡化，同時也會具有很強的自動化特點。

2.2 推行網絡利用

針對檔案資料的日常業務同樣需要實現全方位網絡化管理。為了確保檔案資料查找的速度能夠進一步提升，應當設計一道具有較強完整的查詢系統。依靠該系統，所有查檔人員僅僅只需要提供自己的姓名和單位即可，從而便能夠在短時間之內迅速找到具體編號以及具體存放的位置。這樣一來，查找的時間便會大幅度減少，員工的工作效率也會得到提高。

2.3 推行制度創新

制度管理同樣是非常重要的內容，一般來說，主要包含四方面內容：

其一，創設信息維護的責任制度，信息管理中心按照規定的要求對信息維護的具體情況展開調查，同時各個部門的工作人員也需要按照業務分工對信息內容展開維護，并確保責任能夠明確到個人。

其二，創設干部檔案信息送交機制。尤其是對于擬提拔干部方面，應當同時報送干部檔案和電子數據信息。

其三，創設干部當前信息審核的基礎機制。將所有檔案資料輸入到庫存之中，并由相關工作人員進行審核管理，次數不能低于兩次。同時依靠制定擬任部管干部基本信息統一審核確認制度，促使信息化項目能夠順利展開[2]。

其四，探索創設管檔單位資格任何以及管理人員持證上崗的機制，并按照具體規定的要求執行，如果有任何問題出現，應當追究相關人員的責任。

2.4 創設“信息托盤”

對于檔案信息化管理工作來說，硬件設施非常重要的一些基礎內容，通過創設計算機機房，并配置服務器、交換機、計算機終端以及各類周邊設備，以此完成物理隔離系統的建設工作。如此一來，信息化管理工作將會擁有全新的載體，所有工作都能夠在短時間內迅速完成。而對于系統安全方面來說，通過構建網絡結構的方式，單獨設置網絡防火墻、密碼機以及隔離卡，以此確保系統的運行工作更具安全性以及穩定性，進而為信息化發展工作創設良好的前提條件。

2.5 創設“虛擬庫房”

創設“虛擬庫房”，以此確保網絡閱讀檔案的方式得以實現。針對領導干部建立信息資料庫，促使相關人員可以直接通過網絡終端的方式完成檔案的調閱工作，不再需要有任何時間進行等待[3]。

2.6 創設“動態檔案”

聲像資料庫的建立同樣非常重要，以此促使工作項目開展可以實現全新突破。通過聲像采集的方式，將廣大干部的資料全部集中在一起，以此全面展開采集攝錄工作。將這些資料上傳到云空間之中，當有任何會議需要調用相關資料的時候，可以迅速完成下載。在場人員能夠看起面貌，了解其聲像。不僅如此，干部任免工作同樣能夠實現全面突破，從而可以逐步邁向新的臺階。

3 結束語

綜上所述，傳統干部檔案管理工作存在諸多缺陷，使得管理質量和效率均很難達到預期水平。為此，理應通過應用互聯網技術的方式，促使管理工作更具信息化特點，在真正意義上實現與時俱進，同時也能夠適應當代社會發展的基本要求。由此可見，信息化管理具有很強的現實性特點。

參考文獻

[1]吳建議.海峽西岸經濟區干部人事檔案信息化建設探討[J].長春理工大學學報（社會科學版），2017，25（10）：93-95.

[2]婁國哲，王蘭成.大數據時代軍隊干部檔案工作的信息化建設研究[J].中國管理信息化，2015，18（19）：188-190.

[3]陸俊先.人力資源模式研究下的檔案干部隊伍建設[J].辦公室業務，2018，No.290（09）：129.

作者簡介

劉春意（1981-），女，漢族，湖南隆回縣人，本科，館員，從事檔案管理研究。