行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

朱路

摘 要：檔案管理信息化即基于確保檔案原始內(nèi)容，借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有效轉(zhuǎn)換檔案形式和檔案本身，從而將網(wǎng)絡(luò)中的電子檔案順利形成。在行政事業(yè)單位檔案管理者展開(kāi)信息化建設(shè)既可以把檔案管理人員的工作量有效降低，促進(jìn)其工作效率的提升，還可以進(jìn)一步強(qiáng)化行政事業(yè)單位培養(yǎng)和科學(xué)管理內(nèi)部人才的力度，從而和我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的需求相適應(yīng)。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；檔案管理；信息化

現(xiàn)階段，科學(xué)技術(shù)得到了迅猛發(fā)展，我國(guó)的行政事業(yè)單位檔案管理逐漸朝著信息化建設(shè)發(fā)展，使行政事業(yè)單位發(fā)生了顯著改變。當(dāng)前，我國(guó)行政事業(yè)單位的檔案管理得到了迅猛發(fā)展，在檔案管理領(lǐng)域的研究上也取得了一定的成績(jī)。在新形勢(shì)下，對(duì)信息化管理予以高度重視，既可以促進(jìn)行業(yè)工作效率的提升，同時(shí)在實(shí)踐操作過(guò)程中把檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)展現(xiàn)出來(lái)，為單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)、穩(wěn)定發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1 行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性

檔案管理的信息化其實(shí)指的是將過(guò)去單純保存檔案實(shí)體的形式改變，將以檔案實(shí)體的信息化建設(shè)順利實(shí)現(xiàn)，進(jìn)而更好地服務(wù)于人們。展開(kāi)檔案實(shí)體信息化建設(shè)，可以有效分類、分析、加工和提取檔案信息資源，從而促進(jìn)檔案管理效益的提升[1]。相較于傳統(tǒng)的檔案資料，當(dāng)前的電子檔案可以保存、修改和查詢檔案，同時(shí)可以利用計(jì)算機(jī)在最短的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行傳遞，實(shí)現(xiàn)了檔案利用效率和管理效率的提升，使檔案的管理成本降低。

但是，現(xiàn)階段的行政事業(yè)單位仍未貫徹落實(shí)檔案管理的信息化建設(shè)，仍喜歡運(yùn)用傳統(tǒng)的手工操作，一些單位盡管具有“人力資源管理系統(tǒng)”，但仍只是在計(jì)算機(jī)中輸入資料，在調(diào)閱檔案和檢索資料的過(guò)程中，仍采用的是手工操作。所以，我們目前經(jīng)常提到的“無(wú)紙化操作”仍未落到實(shí)處。因此，新時(shí)期，為了和時(shí)代發(fā)展的要求相順應(yīng)，行政事業(yè)單位在管理檔案上必須把過(guò)去傳統(tǒng)單一的模式改變，其建設(shè)發(fā)展必須以信息化為方向。

2 行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略

2.1 提高單位領(lǐng)導(dǎo)干部的重視

行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部是否重視檔案管理工作和各方面工作的正常運(yùn)行息息相關(guān)。所以，為了將其中的不足有效解決，首先領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)高度重視檔案管理工作，將其當(dāng)作行政事業(yè)單位內(nèi)部管理工作內(nèi)容展開(kāi)建設(shè)，特別是把檔案管理內(nèi)容的保密性問(wèn)題提高。在辦公室中選擇合適的位置對(duì)檔案進(jìn)行存放，檔案室需要注意對(duì)房門(mén)和門(mén)窗進(jìn)行加固，努力在環(huán)境方面增強(qiáng)檔案信息的安全性。同時(shí)，配備相關(guān)人員對(duì)檔案管理工作予以負(fù)責(zé)，禁止外來(lái)人員入內(nèi)，把登記工作做好。選擇某一固定時(shí)間培訓(xùn)和考核檔案管理人員，把人員的責(zé)任意識(shí)和專業(yè)能力提高，為檔案管理工作效率的提高提供方便。

2.2 構(gòu)建檔案管理信息化工作機(jī)制

新時(shí)期，行政事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理的時(shí)候，為將信息化建設(shè)順利實(shí)現(xiàn)，應(yīng)對(duì)信息化工作機(jī)制的建設(shè)予以重視，以順利實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化[2]。在開(kāi)展實(shí)際工作的時(shí)候，需要建立健全檔案管理制度，基于結(jié)合信息化要求，把信息化工作機(jī)制制定出來(lái)，立足于此給以展開(kāi)指導(dǎo)，以順利實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，同時(shí)可以有效規(guī)范檔案管理行為。同時(shí)，還需要構(gòu)建信息化工作方式，在開(kāi)展實(shí)際工作的時(shí)候，檔案管理部門(mén)和相關(guān)工作人員需要改變傳統(tǒng)管理方式，對(duì)信息化管理方式予以合理利用，有效結(jié)合信息技術(shù)和管理工作，以將信息化管理順利實(shí)現(xiàn)，確保檔案管理信息化建設(shè)獲得最佳化效果。同時(shí)，行政事業(yè)單位中還應(yīng)將信息化管理平臺(tái)構(gòu)建起來(lái)，借助此平臺(tái)把檔案管理信息化順利實(shí)現(xiàn)，更好地管理和應(yīng)用檔案資料，以促進(jìn)檔案管理信息化的良好建設(shè)。

2.3 促進(jìn)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全系數(shù)提升

把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全等級(jí)提高是行政事業(yè)單位檔案管理信息化過(guò)程中的重要環(huán)節(jié)之一，可以有效防止單位檔案信息收到損害，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效率的有效提升。首先，使計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性得到保證。當(dāng)連接單位的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)后，很容易受到黑客和木馬病毒的攻擊，造成系統(tǒng)癱瘓，或致使檔案信息泄露問(wèn)題的發(fā)生。因此單位應(yīng)將計(jì)算機(jī)系統(tǒng)防火墻和殺毒軟件安裝好，并選擇某一固定時(shí)間對(duì)病毒庫(kù)進(jìn)行升級(jí)，使計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全運(yùn)行和正常操作得到保證。其次，行政事業(yè)單位要注重把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)保密工作落到實(shí)處，由內(nèi)部技術(shù)人員對(duì)計(jì)算機(jī)故障展開(kāi)維修，努力防止從外面聘請(qǐng)人員，引發(fā)單位檔案信息的泄露。最后，行政事業(yè)單位要注意把完善的檔案信息系統(tǒng)管理制度構(gòu)建起來(lái)，對(duì)計(jì)算機(jī)操作人員的行為進(jìn)嚴(yán)格規(guī)范，充分了解人員的訪問(wèn)權(quán)限，確保訪問(wèn)和操作有充分的參考依據(jù)，促進(jìn)系統(tǒng)安全性的提高。

2.4 制定規(guī)范的檔案管理工作的制度

針對(duì)行政事業(yè)單位的檔案管理工作，我國(guó)從法律法規(guī)上對(duì)其提出了明確要求，所以行政事業(yè)單位檔案管理工作的信息化要符合相關(guān)法律法規(guī)，即法律法規(guī)在一定程度上對(duì)行政事業(yè)單位檔案管理的信息化產(chǎn)生了約束，從而為檔案管理信息化提供了重要參考，具有法律依據(jù)。而不同的行政事業(yè)單位要立足于自身的實(shí)際情況，把本行政事業(yè)單位自身的檔案資料管理制度制定出來(lái)，不斷培訓(xùn)和內(nèi)部約束工作人員。

2.5 提高檔案管理人員技能

要以信息化發(fā)展的背景為基礎(chǔ)，促進(jìn)行政事業(yè)單位檔案管理信息化水平的提高，應(yīng)注重提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和技能。應(yīng)就檔案管理人員存在的信息化專業(yè)技能不高的普遍問(wèn)題，對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)，促進(jìn)檔案管理人員借助新興技術(shù)展開(kāi)管理檔案的技能提高。要積極開(kāi)展宣傳教育，運(yùn)用有效手段，促進(jìn)檔案管理人員責(zé)任意識(shí)的增強(qiáng)并高度重視檔案信息化管理工作，使其可以在日常工作中保持認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。要積極運(yùn)用“請(qǐng)進(jìn)來(lái)，走出去”等方式，對(duì)管理人員加大培訓(xùn)力度，構(gòu)建內(nèi)部評(píng)估體系，監(jiān)督檔案管理人員的工作技能和工作效果的提高，適當(dāng)?shù)匕血?jiǎng)懲力度增強(qiáng)，有效提高管理人員工作質(zhì)量和管理工作的提高[3]。檔案管理人員也要積極對(duì)自身的業(yè)務(wù)知識(shí)予以更新，充分借助現(xiàn)有的信息媒介，借助網(wǎng)絡(luò)積極主動(dòng)地把自身素質(zhì)提高，確保工作方法和思維方式的創(chuàng)新性，在工作實(shí)踐過(guò)程中積極采用新興信息技術(shù)，有效提高行政事業(yè)檔案管理信息化建設(shè)水平。

3 結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)階段，科學(xué)技術(shù)得到了迅猛發(fā)展，信息化的時(shí)代特征日益顯著，行政事業(yè)單位的檔案管理信息化已成為一種必然趨勢(shì)，充分體現(xiàn)了國(guó)家和時(shí)代發(fā)展的一致性。因此，開(kāi)展行政事業(yè)單位檔案管理信息化是極為重要的任務(wù)，對(duì)事業(yè)單位相關(guān)工作人員提出了較高的要求，應(yīng)具備較高的道德品質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)，同時(shí)對(duì)相關(guān)信息的安全性也提出了嚴(yán)格要求，這就需要相關(guān)行政事業(yè)單位嚴(yán)把用人關(guān)。

參考文獻(xiàn)

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[3]闞澤微.關(guān)于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展的探討[J].黑龍江科技信息，2017（5）：146-146.