淺談照片檔案管理中存在的問題及對策

摘 要：照片檔案是檔案資料的重要組成部分，有著其自身的優點，做好照片檔案的管理也是非常有意義的。隨著技術的發展，照片的形式不再是傳統的紙質資料，智能手機、數碼相機等設備的應用，使照片的種類也發生了變化。數碼照片、電子照片的管理同樣也成了照片檔案管理工作的新形式。如今，檔案管理正在逐步的實現數字化、信息化，不過由于傳統檔案管理方式的影響，對于照片檔案的管理還是存在著很多的問題，下面我們就對這種情況進行了分析，提出了一些改進措施。

關鍵詞：照片檔案管理；問題及對策

隨著技術的發展，照片檔案管理的方式也在不斷發生著變化，不過由于規范的缺失，以及重視程度的不夠都對照片檔案的管理產生了一定的影響。特別是數碼電子照片的出現，給照片檔案管理帶來了很多的問題。

1 照片檔案管理中的主要問題

1.1 缺乏重視

一直以來，人們對于檔案資料的管理都將重心放在紙質檔案、文字檔案上，對于照片檔案的管理重視程度不夠。照片檔案發展的時間還不長，人們對于照片檔案的認識不足，不了解其作用，通常認為檔案資料中最重要的還是紙質檔案，只要這些檔案保存好就能夠應付工作，而照片檔案的作用并不明顯。就是在這樣的認知下，人們才對照片檔案的管理不夠重視。

照片檔案的管理包括照片資料的收集、整理和存管。因為照片的收集工作比較繁瑣，范圍也比較大，并且人員也經常會出現變化，就算是照片歸檔后，一些照片檔案也可能不能適用，所以，很多單位在收集照片和存管上都不太積極。有些工作人員將工作活動中拍攝的照片當做自己的物品，如果沒有人對工作照片進行收集和歸檔，這些照片就可能一直遺留在個人手中，在出現人員變動后，就可能導致這些照片資料被遺失；有些照片拍攝回來后沒有及時的整理，時間長了，連拍攝者都不能清楚的說明拍攝的時間和內容，這些都是由于管理人員不重視照片檔案的管理造成的。

1.2 缺少完善的照片檔案管理制度

我國現有的照片檔案管理規范更多的還是面向傳統的照片檔案，可是如今，隨著數碼電子照片檔案的普及，這些規范就可能有些不適用了。并且，在實際的檔案管理工作中，照片檔案管理機構和人員對于這些規范的執行情況也是不容樂觀，沒有嚴格的按照相關的規范和流程來進行管理。這也是由于檔案管理制度不夠完善，對于照片檔案管理工作的監督不夠?？梢哉f，不只是在數碼電子照片檔案的管理上存在問題，對于傳統照片檔案的管理同樣有著缺陷。

1.3 缺少基礎設施和優質的保管條件

由于對檔案管理的不重視，在組織內部的資源分配上也就會受到很大的影響，往往檔案管理部門都存在著經費不足，庫房條件有限的問題。而照片檔案的存管對于設備和環境都有一定的要求，由于經費問題，檔案部門無法為照片檔案的管理配置足夠的設備，存儲環境也難以達到標準，這就會導致普通的照片會逐漸的出現變色、變質或者損壞的情況。而數碼電子照片的管理對于設備的要求更高，并且對于計算機軟件及硬件都有很強的依賴性，需要有配套的管理系統，才能對數碼電子照片進行管理。數碼照片都是存放在設備里面，如果沒有按照要求進行備份，設備一旦出現故障或者損壞，就可能丟失這些資料。雖然照片檔案管理正在逐步的實現數字化和信息化，但是，如果經費不足，必將拖慢這一過程。

1.4 數碼電子照片處理難度大

數碼電子照片和傳統的照片相比有著很大的優勢，但是也增加了很多額外的工作。隨著智能手機、數碼相機的大量使用，數碼照片的采集比較方便，往往因為不記成本拍攝很多重復或者無關緊要的鏡頭，照片數量非常多，管理人員需要對這些資料進行篩選，挑選有價值的照片進行收集、歸檔。在選擇好照片后，還要對這些照片命名并進行文字說明，明確六要素，然后才能歸檔。數碼電子照片都是以文件的形式存在的，容易受到各種因素的影響而損壞，由于照片都存儲在計算機和存儲設備上，容易被盜取，因此其安全性也有待加強。

2 照片檔案管理主要問題的解決對策

2.1 制定完善的管理制度

數碼電子照片在照片檔案中的比例越來越高，必須要盡早的制定相關的管理制度，建立可以適用于普通照片檔案和數碼照片檔案的管理規范。隨著照片檔案管理經驗的積累，對照片檔案管理重視程度的不斷提升，我們的照片管理制度也在不斷的改進，國家和地區應該投入更多的精力實施到照片檔案管理制度的完善上來。

2.2 加強宣傳，提升管理意識

要做好照片檔案管理的宣傳工作，提升照片檔案管理的意識，讓人們認識到照片檔案管理的意義。檔案部門可以引導人們加強對于照片檔案信息的利用，比如，展覽一些體現社會和時代發展變革的新老照片對比、戰爭時期與和平年代的相關照片，也可與社區一同開展傳染病防控照片、污染環保相關照片的展覽宣傳工作，在起到一定的宣傳意義的同時，還能夠加深人們對于照片檔案資料的重視，了解其價值；每年的“6.9”國際檔案日，加強對照片檔案的宣傳力度，讓人們對照片檔案有更多的認識。

2.3 加強照片檔案資料的收集整理工作

照片檔案資料的收集是照片檔案管理非常重要的一個環節，會對照片檔案管理的質量產生直接的影響。如今的照片資料的采集大多數都是通過數碼相機、智能手機等設備來進行，獲得的照片資料數量很大，質量也有很大差別，需要對這些資料進行篩選，選擇那些質量好，有收藏價值的照片。要將收集的照片按照年度、類別等進行整理，然后進行入庫存管，而數碼照片則需要整理后放到存儲媒介、上傳到檔案平臺系統后再進行入庫存管。檔案部門應鼓勵個人及組織捐贈、移交具有價值的照片資料，豐富館藏。

2.4 提供充足的經費，加強基礎設施建設

照片檔案管理、特別是數碼電子照片檔案的管理對于存儲條件的要求是比較高的，因此，需要投入更多的經費來加強基礎設施的建設，改善庫房條件，添加硬件設施，完善應用平臺。加快照片檔案管理的信息化建設，提高照片檔案管理的條件。做好檔案管理人員的培訓工作，提高管理人員的業務能力，掌握信息化管理技術。

2.5 實現數碼照片和傳統照片的統一管理

不管是數碼照片還是傳統照片，都需要分別的管理其數據信息以及照片實物，統一數碼照片和傳統照片的歸檔方式，數據信息要存到數據庫中，形成兩套相互獨立的管理系統。

傳統的照片檔案也需要通過掃描的方式轉化成數碼照片，采用和數碼電子照片相同的方式進行管理，使用“參見號”、“紙質照片號”等元素進行關聯。將照片的信息進行整理后存入到數據庫中，并做好記錄，制定成標準的目錄，方便進行查找。

3 總結

長久以來的觀念，導致人們對于照片檔案管理不夠重視，要想改變這種觀念同樣也是一個長期的任務。目前的照片檔案管理，特別是數碼電子照片檔案的管理還是存在著很多的問題。這需要我們加強宣傳，提高對于照片檔案管理的認識，逐步的完善照片檔案管理體制，投入更多的資源來加強照片檔案管理的設施建設，提高檔案管理人員的專業能力，加快照片檔案管理的信息化建設，提高照片檔案管理的水平。

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作者簡介

顏禮君（1990-），女，漢族，海南省?？谑腥?，本科，初級館員，研究方向：數碼照片檔案整理。