新時(shí)期企業(yè)檔案管理的保密與開(kāi)發(fā)利用

文/齊 琳

新形勢(shì)下檔案管理的保密工作面臨許多新情況、新問(wèn)題，檔案作為一種重要的社會(huì)信息資源，既要重視保密管理，又要注重科學(xué)開(kāi)發(fā)利用，這就要求我們要嚴(yán)格遵守檔案保密管理規(guī)定，實(shí)行保密資格審查認(rèn)證制度，以制度定標(biāo)準(zhǔn)，以標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)管理，正確處理好檔案保密與開(kāi)發(fā)利用的關(guān)系

檔案是企業(yè)極其珍貴的資源，保密和開(kāi)發(fā)利用對(duì)于企業(yè)發(fā)展都尤為重要。新時(shí)期對(duì)保密工作提出了更新更高的要求，檔案管理也不例外，如何科學(xué)地把控好企業(yè)檔案保密與開(kāi)發(fā)利用二者之間的關(guān)系，已成為當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作所面臨的實(shí)際問(wèn)題，這項(xiàng)工作直接影響到企業(yè)生存發(fā)展的安全和利益。增強(qiáng)保密觀念，落實(shí)防范制度，保守企業(yè)秘密是每位檔案管理人員的神圣職責(zé)所在。在嚴(yán)格做好檔案保密工作的同時(shí)，檔案管理人員也要加強(qiáng)自身檔案工作中的科學(xué)管理技能，使檔案資源得到充分開(kāi)發(fā)利用，助力企業(yè)更好更快發(fā)展。

一、制定好檔案管理保密和利用的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

1.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化

檔案利用通常分為查閱、外借、復(fù)制三種。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身檔案管理的實(shí)際情況和檔案保密工作的相關(guān)要求，按照不同層次需求，制定不同的利用規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)利用范圍和審批手續(xù)提出明確要求，這樣使檔案開(kāi)發(fā)利用有據(jù)可依，又防止在檔案利用過(guò)程中出現(xiàn)泄密事件的發(fā)生。制定規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)簡(jiǎn)單明了，易于操作執(zhí)行，并且在日常工作中要嚴(yán)格執(zhí)行，只有這樣，才能做到強(qiáng)化保密意識(shí)，促進(jìn)開(kāi)發(fā)利用。

2.管理模塊化

企業(yè)應(yīng)設(shè)置《檔案保密規(guī)范化管理細(xì)則》和《安全保密工作系統(tǒng)工作統(tǒng)計(jì)、檢查與監(jiān)控流程》兩個(gè)數(shù)字化管理文件，要求企業(yè)中與檔案工作相關(guān)的部門都要在檔案保密工作中盡到本部門應(yīng)負(fù)的責(zé)任，科學(xué)制定檔案工作安全保密分類、不斷補(bǔ)充完善控制保管細(xì)則，真正把檔案保密工作管理引入程序化、標(biāo)準(zhǔn)化流程。檔案管理保密級(jí)別計(jì)算機(jī)數(shù)字模塊的制定一定要從企業(yè)實(shí)際工作出發(fā)，實(shí)現(xiàn)電子檔案信息化管理。第一，檔案應(yīng)用系統(tǒng)通過(guò)后臺(tái)大型數(shù)據(jù)庫(kù)方式，相應(yīng)密級(jí)的網(wǎng)絡(luò)用戶均能調(diào)用和他們密級(jí)相關(guān)電子檔案資源。第二，管理模塊系統(tǒng)本身通用性強(qiáng)，可根據(jù)自身需求設(shè)置類型數(shù)據(jù)庫(kù)，滿足企業(yè)檔案管理一對(duì)一服務(wù)的實(shí)際工作需求；第三，檔案管理模塊通過(guò)系統(tǒng)分級(jí)權(quán)限設(shè)置、密碼口令、加密傳輸?shù)却胧┘訌?qiáng)保密流程的安全體系，按照密級(jí)不同，開(kāi)放不同權(quán)限，既能充分滿足檔案的保密性要求，又能方便檔案查詢利用。

3.檔案數(shù)字化

加強(qiáng)數(shù)字檔案開(kāi)發(fā)管理。新時(shí)期計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，為企業(yè)方方面面工作效率的提升提供了技術(shù)支撐，產(chǎn)生了大量的電子檔案，原有的紙質(zhì)檔案頁(yè)通過(guò)掃描轉(zhuǎn)換成了數(shù)字檔案，這樣就使得企業(yè)檔案保存和利用極為便利，數(shù)字硬盤(pán)等新的儲(chǔ)存介質(zhì)使檔案的保存空間無(wú)限放大，使查閱利用更為方便快捷。查閱、傳遞檔案信息內(nèi)容只需輕點(diǎn)幾個(gè)按鍵，甚至毫秒即可。現(xiàn)階段數(shù)字檔案雖然具備了許許多多的優(yōu)勢(shì)，但是數(shù)字檔案的安全保密和長(zhǎng)期保存還有一些問(wèn)題需要解決。雖然現(xiàn)在國(guó)家認(rèn)證機(jī)構(gòu)對(duì)數(shù)字檔案的保密審查實(shí)行雙認(rèn)證體系，網(wǎng)上認(rèn)證和書(shū)面認(rèn)證并行，但在數(shù)字檔案安全體系沒(méi)有達(dá)到絕對(duì)保障的時(shí)期，還是要堅(jiān)持保存實(shí)物檔案文件（紙質(zhì)文件、照片、圖紙、影像資料等）和錄入保存數(shù)字檔案文件一起執(zhí)行的原則，在整個(gè)檔案管理工作安全保證的前提下逐步加大數(shù)字檔案的保存比例。

4.實(shí)施順序化

在檔案管理工作過(guò)程中要按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)來(lái)審批，依據(jù)流程順序來(lái)利用，嚴(yán)控使用范圍，檔案管理人員既要問(wèn)明查詢目的、用途，又要在利用后仔細(xì)檢查，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)有違規(guī)違法跡象的嫌疑，應(yīng)及時(shí)處置，做好記錄。并向主管部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行反映和匯報(bào)，做好善后，防微杜漸，避免造成損失。同事，在檔案保密的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，一定要按制度辦事，不踩紅線，不越權(quán)限，不該辦的事情堅(jiān)決不做。檔案管理人員要根據(jù)新時(shí)期企業(yè)發(fā)展的新情況，用發(fā)展的眼光，及時(shí)補(bǔ)充或修訂相關(guān)管理制度，尤其應(yīng)劃密標(biāo)準(zhǔn)，以便達(dá)到保密最終期限后自動(dòng)解除秘密管理。針對(duì)在保密期內(nèi)需要提前解除秘密或者因故需要加強(qiáng)或減小秘密等級(jí)的檔案文件，可以通過(guò)企業(yè)預(yù)先制定的秘密調(diào)用審批流程，通知檔案管理部門和人員收集、掌握最新檔案涉密情況。同時(shí)檔案管理部門要對(duì)涉密檔案，按不同密級(jí)分類入庫(kù)保管。

二、建立和完善檔案保密利用的科學(xué)監(jiān)管體系

檔案利用的科學(xué)監(jiān)管體系是檔案管理中強(qiáng)化保密工作的重要環(huán)節(jié)，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)、立即終止檔案利用工作中違反保密規(guī)定的種種錯(cuò)誤，認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案利用科學(xué)監(jiān)督管理體系，不但能夠充分科學(xué)利用檔案資源，而且能有效保障檔案秘密和安全。檔案利用的科學(xué)監(jiān)督管理體系包括以下幾方面要求：

1.系統(tǒng)建設(shè)要求

檔案科學(xué)利用監(jiān)督管理體系包括全程管理系統(tǒng)，文件調(diào)閱系統(tǒng)，銷毀流程系統(tǒng)，保密級(jí)別系統(tǒng)，檢查登記系統(tǒng)，數(shù)字庫(kù)房系統(tǒng)等，根據(jù)企業(yè)工作實(shí)際狀況，針對(duì)不同涉密權(quán)限的檔案使用人員規(guī)定相應(yīng)的文件調(diào)閱范圍，嚴(yán)格檔案調(diào)閱審批程序，使檔案利用工作有章有據(jù)，在利用檔案更好為企業(yè)服務(wù)的同時(shí)，必須做到檔案文件秘密不擴(kuò)散、不流失、不泄露，檔案文件完整安全。

2.人才發(fā)展要求

由于檔案管理工作專業(yè)性強(qiáng)要求高，這就要求從事檔案管理的工作人員自身具有很強(qiáng)的政治修養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力和文化積淀，根據(jù)企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r和檔案學(xué)科進(jìn)步，單位要定期組織檔案管理人員參加培訓(xùn)，鼓勵(lì)檔案管理人員主動(dòng)學(xué)習(xí)。檔案管理人員既要提高政治站位，提升個(gè)人修養(yǎng)，認(rèn)真工作，嚴(yán)守秘密，切實(shí)承擔(dān)起檔案安全第一責(zé)任人的職責(zé)，又要認(rèn)真扎實(shí)學(xué)習(xí)檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，熟練掌握專業(yè)操作技能，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案利用工作中出現(xiàn)的突發(fā)情況、疑難問(wèn)題，積極發(fā)掘企業(yè)發(fā)展所需的檔案信息資源，不斷提升檔案管理工作能力，為助力企業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。

3.安全防范要求

檔案管理無(wú)小事，嚴(yán)守秘密不出事。檔案利用科學(xué)監(jiān)管體系要求企業(yè)檔案管理部門必須建立檔案工作全流程監(jiān)控系統(tǒng)，企業(yè)要建設(shè)檔案數(shù)字管理工作系統(tǒng)，嚴(yán)格流程，重點(diǎn)監(jiān)督，防范文件內(nèi)容超范圍擴(kuò)散，要強(qiáng)化重點(diǎn)環(huán)節(jié)監(jiān)督管理，補(bǔ)漏查缺杜絕萬(wàn)一。對(duì)于已經(jīng)通過(guò)正常流程取得檔案查閱資格的人員，檔案管理人員要防止其毀損或篡改文件內(nèi)容。按照管理系統(tǒng)要求一般先從企業(yè)內(nèi)網(wǎng)提供數(shù)字檔案文件查閱，如有必要查閱原始檔案，按規(guī)定辦理審批手續(xù)后才能提供。對(duì)于外借檔案要完備手續(xù)，按時(shí)收回，認(rèn)真做好每次檔案查閱記錄，嚴(yán)格按照檔案借閱程序執(zhí)行，做好歸檔檔案檢查監(jiān)督工作。

三、建立科學(xué)的長(zhǎng)效管理機(jī)制

1.樹(shù)意識(shí)

企業(yè)要通過(guò)學(xué)習(xí)培訓(xùn)和制度約束并舉的形式，認(rèn)真組織員工學(xué)習(xí)保密法，強(qiáng)化部門和每一個(gè)員工的保密意識(shí)。增強(qiáng)檔案管理保密和利用都是為企業(yè)發(fā)展服務(wù)的理念，嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)保密工作制度和流程規(guī)范，自覺(jué)防止不安全事件的發(fā)生。

2.重考核

把檔案資料的收集、保密與歸檔納入到各業(yè)務(wù)部門考核工作之中，并按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行考核，通過(guò)考核兌現(xiàn)獎(jiǎng)懲，從而確保檔案的保密與安全，提升檔案保密工作的管理水平。檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案保密利用工作的質(zhì)量，要通過(guò)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提升檔案管理人員的檔案管理知識(shí)與保密意識(shí)，增強(qiáng)其工作的自覺(jué)性和創(chuàng)造性，改變檔案管理工作重保密、輕利用的現(xiàn)象。讓所有有價(jià)值的檔案都能得以充分利用，從而發(fā)揮出檔案的最大開(kāi)發(fā)利用價(jià)值。

總而言之，在做好檔案保密工作的同時(shí)，我們還要大力開(kāi)發(fā)利用檔案，關(guān)鍵是要用科學(xué)、合理的方法去管理檔案，讓檔案得到最大程度的開(kāi)發(fā)利用，讓檔案資源真正地體現(xiàn)出其利用價(jià)值，為企業(yè)的快速發(fā)展助力。