質量改進方式在推動醫院文書檔案規范管理中的應用效果

夏敏琦 張少晨(通訊作者)

200137上海市浦東新區凌橋社區衛生服務中心，上海市 浦東新區

對于醫療衛生機構的管理，選擇先進、高效率的質量管理工具尤為重要。在醫院評審項目中，文書檔案管理質量是必不可少的一項[1]。醫院文書檔案管理質量受到醫院高度的重視。可見，醫院文書檔案管理工作與醫院管理質量息息相關，必須對該項工作采取更有效的管理方式。本文通過對比文書檔案管理方式的效果，探討質量改進方式在推動醫院文書檔案規范管理中的應用效果。現報告如下。

資料與方法

觀察組選擇2016年1月-2017年12月中老年慢病患者150 例的文書檔案進行統計，男69例，女81例，年齡50～82歲，平均年齡(45.01±13.20)歲，病程0.5～19年，平均病程(8.20±5.50)年；對照組選擇2013年1月-2015年12月 老年慢病患者150 例的文書檔案進行統計，男68 例，女82 例，年齡50～82 歲，平均年齡(45.00±13.20)歲，病程0.5～19年，平均病程(8.19±5.50)年。兩組病歷患者的基本資料經統計學處理，差異均無統計學意義(P＞0.05)，可對比。

方法：對照組采取傳統管理方法。觀察組在傳統管理方法的前提下，采取持續質量改進(CQI)方法進行管理，具體如下：⑴成立CQI 專門小組：由文書檔案管理部門主管負責選取10 名管理人員組成持續質量改進小組，通過頭腦風暴制定CQI 方案。⑵計劃：組織小組成員進行關于CQI 的培訓，包括CQI 的概念、原則、作用、實施，促使CQI 深入管理人員的管理理念。對小組成員進行任務分配，明確各個崗位的職責，確定管理工作的目標和完成時間，要求小組成員建立規范的表格，記錄CQI 實施過程中的問題和原因。將管理工作進行分類，制定CQI 自查表格，包括：體溫單管理自查表格、醫囑單管理自查表格、特護單管理自查表格、護理記錄單管理的自查表格等等。⑶制定CQI 目標和確定CQI問題：對病歷文書檔案管理的CQI管理標準進行確定。分析文書檔案管理質量的問題和原因，主要問題具體包括：檔案遺漏、醫囑記錄不全、字跡潦草、護理記錄過于簡略、語言過于主觀等等。主要原因具體包括：①缺乏管理制度：目前醫院檔案管理制度尚未完善，部門對醫院文書檔案管理的意識較為薄弱，缺乏統一管理文書檔案的意識，執行檔案管理制度不嚴格。導致部門辦理文件效率差，不及時上交，同時檔案管理人員不固定，導致資料缺失或丟失。②管理人員綜合素質良莠不齊：院內管理人員對新知識缺乏足夠的認知和學習，導致文書檔案辦理效率低、歸檔不合理。同時，部分管理人員對信息化管理方式不熟練，對工作效率造成了較大的影響。⑷改進措施：①提高醫院文書檔案管理的信息化水平：把紙質檔案詳細、準確、如實錄入電腦，轉化為信息化檔案，對于錄入的文書檔案，必須如實、全面錄入，不能夠隨意更改檔案內容。對檔案進行明確的分類管理。②加強醫院文書檔案管理人員的培訓：定期對醫院文書檔案管理人員進行培訓，一方面提高管理人員對管理新知識、新理念的掌握能力，另一方面增強管理人員檔案管理意識，從而培養高素質的檔案管理人才。通過組織培訓對管理人員的管理能力進行定期考核。

觀察指標：比較兩組醫院文書檔案管理的效果，主要從以下幾個方面進行評估：歸檔率、文書檔案缺陷所導致的糾紛事件。

統計學方法：采用SPSS 20.0 統計學軟件進行統計分析，對正態分布的數據進行t檢驗，對非正態分布的數據進行χ2檢驗，采用(±s)的形式表示數據的分布趨勢，P＜0.05表示數據比較差異有統計學意義。

結 果

和對照組對比，觀察組醫院文書檔案歸檔率明顯更高，糾紛事件的發生率明顯更低，差異有統計學意義(P＜0.05)，見表1。

討 論

要大力推動醫療衛生事業的發展，必須選擇先進、高效率的質量管理工具。在醫院評審項目中，文書檔案管理質量占據重要的地位，其管理質量受到醫院高度的重視。因此，必須對該項工作采取更有效的管理方式。CQI 是建立于全面質量管理的前提，其比傳統管理方式更加注重過程管理、環節質量管理，強調持續質量管理，以工作指標為導向，是一個動態質量管理的過程[2，3]。CQI 在護理過程中不斷檢查護理環節，確定護理效果，達到護理的預定目標，從而尋找護理實踐和護理目標之間的差距，對護理問題進行總結和分析，再根據其原因制定相應的改進方案，再加以落實[4-8]。本研究采取持續CQI 對我院病歷文書檔案進行管理，結果顯示，和對照組對比，觀察組醫院文書檔案歸檔率明顯更高。綜上所述，運用質量改進方式對醫院文書檔案管理進行干預，能夠有效地提高檔案歸檔率，避免文書檔案缺陷所導致的糾紛事件，促使醫院文書檔案管理更規范、更完整、更標準，可予以廣泛的推廣和應用。

表1 兩組醫院文書檔案管理的效果比較[n(%)]