微信企業號在優化院內行政辦公中的應用

何萍，肖輝，張幀

武漢大學中南醫院 a. 審計處；b. 信息中心，湖北 武漢 430071

引言

我院OA協同辦公系統建設于2011年，重要通知、郵件及工作流等需要用戶主動登錄電腦端查看辦理，局限于時空地域，缺乏時效性和高效性。為了更好地協調醫院各部門交叉業務，提升部門之間協同效率、服務能力、管控能力以及強化內控建設，我院于2018年4月進行了OA協同辦公系統升級，擴充系統模塊的同時，上線微信對接OA系統的功能，實現院內OA系統移動辦公。本文以微信端常用的公文管理模塊、工作流管理、會議室管理、通訊錄查詢等功能來介紹我院協同辦公系統[1]，以供需求單位借鑒。

1 建設實踐

1.1 硬件部署

我院OA協同辦公系統采用B/S架構，虛擬服務器上部署數據庫DB服務器與Web服務器，服務器之間內網互訪，其中DB服務器純內網部署。Web服務器含雙網卡，劃分為內網與外網，內外網之間使用虛擬路由方式；內網對院內內網用戶訪問，外網對院內外網用戶訪問，同時通過防火墻做NAT映射對院外用戶提供訪問[2]，網絡拓撲如圖1。

圖1 硬件部署網絡拓撲

1.2 系統架構

為了滿足OA辦公系統可擴展性、安全性、先進性，在總體方案設計時，將系統劃分為用戶接入層、業務層、應用支撐層、基礎數據層和基礎設施層。系統架構圖，見圖2。

（1）用戶層。擔負用戶與業務應用軟件的對話功能,主要由醫院門戶、科室門戶及個人門戶構成。

（2）業務層。提供OA辦公系統的全部功能。用戶通過接入層提出請求, 業務層提供服務并返回結果。業務層由協同辦公平臺、增值應用、第三方系統集成組成。

（3）支撐層。以數據庫建模、模塊設計、報表設計、工作流引擎、表單設計等技術實現業務層協同辦公功能和增值應用，通過統一用戶、單點登錄實現信息資源的統一管理和維護。支撐層提供二次開發接口, 并提供異構系統間的集成、跨部門的業務整合等。

（4）基礎層。由組織管理、用戶管理、角色管理、權限管理四維權限組成。

圖2 系統架構圖

1.3 安全性

網絡層面：數據庫服務器處在內網環境中，只對Web服務器提供服務，僅Web服務器暴露在外網，數據安全性增強。另外，兩服務器各自進行備份，防止同一服務器損壞導致數據全部丟失。

系統層面：OA開通公網訪問后，針對文件上傳存在的安全隱患問題，從軟硬件兩個方面采取了措施：通過防火墻進行攔截；系統本身對所有上傳的文件進行過濾、檢測、攔截、加密處理；限制上傳文件的大小和格式；通過HASH值判斷上傳過程中，文件是否被篡改等。

2 應用過程

2.1 公文管理

醫院OA協同辦公系統中的公文管理模塊包含收文管理和發文管理。收文管理主要是醫院黨群/職能部門、臨床醫技科室等起草并發布醫院紅頭文件的過程中使用的功能模塊；發文管理則針對醫院上級行政部門下發醫院的紅頭文件向院內各部門分發的過程中應用的模塊[3]。

2.1.1 收文管理

我院上級行政部門有湖北省衛生和計劃生育委員會、湖北省政府、武漢市政府、武漢大學等。院辦文管收到各上級行政部門的紅頭文件后，通過仔細研讀，分析文件事項涉及的相關部門，提請院辦負責人審核，涉及部門無誤后，根據事項類別及緊急、嚴重程度，提交上級領導審核或直接向相關部門負責人分發查閱。相關部門負責人還可以根據業務內容將該文件繼續分發給業務相關的部門下屬辦理。微信端收文管理上線以后，院辦負責人審核、上級領導審核、部門負責人接收、部門下屬接收等環節均可在微信端進行處理，且各環節設置了待辦提醒[4]。醫院收文流程圖，見圖3。

圖3 醫院收文流程圖

2.1.2 發文管理

根據我院發文的類型來看，包含以下幾類：院字號發文、黨字號發文、紀要發文、函件發文。以院字號發文為例來介紹我院發文管理：首先部門相關人員起草發文內容，依次提交部門負責人審核、部門分管院領導審核，通過后再依次提交院辦文管、院辦部門負責人、院辦分管院領導審核，院辦分管院領導再提交相關部門負責人征求意見；經過意見匯總后，提交到院長審核。目前該流程的各流轉環節均實現了微信端辦理和提醒[5]。醫院發文流程，見圖4。

圖4 醫院發文流程

2.2 工作流管理

工作流是各行各業OA協同辦公系統中通用、常用且重要的功能模塊，移動辦公對于工作流的應用來講更是錦上添花[6]。目前我院協同辦公系統中投入使用的工作流有30個，涉及部門有醫務處、信息中心、審計處、宣傳部、紀檢辦、院辦。根據工作流涉及的業務性質及其重要程度，各工作流涉及到的環節數量及環節辦理人職務也不相同（也是影響工作流辦理效率的關鍵因素）。移動端OA系統上線之前，工作流各環節辦理人需要從電腦端登錄OA系統辦理，容易受到辦公地點或辦公設備的限制；移動系統上線之后，工作流自申請人發起之后的每個環節，辦理人員都會在手機微信端收到同步的待辦提醒，并隨時隨地在手機端處理待辦事項，方便辦理人較好地利用碎片化時間處理緊急事務[7]。

2.3 會議室管理

我院有大大小小會議室7個，會議室申請由院辦統籌安排。申請人提交會議室申請時，須明確會議主題、會議時間、主持人、會議人數、媒體設備等，系統會根據會議人數推薦適合容量的會議室，同時根據會議時間判斷該會議室是否被占用并給予提示（圖5）。申請步驟順利通過后，根據是否選擇媒體設備，系統自動識別是提交宣布部審核（主管媒介設備）或是流向院辦備案。微信端會議室管理跨越了時空限制，更加方便了會議室申請和會議室管理各環節工作人員，極大提升了會議室申請的效率[8]。

圖5 會議室申請占用提醒

2.4 通訊錄查詢

上線移動端協同辦公系統之前，我院科室通訊錄更新一般以公告的方式不定期進行全院通知，醫院各科室一般將其打印出來貼在明處進行人工查閱。但科室和電話之多長達四頁，查閱起來費時費力，因此OA系統升級之際，將通訊錄查詢列為移動辦公的重要工作之一。具體做法是：系統升級之初，從人事處和后勤保障部申請到全院人員基本信息數據和全院科室固話號碼，批量導入OA系統；開放相關權限，職工電話和科室固話發生變動時，由其自行修改相關信息。運用實時查詢技術，支持電話號碼、科名、科名簡拼等三種方式的模糊即時查詢[9]。通訊錄查詢報表讀取的是組織機構中用戶、科室的聯系方式，是隨著個人和科室電話的變動而及時更新的。見圖6。

3 應用效果

3.1 公文管理

在院內OA協同辦公系統升級之前，我院公文管理一直是紙質審批模式，即各辦事人員親自去往相關部門走審批簽字流程。本文嘗試從收發文管理的紙質辦公和移動辦公（實際存在電腦端辦公的情況，由于占比較小，為簡化研究，這里將電腦辦公含在移動辦公類別中）兩個角度出發，以收發文流程辦結時長來評價移動端公文管理應用效果。以不同年份相同時期內產生的收文和發文為分析對象（其中發文只統計院字號發文和黨字號發文），分別統計收文總份數、收文日期、辦結日期、間隔天數以及發文總份數、發文申請日期、發文日期、間隔天數。本研究選取2017年5月1日至7月31日和2018年5月1日至7月31日兩個同比時間段進行比較。整理分析的相關數據，見表1。

圖6 電話號碼、科名/姓名、科名/姓名簡拼的模糊即時查詢展示

表1 紙質辦公和移動辦公應用對比（公文）

由同比三個月的數據可知：① 針對發文管理，紙質審批模式下，辦結每個發文平均用時5.5 d；而移動辦公模式下，每個發文辦結平均用時只有1.25 d，節約時長4.25 d；② 針對收文管理，紙質審批模式下，辦結每個收文平均用時7.25 d；而移動辦公模式下，每個收文辦結平均用時只有1.5 d，節約時長5.75 d。移動端公文管理提升工作效率的同時，免去了辦事人員去往各部門審批的奔波之苦。

3.2 工作流管理

今年4月之前，我院工作流辦理僅能通過電腦端登錄OA系統處理。為研究移動端工作流使用效果，選取常用的4類8個工作流（以工作流環節數量和環節辦理人職務分類），以2017年5月1日至7月31日（電腦辦理）和2018年5月1日至7月31日（移動辦理）兩個相鄰年度同比時間段產生的工作流為分析對象，統計各類工作流辦結的數量、各個工作流辦結時長，據此計算各類工作流平均辦結時長。分類依據：① 工作流環節數量涉及工作流辦理人數量，辦理人數量影響工作流辦結時長；② 工作流環節辦理人職務高低，也對工作流辦結時間起著重要作用；③ 選取工作流環節數量相同且環節辦理人職務相同的每類工作流各兩個，減小統計結果的誤差。相關統計數據，見表2。

表2 電腦辦理和移動辦理應用對比（工作流）

由上述數據可知：① 不管是電腦辦公還是移動辦公，工作流環節越多，環節辦理人職務越高，單個工作流的平均辦結時間越長；② 除了傳染性報卡工作流之外（國家有上報時限要求），移動端辦公極大提高了各個工作流的辦結效率，且環節數量越多，效率提升越明顯，節省時間越多。

3.3 會議室管理

根據參會人數和參會時間選擇會議室并提示是否被占用的系統設置，提高了會議室申請的效率，也避免了會議室安排存在人為因素，使會議室管理更加公平、高效。同時，移動端會議室管理及移動提醒功能的上線，較好地利用了車輛申請人員和管理人員的碎片化時間進行辦公，起到了較好的溝通協同作用。

3.4 通訊錄查詢

目前我院OA協同辦公系統不僅在電腦端，而且在微信端，實現了全院科室電話的號碼、科名、科名簡拼的模糊即時查詢，同時還整合了全院職工手機號碼，實現了全院科室電話和全院職工的手機號碼、科名/姓名、科名/姓名簡拼的模糊即時查詢，極大方便了院內各科室之間、職工之間的業務溝通聯絡[10]。

4 總結

越來越多的醫院開始謹慎對待APP，取而代之以微信公眾號、微信小程序等輕型應用[11]。微信企業號免下載、免安裝，關注即用，同時只有企業通信錄成員才能關注，確保了企業信息安全；應用上可靈活配置，極大的保證了便捷性[12]。微信企業號不同于微信訂閱號和服務號，其群發消息次數不受限制[13]。

微信OA辦公平臺的創建，是貫徹“創新、協調、綠色、開放、共享”的五大發展理念的體現[14]，對醫院管理的改善、服務的提升、部門間良性互動產生了深遠影響。我院通過率先應用微信OA端公文管理、工作流辦理、會議室管理、通訊錄查詢等常用功能模塊，培養用戶對微信OA的認知度和依賴性[15]，接下來計劃逐步上線、推廣車輛申請、文件管理、項目周報、問卷調查、報表管理等應用，實現資源最大利用率，應用新型辦公模式與新媒體，助力醫院提質增效[16]。