數(shù)字檔案資源建設(shè)的問題與對策探究

岳薈

摘 要 本文以數(shù)字檔案資源建設(shè)的問題與對策探究為重點進(jìn)行闡述，提出數(shù)字檔案資源收集途徑存在一定的局限性，數(shù)字檔案資源建設(shè)缺乏必要的數(shù)據(jù)規(guī)范性等問題，與建立集中管理的數(shù)字檔案管理機(jī)制，形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)機(jī)制等對策在，旨意為相關(guān)研究提供參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞 數(shù)字檔案資源建設(shè) 問題與對策 數(shù)據(jù)收集

一、引言

基于信息技術(shù)手段在現(xiàn)代化社會中的廣泛應(yīng)用，對應(yīng)的數(shù)字化檔案資源也隨之增加，數(shù)字檔案管理資源通過更快捷的方式，為用戶提供了更便利的信息服務(wù)。基于此，檔案資源越來越得到人們的重視，對應(yīng)的檔案資源建設(shè)影響著檔案信息整體服務(wù)效果。但是隨數(shù)字化檔案資源建設(shè)工作的發(fā)展，相關(guān)的問題也隨之出現(xiàn)，如果這些問題無法及時解決，可能會影響整體檔案的服務(wù)質(zhì)量，拉低民眾的運用效率。所以說，全面找出檔案資源建設(shè)出現(xiàn)的問題，提出針對性的解決措施，是現(xiàn)階段各級檔案建設(shè)中重點關(guān)注的問題。

二、數(shù)字檔案建設(shè)資源面臨的問題

（一）數(shù)字檔案資源收集途徑存在一定的局限性

由于現(xiàn)代化辦公方式以及數(shù)字化辦公方式的推進(jìn)，各個部門中形成的電子文件數(shù)量也隨之增多，所以數(shù)字化檔案的收集工作的進(jìn)行是非常必要的。但是很多數(shù)字化檔案信息工作通常在單位內(nèi)容限定區(qū)域內(nèi)進(jìn)行，政府部門只有一部分執(zhí)行運行計劃，又因為檔案信息系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方式各自都存在優(yōu)勢，很多網(wǎng)絡(luò)在設(shè)計過程中，并為將檔案電子化管理方式進(jìn)行深刻的考慮，所以對應(yīng)的數(shù)字檔案收集工作還尚未形成對應(yīng)的信息收集途徑，怎樣高效性的收集電子文件信息還有待處理。[1]

（二）數(shù)字檔案資源建設(shè)缺乏必要的數(shù)據(jù)規(guī)范性

根據(jù)我國成功建立其的檔案管理經(jīng)驗可知，要想提升數(shù)字檔案建設(shè)管理的高效性，就必須有一定的規(guī)范性數(shù)據(jù)作為支持，反之就會出現(xiàn)數(shù)據(jù)孤島現(xiàn)象。當(dāng)前我國大多數(shù)檔案資源尚未數(shù)字化，大多都是通過紙質(zhì)載體分散在各個不同系統(tǒng)上，與各個不同級別的檔案資源融合。盡管一些檔案管理進(jìn)行了信息化建設(shè)，但是各個部門、各個地區(qū)之間檔案資源信息化建設(shè)缺失統(tǒng)一的管理體系，久而久之，針對這種現(xiàn)狀如果還沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)規(guī)范進(jìn)行約束，必然會造成數(shù)字檔案資源的格式標(biāo)準(zhǔn)形成混亂局勢，也出現(xiàn)無法兼容的局面。

（三）傳統(tǒng)檔案與數(shù)字化出現(xiàn)重復(fù)存儲的局面

與傳統(tǒng)檔案相比，檔案資源存在數(shù)字化檔案管理磁化與病毒化的危害，一旦受到不良破壞之后，很難再全面恢復(fù)，數(shù)字檔案存儲的載體不同，所存儲的壽命長度也不同，因此，對保管條件要求也具有一定的嚴(yán)謹(jǐn)性。[2]當(dāng)前普通光盤的最長存儲期限為20年，在數(shù)字膠片以及相關(guān)存儲介質(zhì)的影響其，要想明確其保管時間，還應(yīng)該考慮其保管條件。基于此，在電子文件傳輸與保存過程中，通常還存在以紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔與保存的局面，這就出現(xiàn)了電子檔案與紙質(zhì)檔案雙向存儲形式，在這種存儲形式下，還存在著大量重復(fù)性存儲問題，造成資源浪費的局面。

三、數(shù)字化資源建設(shè)的對策

（一）建立集中管理的數(shù)字檔案管理機(jī)制

數(shù)字化資源檔案建設(shè)工作涉及方方面面，同時也包括電子文件完整的生命周期，其在組織、制度與方法等方面的都存在者融合與集成的作用。對應(yīng)的電子文件管理工作，有學(xué)者指出最權(quán)威、最有效的管理方式是進(jìn)行全程管理，也就是在電子文件的產(chǎn)生到永久保管或者銷毀的過程都進(jìn)行周期性管理。我國當(dāng)前這種分管方式無法滿足全程管理的需求。這種前期與后期的割裂的管理機(jī)制，在一定程度上阻礙了文件與檔案管理工作的進(jìn)程，直接影響了數(shù)字檔案管理的整體效率。[3]數(shù)字檔案管理應(yīng)該走后端輻射的全過程管理道路，因此創(chuàng)新以完善管理機(jī)制，是檔案管理機(jī)構(gòu)中心的必要性工作。

（二）形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)機(jī)制

數(shù)字檔案資源建設(shè)工作涉及電子文件接受、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)變、資源加工處理、建立各種資源庫等方面、資源種類繁多，形式多變，比如文本、圖形、圖像、聲音的多種類資源的出現(xiàn)。因此在數(shù)字化檔案資源建設(shè)過程中，應(yīng)該結(jié)合檔案收集、檔案存儲、檔案管理、檔案利用等各個環(huán)節(jié)的實際工作情況，制定出統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系。地方檔案部門必須在統(tǒng)一性的標(biāo)準(zhǔn)制度約束下，進(jìn)行數(shù)字檔案建設(shè)，以防因為數(shù)據(jù)檔案建設(shè)的差異性給整體資源共享情況造成影響。地方檔案部門還應(yīng)該加速信息標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)，保證數(shù)字檔案管理系統(tǒng)能夠具有良好的統(tǒng)一性與協(xié)調(diào)性。

（三）加強數(shù)字檔案信息服務(wù)工作

在大數(shù)據(jù)時代背景下，合理運用信息技術(shù)手段能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字檔案資源的整合，形成檔案網(wǎng)站集群，為分散性檔案網(wǎng)站提供對應(yīng)的信息入口檢索性平臺，更好地為民眾查詢檔案信息提供良好的服務(wù)。同時還應(yīng)該合理利用數(shù)字技術(shù)給檔案工作帶來的各種機(jī)遇，強化檔案部門與公眾之間的良好交流，合理利用編輯出版書籍、舉辦檔案展覽、制作電視節(jié)目、發(fā)布網(wǎng)絡(luò)視頻等多樣化的方式，將固定性檔案信息轉(zhuǎn)變成具有靈活性的信息資源。通過詳細(xì)性的管理系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)的挖掘與分析，能夠?qū)?shù)據(jù)庫變成思想資源庫。

（四）加強先進(jìn)性技術(shù)的廣泛運用

在大數(shù)據(jù)時代背景下，云計算、云存儲的使用與普及，為我國檔案管理部門做好對應(yīng)的數(shù)字檔案資源管理工作提供新渠道。因此對于檔案工作人員來說，必須加強新技術(shù)的學(xué)習(xí)與信息技術(shù)使用，這樣能順利提升檔案信息保管的安全性，能充分體現(xiàn)出數(shù)字檔案存儲信息的價值，推進(jìn)此項工作的順利進(jìn)行。

四、結(jié)語

結(jié)合我國當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀，對其檔案資源建設(shè)出現(xiàn)的問題進(jìn)行研究是非常必要的，從而根據(jù)對針對性對策的合理運用，能夠有效提升此項檔案管理工作的整體質(zhì)量與效率。

（作者單位為榮成市專業(yè)技術(shù)人員服務(wù)中心）

參考文獻(xiàn)

[1] 杜中元.數(shù)字檔案館建設(shè)中存在的問題及對策研究[J].中國管理信息化，2017（10）.

[2] 張丹.綜合檔案館數(shù)字檔案資源建設(shè)存在的問題與對策研究[D].鄭州大學(xué)，2017.

[3] 李叢.數(shù)字檔案資源建設(shè)的問題與對策分析[J].檔案管理，2017

（3）.