檔案管理工作存在問題與對策

陳冰影

摘 要：社會不斷的發展，市場經濟也不斷的完善。檔案管理工作在很多事業單位也顯得十分重要。檔案管理工作使企業領導可以直接了解到公司員工的情況和及時知道公司的運營狀況。這些檔案管理工作雖然給我們帶來便利，但是還存在的一些問題，本文主要分析了檔案管理工作的問題和如何優化它，讓檔案管理工作更好的服務于事業單位。

關鍵詞：檔案管理工作；問題；對策

檔案管理的工作對任何單位說都是十分重要的。對于醫院來說，它可以在檔案中查詢病人以往的病情，可以更好的對癥下藥；對于警察局來說，它可以在檔案中調查出嫌疑人各種資料；以及很企業、事業單位面對人才的選拔都可以根據檔案來獲取信息，進行下一步的工作。這些工作怎樣做到最好是很多單位需要考慮的問題，并且嘗試去解決。本文主要分析了檔案管理工作中存在的問題和相對應的對策。

1 檔案管理的重要性

檔案管理現在應用與每個事業單位中，因為它有很重大的意義。1）它有利于行政單位的管理。檔案中有事業單位目前的運營狀況，以往的業績和是否有較高的管理水準，這些都是重要的參考資料，都可以作為評判這個單位是否優秀的標準。對于東山再起的事業單位，可以從檔案中找到之前工作的過失，避免前車之鑒，從而找到更適合事業單位發展的道路。檔案資料不僅具有還原性和準確性，還具有法律效應，一些單位涉及到訴訟事件，檔案可以發揮作用，維護自己公司的權益。2）它有利于事業的規范化。一個事業單位在發展的過程中，有很多優異的業績，這些成績都會被記錄在內，而檔案管理在其中起到了規范化的作用。與互聯網相結合的檔案管理工作，它沒有傳統檔案管理工作復雜，嘗試新的管理方法，體會企業發展的情況。3）有利于單位事業的信息化。目前，信息化的時代，數字化檔案是信息化檔案的重要手段，它有著比傳統檔案較高的安全系數，還增加了信息化發展，使得檔案管理工作變得靈活，對相關人員要進行專業的培訓，了解并掌握網絡信息技術，從而提高檔案管理工作的效率。4）他有利于促進事業單位的整體發展。事業單位很多的活動過程以及成績都記錄在檔案中，事業單位可以將上一次活動的優缺點分析出來，下一次活動盡量做到最好，使團隊中各個成員都凝聚為公司做貢獻，這樣不僅培養工作人員的責任心，團結向上的，還可以促進事業單位的整體發展。5）它具有重要的法律作用。一個好的事業單位樹大難免招風，攤上訴訟事件，檔案可維護公司的權益，減少不必要的損失。因此，檔案管理者要熟通檔案管理知識，對檔案的完全做到相對應的保護，在一定時間會起到它自身的法律作用。

2 檔案管理存在的主要問題

2.1 缺乏創新意識

目前，我國已成為互聯網信息網絡技術的時代，大數據背景下的管理檔案工作也應用于各行各業，然而還有一些企業在運用大數據背景下的檔案管理還沿用著傳統檔案管理的模式，阻礙了管理工作的發展，這是管理手段缺乏創新，要想大數據下的檔案管理的工作效率不斷的提升，就要培養創新意識，不斷的去突破，這樣事業單位才能夠穩定發展。

2.2 工作方法滯后

我國檔案管理在一起企業單位還沒有受到完全的重視，領導和管理工作人員對于檔案管理標準化的新型模式暫時還無法接受，大部分的工作人員對此產生了一些消極影響，使得工作方法滯后。影響了檔案管理的實效性，阻礙了事業的發展。事業單位想要發展的好，應該先讓領導重視檔案管理，然后對管理工作人員進行賞罰分明，調動工作人員的積極性，并推動工作向前發展。

2.3 信息化建設不完善

新時期網絡技術比較發達，對檔案工作管理的要求也極高，要將發展的道路實現多元化。檔案工作原理也逐漸信息化，信息化的檔案工作原理，還沒有具體實施的制度，還需不斷的完善。信息化建設突破了傳統紙質版的檔案記錄的模式，它出現了很多以視屏，圖片，音頻等一些新的形式去做檔案管理工作，它降低了檔案工作時的難度，但是由于它未應用于全部事業單位，還是因為管理制度存在著一些問題，所以需加強并不斷完善信息化建設。

2.4 人才問題突出

檔案管理存在的最主要的問題就是管理人員。管理人員不僅要有與其相關的管理知識，對計算機網絡技術有一定的了解和簡單基本操作，還要責任心和耐心。而現在是社會管理工作崗位的人員有的素質低下，有的不會專業知識，有的是走后門進來工作的，對于他們來說上班輕松還有工資，根本認識不到管理工作的重要性，面對檔案管理工作的要求和工作量，讓他們覺得繁瑣，削弱了他們工作的積極性，使得檔案管理工作效率不高。

3 檔案管理的優化策略

3.1 進一步加強檔案管理工作的流程和方式

在互聯網信息技術的背景下，企業在開展檔案管理工作的同時，還應進一步加強工作的流程和方式。這樣才可以提升檔案事業管理。加強檔案管理工作就是把相對凌亂的檔案文件整理起來，便于之后展開工作。它的原則是要保留原來的文件，和各文件之間的聯系，以便于日后管理運用。檔案管理工作的具體流程是要先制定整理方案，然后不同宗全都各自劃分開來，然后進行具體的工作。

3.2 建立健全檔案管理制度

在面對目前所發展的檔案管理系統，并不是預期的那么理想，最主要的原因是檔案管理制度不夠完善。要想提高檔案管理工作的效率，首先是根據某單位的實際情況去建立一套合理的規章制度。并且也可以在實際的運營過程中完善檔案管理制度。不管什么時候，都要與時俱進，現在是互聯網時代，可以通過計算機網絡技術進行檔案管理，這樣工作的效率和準確性都一同提高。還在運用傳統模式管理檔案的單位，也應該建立一套與時俱進的管理制度，提高工作質量。

3.3 提升檔案管理人員的業務水平

提升檔案管理工作人員的業務水平與管理人員自身的素質有著密切的聯系，需要從工作崗位中培養管理人員的專業能力，保證管理工作人員的水平發展有待提高，來保證工作的穩定性。

3.4 加強檔案管理信息化建設

檔案管理信息化是檔案管理工作在互聯網技術相結合，為公司提供服務，從傳統模式紙質版的檔案實體轉變成檔案以信息為重心的過程。在大數據背景下的檔案管理工作，它的準確性很高，工作效率也很高，使得傳統的檔案管理工作不能滿足現代形式的要求。所以各部門應該加強檔案管理意識，多加強檔案管理信息化建設。

4 結語

不管是傳統的檔案工作管理模式還是大數據背景下檔案工作管理的模式，它不僅對企業自身事業有積極作用，還對社會起到了不小的作用。所以各企業以及事業單位都必須重視起檔案管理工作，知道檔案管理工作的重要性，面對檔案管理工作中存在的問題要及時進行處理。領導在挑選管理人員時，要挑選具有檔案管理方面的知識和具備基礎的網絡信息技術知識的員工。調動員工的積極性，并培養員工創新意識，將管理工作做到最好。

參考文獻

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