大數(shù)據(jù)視野下的事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)探究

王曉麗

摘要：文書檔案作為事業(yè)單位在日常工作中積累的重要文件，其對(duì)促進(jìn)單位的穩(wěn)定以及可持續(xù)發(fā)展具有積極意義和指導(dǎo)價(jià)值，是事業(yè)單位日常管理的關(guān)鍵組成部分，本文主要針對(duì)大數(shù)據(jù)視野下的事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)進(jìn)行分析和探究，希望給予我國(guó)相關(guān)單位以些許參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；事業(yè)單位；文書檔案；信息化建設(shè)

隨著我國(guó)信息技術(shù)的快速發(fā)展和更新，大數(shù)據(jù)概念應(yīng)運(yùn)而生，并且在諸多領(lǐng)域和行業(yè)實(shí)現(xiàn)了廣泛應(yīng)用，對(duì)推動(dòng)行業(yè)發(fā)展起到了關(guān)鍵作用，文書檔案作為事業(yè)單位管理的重要內(nèi)容，在大數(shù)據(jù)背景下，以往的管理手段和管理模式已經(jīng)難以滿足時(shí)代發(fā)展，事業(yè)單位需要基于大數(shù)據(jù)技術(shù)開展信息化建設(shè)，保證文書檔案管理和使用的完整性、安全性和便捷性，為單位健康發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的檔案資源服務(wù)。

1、基于大數(shù)據(jù)下文書檔案管理信息化的概念

大數(shù)據(jù)中蘊(yùn)含了海量信息，其記錄人類行為和活動(dòng)，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的不斷完善，數(shù)據(jù)量不斷增加、利用效率不斷提升，通過(guò)對(duì)海量數(shù)據(jù)的分析與整理，能夠提升數(shù)據(jù)信息的附加價(jià)值和應(yīng)用價(jià)值。

文書檔案是事業(yè)單位在發(fā)展中積累的文檔資源，其以錄像、圖片以及文字等形式為載體，記錄了事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和管理活動(dòng)，將文書檔案管理中引入信息技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)其利用、開發(fā)、儲(chǔ)存、整理以及收集等工作環(huán)節(jié)的信息化操作，保證檔案數(shù)據(jù)的完整性、安全性以及準(zhǔn)確性，為事業(yè)單位提供全面而便捷的檔案服務(wù)。

2、當(dāng)前事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)中存在的幾點(diǎn)問(wèn)題

2.1信息化理念陳舊

當(dāng)前，事業(yè)單位在開展文書檔案管理中，依然沿用陳舊的管理模式和管理手段，紙質(zhì)檔案管理依然占據(jù)重要地位，并且存在重視收藏、輕視使用的思想，對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用缺乏深入研究，工作人員也沒有嘗試管理手段創(chuàng)新，導(dǎo)致文書檔案難以發(fā)揮其指導(dǎo)價(jià)值。

2.2文書檔案損壞嚴(yán)重

事業(yè)單位在長(zhǎng)期發(fā)展中形成了大量文檔資源，導(dǎo)致庫(kù)房負(fù)荷不斷加重，管理人員的工作任務(wù)持續(xù)增加，檔案人為損壞和自然老化的情況日益嚴(yán)重，對(duì)文書檔案的完整性和準(zhǔn)確性帶來(lái)一定影響。同時(shí)，由于事業(yè)單位對(duì)檔案管理缺乏足夠的重視，信息化建設(shè)沒有落實(shí)到具體中，文件損壞問(wèn)題沒有得到改善。

2.3工作人員能力補(bǔ)足

當(dāng)前，我國(guó)事業(yè)單位在開展文書檔案管理中主要沿用“一本賬”、“一套卡”的固化管理手段和方式，工作人員在長(zhǎng)期的工作中也形成了固化思維模式，缺乏創(chuàng)新與改革，對(duì)信息技術(shù)認(rèn)知不足，自身的專業(yè)素養(yǎng)和信息技術(shù)操作水平不符合信息化建設(shè)要求，加之事業(yè)單位缺少有效的培訓(xùn)，工作人員的能力和知識(shí)無(wú)法獲得及時(shí)更新。

3、基于大數(shù)據(jù)視野下事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)的相關(guān)途徑

3.1轉(zhuǎn)變建設(shè)理念

理念是指導(dǎo)行為的基礎(chǔ)和前提，事業(yè)單位的主要領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員需要摒棄以往的固化檔案管理模式和理念，積極轉(zhuǎn)變以及更新信息化管理理念，認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)對(duì)文書檔案管理的重要性和價(jià)值，積極配合信息化建設(shè)，進(jìn)而促進(jìn)各項(xiàng)工作的有序開展。

3.2數(shù)字化開發(fā)與建設(shè)

紙質(zhì)文書檔案不僅對(duì)保管環(huán)境具有嚴(yán)格的要求，同時(shí)在查閱和使用中也較為繁瑣，并且容易在使用中損壞，導(dǎo)致檔案資源缺失。因此，事業(yè)單位要基于大數(shù)據(jù)視野，利用信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，以大數(shù)據(jù)為管理環(huán)境，對(duì)文書檔案進(jìn)行數(shù)字化加工和處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊约皵?shù)字化格式，通過(guò)數(shù)字檔案的形式為使用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3.3網(wǎng)絡(luò)化開發(fā)與建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)具有較強(qiáng)的開放性和共享性，基于大數(shù)據(jù)下的文書檔案管理，事業(yè)單位要充分利用以及發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的共享優(yōu)勢(shì)，通過(guò)構(gòu)建以及完善立體化檔案網(wǎng)絡(luò)，對(duì)所有文書檔案開展信息化管理和共享，通過(guò)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完成文書檔案的打印、復(fù)制、下載、組卷、歸檔以及分類等工作，提升文書檔案的利用效率。

3.4加強(qiáng)安全管理

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，各種黑客、病毒和木馬的攻擊手段更加高明和隱蔽，文書檔案作為事業(yè)單位在工作中和發(fā)展中積累的重要檔案資源，需要做好安全保護(hù)工作。首先，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員需要樹立先進(jìn)的安全意識(shí)，重視文書檔案在歸檔、儲(chǔ)存以及使用中的安全，設(shè)置信息化管理系統(tǒng)的訪問(wèn)權(quán)限，嚴(yán)禁外部網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)；其次，對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和優(yōu)化，利用網(wǎng)絡(luò)加密安全技術(shù)，對(duì)文書檔案開展安全化管理；最后，工作人員需要樹立安全意識(shí)，在平時(shí)工作中定期更新殺毒軟件、進(jìn)行木馬掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)中存在的病毒和木馬，保證檔案資源安全。

3.5加強(qiáng)人員培訓(xùn)

在文書檔案管理中，工作人員是開展各項(xiàng)管理行為的主體，其綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力關(guān)乎到信息化建設(shè)的進(jìn)程和質(zhì)量，因此，事業(yè)單位要通過(guò)各種有效途徑加強(qiáng)工作人員培訓(xùn)，提升其信息素養(yǎng)、操作能力和職業(yè)素養(yǎng)。首先，事業(yè)單位要定期組織工作人員開展職業(yè)素養(yǎng)教育，端正員工對(duì)信息建設(shè)的態(tài)度，并且主動(dòng)投入到相關(guān)工作中；其次，要組織開展信息技術(shù)操作培訓(xùn)，保證所有工作人員都可以靈活的使用各種信息設(shè)備完成檔案管理的相關(guān)工作，提升信息設(shè)備的使用效率；最后，培訓(xùn)中要涉及信息素養(yǎng)、信息技術(shù)操作、網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)以及管理知識(shí)等內(nèi)容，促使工作人員成為 集各個(gè)學(xué)科知識(shí)為一體的復(fù)合型、現(xiàn)代化高端人才，為信息化建設(shè)提供人才支撐。

4、結(jié)語(yǔ)

總而言之，隨著我國(guó)社會(huì)與經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)在諸多領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)了廣泛應(yīng)用，文書檔案作為事業(yè)單位發(fā)展的資源支撐，其具有重要的指導(dǎo)價(jià)值，因此，事業(yè)單位要迎合時(shí)代特點(diǎn)，基于大數(shù)據(jù)視野下開展文書檔案信息化建設(shè)，利用信息技術(shù)完成文書檔案的利用、開發(fā)、檢索、查詢、傳輸、歸檔以及收集，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化、安全性以及數(shù)字化的管理體系，為單位發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的檔案資源服務(wù)。

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