大數據背景下學校檔案管理信息化策略探究

董明岡 張煒

摘 要：大數據時代的到來，使得大數據在各行業都得到了廣泛的應用。在大數據背景下，學校檔案管理工作也逐漸朝著信息化方向不斷轉變。文章論述了大數據背景下學校檔案管理信息化的內涵和必要性，提出了大數據背景下學校檔案管理信息化建設策略，希望能為學校檔案管理信息化路徑探索提供理論依據。

關鍵詞：大數據背景；學校；檔案管理；信息化

大數據是以信息技術為支撐的信息資料的總稱。大數據的發展使人們的生活發生了巨大的變化，也給學校檔案管理工作提供了便利。不過，大數據是一把雙刃劍，它也給學校檔案管理帶來了挑戰。在大數據時代，學校檔案管理只有走信息化發展之路，才能滿足檔案工作需要。為此，本文特意分析了學校檔案管理信息化的內涵和必要性，提出了學校檔案管理建設策略。

1 學校檔案管理信息化的內涵和必要性

大數據具有數據內容豐富、數據形式多樣、數據涵蓋范圍廣、數據處理速度快等特點。大數據時代的到來，使得學校檔案管理工作的內容、環境和對象都變得非常復雜。傳統的效率低下的檔案管理模式，已經無法滿足檔案管理工作的需要。如在大數據到來之前，學校檔案以紙質檔案（文字、圖表）聲像資料為主，檔案管理對技術和效率的要求不是很高。但是在大數據時代，隨著信息化技術的推廣，電子檔案的內容和種類都不斷增多，檔案檢索、查詢、存檔程序更加復雜，這些，都給檔案管理工作提出了新的要求。為了提高檔案服務水平，拓展檔案服務范圍，檔案信息化建設也成為時代發展的要求。為此，許多學校都加大了檔案信息化管理投入。而學校軟硬件設施的逐步完善，現代化管理模式的成立，也為檔案信息化建設提供了良好的條件。因此，學校必須要與時俱進，抓住信息化發展機遇，走檔案信息化建設之路。

2 大數據背景下學校檔案管理信息化策略

2.1 與時俱進，樹立檔案信息化建設意識

大數據時代的到來，是一個不可逆轉的社會趨勢。如今，大數據在工商、醫療等行業的輔助功能不斷凸顯，學校也要順應大數據發展趨勢，樹立檔案信息化意識，擯棄傳統的以手工和人力來進行檔案管理的管理模式，加強與周圍學校的合作，制定適合本校的檔案信息化管理方案，明確學校檔案信息化管理目標，完善檔案信息化管理制度，包括檔案管理信息化保障制度、管理制度、績效考核制度等，確保學校檔案管理工作能有序展開。在此基礎上，學校要加大檔案管理信息化建設資金投入，引進先進的信息技術，購置先進的檔案系統和檔案管理設備，為檔案管理信息化打好基礎。與此同時，重視檔案管理隊伍建設，做好檔案宣傳工作，營造全體上下關注、支持檔案管理工作的發展氛圍。例如，在學校檔案信息化管理的過程中，構建一體化數字檔案管理信息庫，將教學系統中的成績、助學金、獎學金、學生政治表現、心理發展情況、學生宿舍檔案、教師入職檔案以及教師獎懲檔案等，通過這樣的方式完善大數據檔案管理系統，保證學生事務管理有序的開展，保證管理服務質量和效率。

2.2 加大技術創新，確保檔案系統的安全

在學校檔案管理信息化建設中，檔案數據庫建設是重點。檔案數據庫建設的重點是在軟硬件設施完善的基礎上，依托智能工具，進行檔案資源收集，對檔案進行分類整理，借助智能化工具為檔案管理、檢索和利用提供方便。在大數據時代，各種智能終端的廣泛使用，使用戶隨時獲取檔案信息成為了可能。不過，為了確保信息的安全性，學校在數據庫建設中還要對一些信息進行識別和篩選，并不斷充實檔案數據庫的內容。學校檔案數據庫建設的最終目的是為廣大師生提供檔案服務，而檔案服務的基礎是有效控制和管理檔案資源。所以，學校要加大技術創新，加大檔案安全管理力度，以確保檔案信息安全。學校檔案信息安全管理措施有：首先，健全法律安全保護體系，要求管理人員樹立信息安全意識，按照規章制度做好檔案安全管理。其次，創建安全環境，建立檔案信息安全預警機制，通過購買正版軟件、防火墻、系統加密、訪問權限設置等多種技術手段預防病毒入侵，確保檔案信息安全。例如，在高校檔案信息化管理中，注重云存儲和云計算技術的應用，解決學校檔案資源信息儲存不足的問題，有效利用云架構模型，加強學校之間檔案數據信息的相互聯系和共享，充分利用移動智能終端技術，不斷擴展學生檔案資源訪問渠道，提高檔案管理的信息化水平。

2.3 重視檔案管理隊伍建設，提高服務能力

學校檔案管理信息化建設，要以服務校園建設為宗旨，而服務校園建設，離不開檔案工作人員的支持與奉獻。過去，一些學校雖然在檔案信息化管理上早已起步，不過，由于人力資源短缺，檔案工作人員綜合素質不高，所以學校檔案信息化系統和平臺都無法發揮應有作用。鑒于此，在學校檔案管理信息化建設的同時，學校還要重視檔案管理隊伍建設，將檔案工作人員組織起來，開展信息化培訓教育，帶領他們學習先進的檔案信息化管理方法，以提高檔案工作人員的技術水平和信息化素養，確保檔案工作人員的綜合能力能滿足檔案管理需要。學校檔案管理人員也要樹立服務理念，根據學校實際情況選擇合理的檔案管理模式，并針對特殊群體推出針對性的檔案服務產品，以提高檔案信息資源的利用率，為教育事業發展做出積極貢獻。高校管理們應當采取有效的宣傳措施，提高高校檔案信息化管理的全面意識，不斷增強高校檔案管理信息化軟實力。在提高檔案管理人員專業技能和職業道德的基礎上，加強檔案管理實踐活動的開展。如組織學生參與志愿者活動，通過實踐活動的開展，培養學生的社會責任感，保證檔案乖工作的開展。加強不同部門之間的合作，保證檔案管理工作的開放性和多元化，保證大數據背景下檔案管理信息化水平。

3 結語

綜上所述，檔案管理信息化是大數據背景下，學校檔案管理的必然趨勢，也是提高檔案管理效率的有效途徑。所以，學校要以大數據為背景，揚長避短，制定檔案管理信息化發展方案，完善檔案管理服務，發揮檔案信息化的優勢，發掘檔案信息的有效價值，為用戶提供高水平的檔案服務。

參考文獻

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