實現辦公室精細化行政管理的有效措施

孟曉慶

摘 要 行政管理工作對于國企而言十分重要，其內容的復雜性和煩瑣性要求各部門之間做到相互協調、相互配合，并積極探索有效的管理模式。特別是對于辦公室管理而言，落實精細化管理制度，創新管理模式，能為國企的行政管理奠定良好的基礎。辦公室管理是連接高層和基層的必要紐帶，任何重要的信息都要通過辦公室的行政管理進行處理和通知，其重要性不言而喻。

關鍵詞 辦公室 精細化 措施 問題

一、辦公室行政管理存在的主要問題

（一）缺乏明確的管理目標

對于國企來說，都有特定的組織形式，辦公室作為部門中的重要機構，應當制定好明確的管理目標，并建立科學合理的管理制度，以實現國企的戰略管理目標。從當前的形勢來看，某些地區的國企都沒有將管理理念及時轉換到現代化社會發展中來。管理者沒有認識到以社會主義市場經濟為主導的經濟體制的運轉方式，在短期目標和長期目標的制定上都缺乏前瞻性。所制定的目標和計劃都缺乏組織性、全面性、先進性，在此情況下，管理人員也受到上級領導的思維影響，在工作中憑借經驗辦事，沒有真正從社會的發展和人民的實際需求出發。最終導致部門銜接不到位，事務脫節等問題。且隨著國際化進程的加快，國企對辦公室管理效率的要求也越來越高，如果沒有以明確的目標作為管理重心，那么工作人員的工作積極性也會受到影響，當出現問題時相互推脫，更是給國企帶來許多不必要的麻煩。

（二）缺乏科學的監督體系

監督體系是確保辦公室行政管理得以落實的關鍵內容。國企辦公室管理效率低下的主要問題便是在管理過程中缺乏科學的監督體系，在工作人員能力表現、綜合目標等內容上都缺乏科學化的衡量方式。具體表現在：績效考核制度不夠完善。雖然現今國企也在規范工作人員評價制度，但在獎懲措施的設置上頭重腳輕，沒有體現出公平性。有些工作人員并不是通過自己的實力進入行政單位，而是由上級干部委派，在考核的過程中更是可以直接走捷徑，導致其他工作人員的積極性也不高，只圖完成任務。另外便是在崗位的設置上缺乏衡量標準。國企的策略和目標無法靠某一部門獨立完成，而是需要各個部門相互協調，共同謀事。縱觀現有的崗位設置方案，有些部門缺乏人才，有些部門卻出現人員飽和現象，直接導致工作內容無法有效進行。最后便是管理制度上缺乏創新性。創新是促進國企跟上國際發展腳步的支柱，在整個行政管理中都占據著不可或缺的地位。

（三）管理人員管理意識不強

實現精細化行政管理的基本前提是要培養工作人員的管理意識。在制定各種規章制度時，需要更加客觀、更加細致的標準，當發現不公平或其他不足時，應當查漏補缺，及時改正，避免給工作人員造成過大的負擔，也要避免出現工作分配不當等問題。總體而言，辦公室精細化管理的重要原則便是科學合理。行政管理出現問題，不能只歸咎于個人，團隊合作才能讓國企的行政工作時刻保持活力。

二、實現辦公室精細化行政管理的有效措施

（一）明確目標，量化標準

在管理中，應當樹立明確的管理目標，制定科學化的管理制度，要求工作人員嚴格按照規章制度辦事，切勿出現漏洞管理、過度管理等問題。可以從以下幾個方面建立精細化的管理目標和標準：首先，確保責權分明，崗位劃分科學，制度公正。辦公室的主要職能是為領導服務，協調其他部門工作，因此在崗位和工作流程的設置上，一定要根據工種和服務需求統籌安排。其次，工作流程的優化。辦公室行政管理工作相對其他部門的工作來說更加復雜，綜合性較強，簡約的工作流程對于實現精細化的辦公室管理能起到極大的促進作用，特別是在上級命令的分析和處理上，能夠做到快速準確，及時地完成領導所布置的任務。管理人員要努力完善并優化管理流程，在任務的處理上更為快捷和高效。行動時也要符合邏輯性，這樣便于決策者更為直觀地審視任務結果，并提出決策方案。對每次出現的問題和不足也要及時總結，并作出反饋和調整。

（二）落實制度建設與運用

管理部門也要加快創新制度的建設和運用，制定一套完善的管理體系，優化組織機構，突破傳統的管理方法，讓辦公室行政管理真正走向高技術、高水平的道路，以增強國企的職能作用。制度創新已經成為市場經濟體制下推動國企更快轉型的必然趨勢，對辦公室管理面臨的問題進行全方面的研究，并提出有效的理論依據和方案具有現實意義。

（三）提高工作人員的職業素質

要想確保精細化行政管理工作順利開展，首先就要加強對工作人員的培養，對工作人員應當具備的職業素質和管理技能提出更高要求。國企應當積極為工作人員提供學習平臺，給他們提供更多的培訓機會，增加他們的知識和見解，為創新能力的提升打下基礎。辦公室管理人員要具備高素質、高技能，并且還要將良好的素養運用到工作中，全面提高工作效率和質量。在績效考核標準的制定上，也要確保公平公正、公開，給予優秀工作人員特定的獎勵，以增加他們的自豪感，給予違紀工作人員批評教育，減少錯誤的發生率。

三、結語

辦公室行政管理內容雖然復雜，但只要掌握了管理的精髓，那么實現精細化管理也不是不可能的。國企戰略目標的制定，要依靠辦公部門的處事能力，對于辦公室管理人員來說，不僅要充分發揮自己的主動性，也要起到承上啟下的作用，認真完成領導布置的任務，也要協調好其他部門的參與。

（作者單位為國網內蒙古東部電力有限公司突泉縣供電分公司）

參考文獻

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