淺談事業單位檔案管理信息化建設的提升策略

馬騰

摘 要：檔案管理，在事業單位各項工作開展中，無疑是十分重要的內容，很大程度上關系著事業單位的正常運行。就當前實際情況來講，為了保障事業單位檔案管理工作能夠良好符合實際需求，則須進一步加強檔案管理信息化建設，以實現檔案管理水平地顯著提升。鑒于此，本文結合筆者工作實踐，對事業單位檔案管理信息建設的提升策略，展開了簡要探討，僅供參考。

關鍵詞：檔案管理；事業單位；信息化；策略

伴隨我國事業單位的不斷改革、發展，檔案總量也隨之出現較大增長。而檔案管理作為事業單位內部管理工作的重點內容之一，能否具有良好工作成效，對于事業單位的日常運行及長遠發展而言都顯得意義重大。而將信息技術融入到檔案管理工作中，則可實現檔案管理信息化水平地有效提升，既有助于員工工作量的降低，又有助于檔案管理工作效率地提升，進而為事業單位管理與決策提供更為可靠的參考依據，幫助事業單位獲得更為理想的經濟效益與社會效益。

1 事業單位檔案管理信息化建設的優勢分析

通過梳理大量相關的文獻資料，再結合筆者個人的實際工作經驗認為，檔案管理信息化，相較于傳統的檔案管理模式，主要具有如下三點優勢：

1）有利于檔案資料的長久保存。傳統檔案管理工作中，都是采用紙質檔案，此種檔案受到環境因素的影響教導，若是所處環境較為潮濕，就可能出現檔案發霉的情況，無法實現檔案的長久保存[1]。而實現檔案管理信息化建設之后，則是把檔案資料存儲在電子磁盤之中，如此保存形式，既能很大程度節約存儲空間，又能避免因環境原因影響而出現丟失檔案信息的情況，進而良好保障了檔案信息的安全性及完整性，以便長久保存。

2）有利于檔案信息的查詢。傳統檔案管理工作手段單一，且有關程序較為復雜，特別是在查詢檔案資料的時候，耗時較多。而通過檔案管理信息化建設，則能有效改善這一問題，只用將關鍵字輸入到數據庫之中，就可將相關檔案信息快速找出，且絕不會影響到其它的檔案信息，滿足事業單位個性化信息需求。

3）有利于改變檔案管理途徑與方式，進一步拓展檔案職能。通過檔案管理信息化建設，能夠有效轉變以往紙質檔案中的人工錄入方式，把網絡平臺作為媒介，采用電子錄入方式，與此同時，檔案的職能也發生了轉變，由傳統檔案的保存與運用，轉為信息資源的采集、管理、存儲以及服務，進一步拓展了檔案職能。

2 事業單位檔案管理信息建設的提升策略

事業單位檔案管理信息化建設，既是新時期下檔案管理工作的實際需求，又與單位的實際效益息息相關。為了有效推動事業單位檔案管理信息化建設的穩步進行，筆者認為應做好如下幾方面工作：

1）加強領導干部重視度。在事業單位中，領導干部是否足夠重視檔案管理工作，很大程度關系著工作的有序開展，以及各方面條件支持。因而，為了促進事業單位檔案管理信息化的順利建設，領導干部須對此項工作給予高度重視，將之作為內部管理重要工作內容進行建設，特別是關于檔案保密性方面。首先，應注重從環境上確保檔案信息安全，在辦公室內選定存放檔案的適當位置。其次，則是重視專門人員的配備，并且，做好登記工作，防止外來人員進入。最后，則是注重對檔案管理人員的定期考核及培訓。

2）完善檔案管理標準和規范。確保事業單位信息化建設的重要前提之一，就是一套規范、統一、科學的標準和規范。因此，為了提升事業單位信息化建設，則應根據現階段單位檔案管理工作的具體情況，著手規范、統一的檔案管理工作標準及規范地完善[2]。詳細而言，應做好如下兩方面：一方面，常言道：“無規矩不成方圓”，在事業單位中，這種規矩就是完善的規章制度，所以，在事業單位信息化建設中，應加快檔案管理相關規章制度地完善，要做到這一點，事業單位可對國內外一些企業在檔案管理方面的先進經驗進行借鑒、汲取，并結合自身情況進行調整。一方面，事業單位還須建立起一套與檔案管理制度相匹配的獎懲制度、監管體系，把檔案管理信息化的內容，與員工的責任追究、績效考核及職稱評定等相掛鉤，如此不僅有利于全面監管檔案信息化管理相關工作，還能使檔案管理人員的工作積極性、主動性得以良好調動，更為耐心地對待檔案管理工作。

3）加快檔案管理信息化軟硬件建設。推進檔案管理信息化建設的一個重要關鍵，就是在展開檔案管理工作的時候，應考慮行業發展及自身需求情況，著手相應檔案管理軟件系統地開發，如此，才能夠有效使事業單位檔案管理工作的水平不斷得到提升，才能讓檔案資料得到科學有效的保存。一是，根據事業單位各項工作具體需求，加快無障礙數據傳播、共享信息服務、互聯互通的信息系統建立[3]。二是，注重加強綜合性服務網絡建設，以穩步提升檔案管理信息化建設服務水平。三是，對數據信息保護系統開發及升級時刻留意，以不斷提高數據檔案抵御外界惡意攻擊的能力，減少病毒對其帶來的威脅及損失，從而使檔案資料在網絡之中進行安全傳遞。并且，注意備份檔案數據資料，在促進檔案數據安全性提升的前提下，確保檔案信息服務工作的有序進行。與此同時，在做好相關軟件建設的時候，也必須要重視完善保存檔案的硬件設備。而要做到這一點，需要事業單位對檔案管理硬件設施投入適當的資金，這樣才可良好滿足現如今檔案管理部門硬件設施的要求，提高檔案管理工作效率。同時，在日常工作中，應要求檔案管理人員對信息設備多加運用，并且注意保養設備，避免由于長時間的使用，而導致信息設備使用壽命下降，進而造成資源的浪費，提高單位成本。

4）重視檔案管理人員培訓教育。檔案管理人員作為檔案信息化建設的直接參與者，若是其職業能力、綜合能力不足，將會給事業單位檔案信息化建設形成極大影響。故此，為了提高事業單位檔案信息化建設效率，提升檔案管理工作水平，就須重視開展檔案管理人員的培訓工作，通過利用定期集體培訓、專家講座、外派等多種培訓形式，使之不僅能夠全面掌握信息化技術、具有豐富的檔案管理知識、熟悉檔案業務，還能對“互聯網+”時代下，檔案管理發展方向有著精確掌握，真正有效提升其綜合素質，實現檔案管理隊伍結構地優化[4]。另外，在做好現有人員培訓工作的同時，還應注重對檔案管理專業人才以及信息技術專業人才的引進，通過合理、科學地制定培養、引進與流動體系，持續優化事業單位檔案管理隊伍結構，進而滿足當下事業單位檔案信息化建設的人才需求，促使信息化建設進程有序進行。

3 結語

總而言之，伴隨社會的不斷發展，以及信息科技日益進步，事業單位檔案管理信息化，已然成為一種確保事業單位可持續發展的必然趨勢。但是，檔案管理信息化建設并非朝夕間就可完成的，其是一項長期性、系統化的工程。對此，事業單位單桿管理人員必須要積極提升自身綜合素質，努力學習有關計算機、網絡等方面的知識，調整心態，與時俱進，并使事業單位的檔案信息得到最大的開發與利用價值，不斷為檔案管理信息化的實現創造有利條件，以滿足事業單位可持續發展的最大需求。

參考文獻

[1]楊玉蓮.事業檔案管理存在的問題分析與對策研究[J].赤子（上中旬），2017（2）：196.

[2]羅鳳云.事業單位檔案管理工作的優化路徑[J].信息記錄材料，2017（9）：45-46.

[3]陳麗敏.新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究[J].明日風尚，2017（14）：23-24.

[4]孟凡宏.信息技術在事業單位檔案管理中的應用[J].蘭臺世界，2017（5）：16.