新形勢下學校檔案信息開發利用分析

陳偉華

摘 要：在新形勢下，學校日益重視對檔案信息進行開發利用。部分學校沿襲傳統滯后的檔案信息開發利用方式，難以取得良好的效果，無法有效滿足多樣化的信息需求。對此，學校有必要積極探究有效措施，加強對檔案信息的開發利用。本文淺析了新形勢下學校檔案信息開發利用的意義，探究了新形勢下學校檔案信息開發利用的措施，以期為學校檔案信息開發利用提供借鑒。

關鍵詞：學校；檔案信息；開發利用

對檔案信息進行開發利用，是指遵循一定原則和相關要求，深入挖掘檔案信息蘊含的使用價值，并借助各類具有較強科學性和有效性的方法，利用檔案信息直接為各項社會活動和相關工作進行服務，實現對人們多樣化需求的有效滿足。在新形勢下，學校要明確檔案信息開發利用的意義，并立足于實踐，采取有效措施對檔案信息進行高效開發利用。

1 新形勢下學校檔案信息開發利用的意義

1.1 為學校管理決策提供有價值的參考依據

學校檔案信息，是學校在特定時期和相關階段，對各項信息進行綜合統計，并將工作需要作為依據，有計劃地對檔案信息進行整理，據此對檔案資料進行編寫，增強其參考價值。學校針對各類問題實施管理決策時，檔案資料即能提供有價值的參考依據。學校管理決策人員對于各項關注熱點和重難點工作問題，可借助檔案信息獲取有價值的參考資料，有效增強管理決策的科學性和有效性[1]。

1.2 為學校教學科研提供相關服務

學校檔案信息涵蓋教學科研相關數據、技術成果以及經驗教訓。學校對檔案信息進行開發利用，能為學校教學科研工作提供相關服務，能有效促進學校教學科研工作實現良好發展。學校對檔案信息進行開發利用，能及時了解和全面掌握教育領域的前沿動態和教學科研成果，能為學校教學科研人員提供有價值的參考資料和相關信息，能為教學科研人員提供助力。另外，學校對教學科研相關檔案進行歸檔處理，并對檔案信息進行開發，在此基礎上，將科研檔案信息投入技術市場，為相關使用者提供有償服務，能促進檔案信息的高度共享，能推動教學科研水平實現大幅度提升，進而創造更為良好的教學科研大環境。

1.3 滿足學校師生員工和社會各界的多樣化需求

學校對檔案信息進行開發利用，能有效滿足學校師生員工和社會各界的多樣化需求。例如，學校可對檔案館具備的優勢條件進行充分利用，據此對本校發展的光輝歷程進行記錄，增強教職工對學校的歸屬感。學校還可基于自身情況，對檔案信息利用中心進行構建，并向師生公開學校各項規章制度、具體發展規劃、部門設置情況以及財務報告等內容，促進學校增強其透明度，并推動學校進一步實現民主化建設，將現有的檔案館建設成為高效便捷的檔案信息利用平臺，為學校師生提供多樣化的信息服務[2]。

2 新形勢下學校檔案信息開發利用的措施

2.1 轉變檔案信息開發利用觀念

學校對檔案信息進行開發利用，要摒棄傳統滯后的觀念，對檔案信息開發利用觀念進行轉變更新。學校要高度重視對檔案信息的開發利用，將之作為學校管理的重要工作。學校要加大檔案管理的宣傳力度，檔案管理部門要通過多樣化的手段進行宣傳，諸如發放檔案宣傳相關資料、舉辦檔案資料展覽等。學校要組織檔案管理工作人員和學校教職工對《檔案法》進行學習，從整體上提升學校教職工的檔案管理意識，引導學校教職工深刻認識到檔案管理和檔案信息開發利用的重要性。學校領導要深刻認識到檔案信息對于管理決策的基礎性作用，進而對檔案信息進行高效開發利用，為學校管理決策提供有價值的參考依據。

2.2 豐富學校館藏檔案資料

學校要豐富館藏檔案資料內容，為檔案信息開發利用提供豐富的資源。具體可從如下方面著手：1）對檔案收集的具體范圍進行明確，將學校檔案館資料按照教學科研、財務會計等類型進行分類，對各類檔案資料進行定期檢查清理，有效保障檔案資料的系統性和完整性。2）強化對各類文書檔案的有效管理，對各類文件資料、影音像資料進行廣泛收集和系統整理，為檔案信息開發提供系統完整的原始資料。3）強化對學校教學科研成果的檔案資料建設，彰顯學校教職工取得的工作業績，并促進學校提升其社會知名度，增強其社會影響力。

2.3 構建合理的檔案館藏結構

學校要構建合理的檔案館藏結構，為檔案信息的高效開發利用提供必要的物質條件，并有效促進學校大幅度提升其檔案工作質量。學校內負責檔案管理相關工作的人員要加強與教學科研工作人員的溝通協作，對教學科研狀況進行深入了解，有效拓寬檔案管理思路。同時，檔案管理相關工作人員要加強與學校領導的溝通交流，促進校領導加深對檔案信息開發利用的科學認識和高度重視，有效獲取校領導對檔案工作的大力支持。另外，檔案管理相關工作人員要加強對檔案材料和相關信息的系統收集，及時對檔案資料進行歸檔，并增強歸檔材料的系統性和完整性[3]。

2.4 借助信息技術對檔案信息資源進行合理布局

學校要充分借助先進信息技術具備的技術優勢，推動檔案管理的現代化建設，并借助信息技術對檔案信息資源進行合理布局。學校要對檔案管理實施信息化建設，并高度重視對數字化檔案進行廣泛收集、合理編研、科學管理和有效利用，實現對檔案信息現有布局的合理優化。具體可從以下方面著手：1）借助先進的計算機技術和相關信息技術，對檔案內容和相關信息進行系統編目和合理整序，將現有的紙質檔案轉換為數字化檔案，構建具有豐富信息內容的檔案數據庫。2）構建具有較強綜合性的檔案網站。學校要加強校園網與外部互聯網的有效對接，對檔案信息的實際利用范圍進行有效拓寬，促進檔案信息實現高度共享。3）構建高效便捷的檢索體系。學校要對檔案檢索的相關工具進行科學編制，構建具備多樣化功能的高效便捷的檢索體系，實現對庫存檔案信息的全面覆蓋，并將檔案信息的形式特征和相關情況向使用者公布，最大化地向使用者提供檔案信息，科學指導使用者對檔案信息進行高效檢索利用[4]。另外，要加強對計算機檢索的推廣應用，大幅度提高檔案信息檢索效率和便捷性。

2.5 加強檔案編研相關工作

學校要加強檔案編研相關工作，為檔案信息的高效開發利用提供助力。學校實施檔案編研，要合理確定選題。學校要深入考察新形勢下自身發展需求，結合檔案工作現狀，合理確定編研選題，為檔案信息的高效開發利用提供正確方向。學校實施檔案編研，要督促相關工作人員拓寬視野，深入市場開展調研，并對市場動態進行深入分析和科學預測，結合教育領域的發展現狀，全面了解新形勢下社會和各類群體對學校檔案信息的多樣化需求，增強檔案信息服務的主動性。學校實施檔案編研，要增強協作意識，加強與社會各領域的溝通聯系，加強與各領域專家的協作配合，實現對檔案信息的共同開發。學校要摒棄以往的封閉形態，使檔案編研突破自身檔案館藏，拓寬檔案信息傳播的時效性和廣泛性，實現對檔案信息的高效利用。學校要針對檔案信息構建相應的反饋系統。學校要對各類使用者的意見進行廣泛征求，對檔案信息涉及的開發利用進行完善，增強學校檔案工作的系統性和合理性，促進學校檔案工作實現良好發展。

2.6 對高質量的檔案信息進行積累

學校要對高質量的檔案信息進行積累，實現對檔案信息的高效開發利用。在新形勢下，學校教學科研的先進成果作為教育資源在技術市場中占據著重要地位，面臨的市場競爭日趨激烈，這就要求檔案信息具備較高的質量。對此，學校要高度重視對高質量的檔案信息進行積累。學校要對檔案信息實施有效的超前控制管理，在對科研項目相關檔案材料進行積累和立卷等一系列操作前，督促檔案部門加強科學指導、嚴格監督、有效檢查，實現良好的超前部署，提前進行科學指導，增強檔案管理運轉的協調性，及時對檔案信息進行查漏補缺，實現對高質量檔案信息的穩固存儲和高效開發利用。另外，學校要注重對科研檔案進行深度開發，并將其投入技術市場，為市場提供有償服務，實現對檔案信息的廣泛利用和對技術市場的有效開拓。學校內部負責檔案管理的相關工作人員可制定合理的收費標準，對外提供有償的科研檔案和相關信息使用服務，增強檔案信息的綜合價值，并有效激發學校教學科研人員對檔案資料進行歸檔的工作積極性。

2.7 對檔案信息進行主動傳遞

學校要全面分析和深入研究庫存檔案和相關資料，對各類專題調查相關研究涉及的檔案進行集中編目，大幅度提高專題報道的水平，為查找檔案信息的各類使用者提供系統清晰的線索，據此實現對檔案信息的廣泛利用。學校要主動將專題目錄和檔案信息向各系部、各研究室、各課題組以及相關單位傳遞，促進對供需關系的有效溝通。

2.8 對檔案信息利用效果進行收集反饋

學校要注重對檔案信息利用效果進行收集反饋，據此對檔案信息的開發利用進行優化改進。學校要對檔案信息實施跟蹤管理。學校檔案登記處要針對檔案信息的開發利用構建相應的利用效果跟蹤卡，對檔案信息的實際利用效果進行登記，實現及時記錄，并對檔案信息利用效果進行集中統計，并在此基礎上實施綜合分析，對相關經驗進行總結，促進檔案信息開發質量和利用效果實現大幅度提升。

3 結語

綜上所述，在新形勢下，學校對檔案信息進行開發利用，能為學校管理決策提供有價值的參考依據、為學校教學科研提供相關服務，且能有效滿足學校師生員工和社會各界的多樣化需求。對此，學校可轉變檔案信息開發利用觀念、豐富學校館藏檔案資料、構建合理的檔案館藏結構、借助信息技術對檔案信息資源進行合理布局、構建高效便捷的檢索體系、加強檔案編研相關工作、對高質量的檔案信息進行積累、對檔案信息進行主動傳遞、對檔案信息利用效果進行收集反饋通過等措施，實現對檔案信息的高效開發利用。

參考文獻

[1]楊柳紅.新形勢下中職學校檔案信息開發利用的探究[J].廣西教育，2016（18）：79-79.

[2]周麗娜.淺議新形勢下高校檔案信息資源的開發利用[J].科學家，2017（5）：74.

[3]安建彤.淺談如何開發利用學校檔案信息資源[J].教育界：綜合教育研究，2016（7）：5-5.

[4]劉宏彥.基層院校檔案信息資源開發利用的對策[J].蘭臺內外，2017（2）：54-54.