檔案管理現代化面臨的問題與改進措施

朱佳宜

摘 要：檔案管理現代化是檔案管理發展的必然趨勢，在檔案管理現代化過程中還存在檔案標準化程度低，缺乏高級管理專業人員，檔案管理投入不足等問題。需要通過加強檔案管理標準化，實現管理現代化，加強復合型人才培養，加大檔案現代化管理的投入等手段實現檔案管理現代化。

關鍵詞：計算機技術；檔案管理；現代化

1 檔案管理現代化的含義

檔案管理現代化是以系統論等現代管理科學為指導，運用現代管理方法和手段，采用先進的管理技術與設備，充分發揮檔案管理人員的主動性、積極性和創造性，對檔案管理的傳統方式進行改革，加快實現其系統化、定量化、信息化、智能化管理。例如：利用計算機將檔案進行輸入、輸出、修改、插入、打印、統計、檢索、查詢、刪除等，同時計算機還具有判別、診斷、篩選的功能，可進行檔案的鑒定工作，利用縮微照相技術和對紙質載體的重要檔案進行縮微復制等。檔案管理現代化具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了效率。電子文件作為新型的信息載體出現在檔案領域，將逐步替代傳統的紙質檔案載體已經成為一種必然趨勢。

檔案管理現代化是科技發展的必然結果，是社會發展和檔案工作發展的必然，自從1946年美國制成第一臺電子計算機以來，經歷了電子管、晶體管、集成電路、大規模集成電路等，時至21世紀，電子計算機已經全面走向檔案管理事業，相關系統軟件數量和品種眾多，都使利用電子計算機進行檔案管理成為可能。檔案管理實現計算機管理，已經成為檔案管理現代化的重要途徑和手段，具有速度快、系統性強、效率高、保存時間長、資源共享、便于檢索和利用等優越性。檔案現代化是一個動態的概念，是變化發展的，與動態的管理需求相適應、相統一。

2 當前檔案管理現代化過程中存在的問題

2.1 檔案管理現代化意識不高

很多的基層檔案館的老員工，一直以來都是用傳統的方式來進行工作的，而且他們在日常的工作中都有著自身豐富的經驗，而且自身的工作也非常的熟練，他們認為傳統的管理方式已經很先進，不需要再進行改進。還有一些檔案管理工作人員，雖然對檔案管理現代化不抵觸，但是對檔案管理現代化的意識不高，普遍認為檔案管理現代化，無非就是購買一些計算機、微縮機等，對于高科技的運用缺乏相應的意識和能力，認為檔案管理工作就是將檔案管好就行。而且對于檔案館來說，也沒有對檔案管理工作人員進行相應的培訓，使得他們對檔案管理現代化的知識了解不多、認識不足，使得檔案管理現代化工作不到位。

2.2 檔案管理標準化程度不高

檔案管理現代化的一個重要基礎就是檔案管理標準化。而在實際的管理過程中，其管理體系復雜，而管理方式卻很松散。同時，由于歷史原因，不同檔案館在進行檔案管理時，基本都是各自為政的，而且不同的檔案館管理水平有著很大的不同。而且檔案館之間的管理軟件標準也沒有形成一致，使得檔案管理的標準化程度不高，存儲的數據不夠完善、準確，而且最重要的一點就是數據資源之間不能真正的共享，這對于檔案管理現代化的實現是非常不利的，使得檔案管理水平的提升受到阻礙。

2.3 缺少檔案管理現代化人才

檔案管理現代的前提條件就是人才的現代化。檔案學這門學科的綜合性很強，這就使得檔案管理工作人員既要懂管理又要懂檔案學。而從實際的情況來看，許多企業、事業單位的檔案管理人員對于現代化的管理基本知識掌握不足，對于現代化設備的操作技術掌握不夠。而且當前檔案管理人員的流動性很大，很多都是以兼職的身份進行管理的，在結構和能力上都不足以滿足現代化的需求。還有一些檔案館的檔案管理人員年齡偏大，都在50歲左右，這些管理人員的知識更新速度慢，知識結構單一，是不具備運用現代科學技術進行檔案管理的能力的。

2.4 檔案管理現代化的基礎工作不足

檔案管理工作可以將一個地區的歷史發展過程充分的體現出來，能夠為地區的經濟提供前提和基礎。現階段，我國很多地方的檔案管理工作方面，收集文書的類型過多，然而專門的檔案建設卻非常缺乏，比如政治類的檔案過多，而科研類的檔案過少等，還有一些地區只將紙質檔案進行收集，而對圖片、視頻等電子檔案收集忽視了。在這種情形下，館藏檔案就會產生門類不全、資源單一以及信息存儲過少等問題，對檔案資

3 現代檔案信息化管理的解決措施探討

3.1 加強組織領導并統一管理

每個企業都是由若干個部門組成的，但由于部門太多，企業就并沒有一個完整的檔案管理系統，進而導致了企業在信息化建設中的腳步放慢，因此企業需要把現代檔案信息化管理放在企業管理中的一個重要位置上，并實地進行操作。并且企業還要優化部門的組成，讓企業檔案管理工作專員、主管、企業政策改革部門人員、會計部門人員、資產管理部門人員等組成一個公司檔案管理部門的改良小組，做到行動上統一部署，各部門之間相互配合，監督，發現問題立刻處理，每個部門取長補短，對企業檔案進行信息化有序的管理。

3.2 加強建立符合信息化內容的檔案管理體系

大中型企業檔案信息化管理的首要條件就是建立和企業有關管理體系相連接的檔案管理體系。檔案文件的格式與處理方法要朝著多樣化的發展趨勢去發展，還要完全保留紙質檔案的所有功能，實現檔案的一體化發展。

3.3 加強培養現代檔案信息化管理的人才

現代檔案信息化進程是由管理人才的基本素質決定的，因此，企業要經常進行內部培訓，培養高水平的檔案管理人才。不到要對理論知識理解透徹，企業也要積極組織員工進行模擬實驗，加強員工理論和實踐雙發展的良好趨勢。

3.4 加強防護現代檔案信息化的網絡

為保證網絡的安全，在現代檔案的信息化管理中推薦使用封閉式網絡，必要的聯網時，要啟用網絡安全防火墻。同時，為了能夠從源頭上組織病毒侵入，企業要對現代檔案的信息化網絡制定相應的規章制度。另外，為了加強記錄檔案計算機的防病毒能力，需要安裝殺毒軟件，在開機時自啟，也可以有效的抵御病毒侵害。

4 總結

檔案信息化建設是各個政府和企業加快信息化建設的重要環節，需要進行合理的規劃，并建立起一個完善的檔案管理機制，提高檔案信息化的管理質量。檔案信息化管理是在檔案管理中不可缺少的一個環節，我國在檔案信息的管理中，雖然取得了一些成就，但仍然有一些問題需要解決，將這些問題順利解決才能更快的發展檔案信息化。綜上所述，要把檔案信息化管理作為政府和企業長期需要重視和發展的內容，努力培養人才，來適應復雜多變的信息化發展趨勢。

參考文獻

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