信息化背景下科技檔案管理存在的問題與對策

文/楊亦豐

科技檔案是科技生產活動中直接形成的，已歸檔保存的科技文件，具有專業性、成套性、現實性等特點。自1959年在大連會議上明確提出“科學技術檔案”的概念以來，科學技術檔案作為我國檔案資源的重要組成部分，對我國科學技術工作和檔案事業的發展起到重要的作用。然而，進入信息化時代以來，受信息技術和行業管理方式的變革，我國的檔案管理內外部環境也開始發生相應的變化。科技檔案作為檔案管理工作的主要對象，亦受到信息化時代潮流的影響，為科技檔案管理的發展帶來一定的機遇和挑戰。一方面，層出不窮的信息技術和工具為科技檔案管理方式提供了新的發展方向；另一方面，互聯網+和社交媒體的廣泛發展也對傳統手工管理模式下的科技檔案管理提出挑戰。

一、信息化背景下科技檔案管理存在的問題

1.科技檔案管理模式和思維仍處于手工管理的傳統階段。科技檔案由于其特有的現實性、成套性等特征，本就具有區別于文書檔案、人事檔案等資源的特點，在傳統的科技檔案管理環境下的收集、整理、鑒定和保管等管理流程上，仍然具有自身管理的特色，如項目周期時間較長，檔案工作者系統、完整地收集科技檔案的時間也會拉長等。在傳統的以紙質保管的科技檔案管理時期，科技檔案的手工管理模式尚能滿足其基本管理需求，但是隨著科技檔案在網絡化和數字化的形成和發展過程中，如何有效地管理數字科技檔案資源是擺在檔案實踐工作者面前的一道重要難題。紙質和數字檔案并行的信息化時代，傳統的單一化紙質檔案的收集、整理、鑒定和保管等流程被打破，網絡環境下形成的科技文件直接面臨是否歸檔以及需要直接確定保管期限的問題，無需整理；科技文件的形成由手工變為數字，由實體變為虛擬，傳統的上架、編號等人工行為，均可通過科技檔案管理系統來完成，那么傳統的排架等科技檔案整理方式不再適用于網絡環境下的科技檔案管理系統的設計和開發；此外，在服務型社會轉型的背景下，檔案資源服務社會化和網絡化的呼聲日漸高漲，而科技檔案管理思維還停留在原來的重保管輕利用的理念上，科技檔案資源開發不及時、不到位，對外公開利用也就無從談起。

目前，我國科技檔案管理主要面臨的問題有：科技檔案管理模式和思維仍處于手工管理的傳統階段；科技檔案管理相關的法律法規滯后；科技檔案信息安全存在潛在威脅；科技檔案工作人員的基本能力與信息化時代所要求的檔案管理能力不相吻合。針對這些問題，文中提出了具體的解決對策

2.科技檔案管理相關的法律法規滯后。自科技檔案的概念產生以來，我國十分重視對科技檔案的管理，國務院在1980年頒布實施了《科技檔案工作條例》，對建立、健全科學技術檔案工作，完整地保存和科學地管理科技檔案起到重要作用，此后，形成科技檔案的主管機關和部門也相繼頒布不同規章制度來規范本行業或部門的科技檔案管理，具有一定的成效。但是進入信息化時代以來，科技檔案的種類和載體逐漸增多，數字化形態的科技檔案的保存格式和軟件逐漸多樣，而信息化時代與科技檔案有關的法律法規并未得到及時更新，也未出現新的專門針對信息化時代下規范和調整科技檔案管理工作的規章制度，這就出現了與科技檔案管理相關的法律法規滯后于科技檔案實踐發展的問題。科技檔案是我國信息資源的重要組成部分，科技檔案的內容揭示的是科技活動的重要記錄，具有一定的應用價值，因此，還具有相對的保密性。我國現有的與科技檔案保密方面有關的法律法規體系也不健全、不完整，立法重點不明確，也未解決實踐中科技檔案的保密性和社會需求的公開性之間的矛盾。

3.科技檔案信息安全存在潛在威脅。科技檔案信息安全是檔案工作者在實踐崗位中首先面臨的重要問題，傳統手工環境下的檔案庫房、庫房基礎設施設備的齊全等對科技檔案的安全管理起到重要的作用，但是隨著國家信息化建設的不斷深入，數字科技檔案數量的不斷增多，科技檔案管理軟件的普遍使用，數字科技檔案資源的安全性也相應地受到威脅。首先，直接形成的數字科技檔案由于計算機設備等因素，面臨數據丟失或者格式無法識別等困境；其次，網絡環境下的科技檔案管理軟件可能面臨數據保密性不強、軟件更新不及時，造成檔案信息資源泄密等問題；最后，數字化的科技檔案的長期安全保存和可持續利用也是對檔案管理工作的嚴重考驗。

4.科技檔案工作人員的基本能力與信息化時代所要求的檔案管理能力不相吻合。某種程度上講，檔案工作者能力的大小是決定科技檔案管理質量和水平的重要影響因素。傳統手工環境下的檔案管理模式對科技檔案工作人員的要求相對單一，只需有責任心、有檔案基礎常識、有良好的素養即可，檔案管理人員的構成大都是具有檔案學、歷史學、語言學或管理學等專業背景的人員。但是，進入信息化時代以來，科學技術發展日新月異、信息技術不斷更新，對科技檔案工作人員的基本素質和素養均提出嚴峻的挑戰，原有的僅限于文史背景的檔案工作人員的工作能力無法適應信息化時代背景下科技檔案管理工作的需要，也必然影響科技檔案管理的質量和水平。

二、信息化背景下解決科技檔案管理問題的對策

科技檔案管理的信息化和網絡化發展是大勢所趨，針對以上提出的問題，實際上可以通過轉變科技檔案管理模式、健全和完善科技檔案法律法規、運用科技檔案管理安全的技術、提高科技檔案工作人員的能力和素養等措施來解決，維持科技檔案管理工作的健康有序發展。

1.轉變科技檔案管理模式。信息化時代，單套制逐漸在檔案管理領域盛行，加上檔案管理信息系統的開發、信息技術的應用，原有的傳統手工環境下的科技檔案管理模式面臨挑戰。事實上，轉變信息化背景下的科技檔案管理模式主要是指對直接形成的電子檔案的管理和數字化后的科技檔案管理，要順應不同形態科技檔案的管理模式，并順應潮流，逐漸向單軌制靠攏。

2.健全和完善科技檔案法律法規。面對科技檔案管理相關的法律法規滯后的難題，這就離不開社會各方面的協同共進。首先，盡快修訂《科學技術檔案工作條例》。《科學技術檔案工作條例》是國務院在1980年批準的行政法規，至今已有近四十年的時間，與現有的信息化背景下的科技檔案管理方式方法存在極大的不適應性，這就需要各方努力予以修訂，增刪改與現有發展環境不相適應的部分。其次，健全與科技檔案相關的其它法規制度，主要是與國家的科技檔案管理行政法規相配套、相協調。最后，還要注重科技檔案部門規章制度的制定，增加電子科技檔案的管理、科技檔案管理的保密性等事項，從管理細節加以強化，形成一套完善的、系統的法規系統，保障科技檔案管理的長期可持續發展。

3.運用科技檔案管理安全的技術。信息技術在檔案管理領域的運用層出不窮，科技檔案管理也會受此潮流的影響，逐漸踏入數字化、信息化的日程，數字科技檔案的形成和發展就是明證。面對這一潮流，科技檔案管理可以運用安全、成熟的技術來維持日常的檔案管理，如檔案館室運用較多的檔案管理系統，能夠解決數字化科技檔案的管理、突破原有的檔案管理模式，將科技檔案管理工作的重心由收集、整理、鑒定、分類等環節擴展到科技檔案資源的整合和開發利用，順應檔案機構由保管單位向服務型單位轉型的趨勢。運用安全的技術管理科技檔案對科技檔案管理的科學化、有序化帶來更多的機會和機遇。

4.提高科技檔案工作人員的能力和素養。檔案工作人員的更新迭代影響科技檔案管里水平的高低和質量的大小，傳統的只單純的具有文史社科背景的檔案工作人員的能力和素養無法跟進信息化時代的需求。科技檔案不同于一般的檔案類型，其內容富含不同科技活動中的重要信息、知識或情報，具有資產價值，加之數字化時代，數字科技檔案的形成和發展趨勢對科技檔案工作人員的管理能力和基本素養提出更高的要求，科技檔案工作人員不僅要具有與科技活動相關的知識積累，還要具有基本的信息技術操作和處理應用能力，以及開闊的信息化視野。完善的知識結構、充分的檔案管理工作技能、敏銳的科技檔案管理眼光是提高科技檔案工作人員的能力和素養的重要方面。同時，對現有的科技檔案工作人員進行定期培訓和考核是提高科技檔案工作人員的能力和素養的重要舉措。