思維對檔案工作的影響

文/楊 清

當今社會發展進入人工智能時代，工廠都是流水線自動化了，原料從這頭進去成品從那頭出來，街頭出現了無人超市，無人售賣機，據說很快還有無人駕駛汽車。有人說檔案工作也會智能化、自動化，文件全部錄入數據庫，計算機檢索，準確迅速，檔案工作也可以大幅度削減人工成本，進入信息化、自動化的時代了。

筆者認為人工智能是不可能完全取代人工的。任何的信息化、自動化都是思維的產物，是為人服務的。這個世界的主體是人，任何方便快捷的東西出現都是為了解放人工而不是為了給人找麻煩，至于商業發展和落后人工之間的矛盾是全球政府亟待解決的問題。這里討論一下檔案發展中思維意識所起的作用。

一、檔案工作中受制于人的主觀思維的具體表現：

1.檔案學的發展是無數人智慧努力推動的結果

看一下檔案發展的歷史，各個時期檔案工作者的思維、意識決定了檔案工作的深度。（附表）

說明：文革時期檔案工作幾乎停滯倒退，故沒有收入本表。

由上表可以認識到以下幾點：

①檔案工作實踐是檔案發展的動力，認識是進一步發展的基礎和動力。

檔案工作和時代需要息息相關，從封建社會局限于對帝王活動的記載，到近代越來越廣泛的門類，管理的原則和方法，都是檔案的工作人員在實踐中遇到新問題而不斷地摸索和總結出來的，這中間人的思維起了決定作用，經歷了發現問題——尋找解決問題的辦法——在實踐中檢驗——形成基本理論體系這樣的過程。

②結構合理的科研團隊是檔案學發展的關鍵因素。

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所有的檔案學成就和理論成果獲得都是人積極思維，勇于實踐的結果，懂得探索，不斷創新是非常重要的品質，檔案學發展到現在，涉及到很多學科的知識，所以各個不同學科研究人員的加入是大勢所趨。

③穩定的發展環境和政策扶持。

上級領導能夠意識到檔案工作的重要性，提高檔案研究的工作人員的待遇，阻止人才流失，予以優惠政策扶持，使檔案工作不僅局限于日常工作的重復，而邁向更高的臺階。

④經濟、科技、文化發展是檔案發展的條件。

社會大環境決定了檔案發展的高度和深度，新問題的出現推動著檔案工作不斷地向前發展，檔案工作者思維意識也不斷拓展。社會(檔案)發展需要的永遠是解決問題，不斷探索，不斷創新的人才。

2.檔案工作各個環節所包含的人工意義

檔案工作是指檔案的收集、整理、鑒定、分類、立卷、編目、保管、利用、銷毀、編研等一系列工作，每個環節都離不開人的經驗和思維。檔案工作從大的方面分，可以分成四類：

第一類：收集、整理、鑒定

檔案包含的門類很廣，不管哪類檔案都要人工去收集，收集過程中人對檔案概念的理解，對檔案形式的鑒定，這些都是人工要把握的范疇。收集人對檔案的理解會造成檔案收集的偏差，舉個例子，文革中由于政治形勢的需要收集了很多革委會的檔案，而對于樓宇資料、學生情況等科技、教學、物資的檔案收集甚少，造成了這部分檔案的空缺，很多資料無從查考。從檔案演變的歷史可以看出，最初檔案只是史官的附屬，只限于文書檔案，沒有科技、實物這些范疇的檔案。所以收集人對檔案的理解偏差會影響到檔案的范圍和廣度；收集人對檔案形勢的把握，對存件真偽、價值的鑒定都需要豐富的閱歷和經驗，這些都是長久工作經驗的積累，而非單純的知識輸入可以完成的。

第二類：檔案的分類、立卷、編目更需要清晰、完整的檔案學識

初次立卷的兼職檔案員經常對檔案的分類困擾，需經過兩到三年才能熟練的掌握分類，有時還會出現上報報表沒有附表的情況，他們對檔案的分類、立卷、編目的準確把握都需要在檔案館專職人員指導下才能完成。

第三類：保管、利用、銷毀

檔案的保管對建筑、溫濕度、防護措施等都是有要求的。雖然有些工作可以依賴機器完成，但是監控、操作，紙張的裱糊保護還都需要人工研究完成。在檔案利用和鑒定工作中，雖然計算機檢索也輔助檔案利用提高了效率，但是對于早期檔案由于法規不健全，檔案分類不統一，有些文件必須通過人工檢索，這些只有熟悉館藏的人才能了解，能迅速地找到文件；另外，文件之間也是有聯系的，計算機并不反映文件之間的關聯關系、歷史價值、意義，所以文件的銷毀這樣的工作也要完全靠人工的鑒別、執行來完成。

3.檔案的編研更具有檔案思維的特征

檔案的編研是檔案的工作的升華、結晶，更體現了檔案思維的意義。檔案編研簡單分為三個層次：

第一層次：匯編類。簡單地說就是把同一主題的文件從各年度抽取出來，匯編成冊。如本單位的《三十年教齡匯編》《歷次重要會議匯編》，這是個簡單思維的過程，工作中發現同一類型檔案重復利用率很高，就可以抽取出來做成匯編，減少重復查詢，同時也避免反復調用原件給文件帶來的損害。

第二層次：對原始文件進行摘錄、剪輯、縮編，按照某一主題，重新組織編寫、加工、歸納形成的編研材料。這是個相對復雜的思維過程，涉及遴選、摘錄、剪輯、歸納等等思維加工的過程，例如本校的《大事記》，從中可以看出歷史發展的過程。這類編研成果改變了檔案原來的面貌，針對性強，信息相對集中，查詢利用簡便迅速，既是依據，又有參考作用。現有的高校檔案編研成果大多數屬于此類。

第三層次：對檔案資源進行分析、研究和歸納的基礎上，編寫成新的參考資料。這是高級編研成果，包含對材料的對比、分析、研究、歸納、總結、預測和展望，是更高級的思維過程。例如本校的《校史》。這個層次的編研是一個再創造的過程，對編研人員的專業素質要求很高，產生了新的知識信息，是思維結晶的產物。本校在編《校史》時動用了老教授、處級干部等一批高素質人才，成立專門的校史小組，數次修改和增刪，才編撰成《校史》。現在《校史》已經成為檔案館的第二參考，有力工具。

檔案編研是把孤立、靜止的材料歸納成系統、動態的材料，可以了解事態的全貌，觀察工作中的不足，協助領導決策。而及時發現編研題材，組織編研，編研成果的運用都包含有種種思維的拓展運用，是思維的結晶，是檔案管理的精華。

二、如何拓展思維，利用自動化、智能化更好地為檔案事業服務

1.計算機的引入是檔案事業現代化、自動化的開端，但不是人工服務和研究的終止。

前面說過，計算機的引入取代了檔案工作中的部分人工，例如查詢，不用通過繁瑣人工檢索的方式，方便快捷。但是科技是為人服務的，計算機的引入并不意味著人工服務的終止，我們可以利用科技力量更好地為檔案事業服務。

應該說計算機的引入是辦公自動化的開端，最早的卷內文件目錄是手寫的，后來使用計算機打印，現在的目錄由各兼職檔案員打好，網上直接傳送，統一格式，只要稍作修改即可；以前要打印大量的《歸檔立卷時間表》給各單位分發，現在直接將通知掛在網上就行了。另外還建立了檔案館的網頁和兼職檔案員群，可以隨時更新和聯系；以前寄發畢業生檔案需要手抄地址，現在用計算機統一打印，方便快捷；還有查詢軟件的引入，數據庫的建立也大大地拓展了檔案管理的視野，查詢和編研變得更加方便、快捷，只有遇到疑難問題時才需要人工介入。科技發展是為人服務的，人工是不會被取代的，它更多的是要求檔案工作者要不斷地學習，不斷地思考，不斷地升級——除了懂檔案管理，還要懂數據庫，懂信息化，懂歷史研究，檔案已經成為一門綜合性的學科了。

另外，需要指出的是不能過分依賴科技產品，紙質材料的保存，傳統的技藝還是應該掌握的。我們的近鄰日本就發生過這樣的事故：以前退休人員的資料統一有電腦保存，結果一次大停電導致幾十萬人資料的丟失，由于沒有備份，許多老人領不到養老金，陷入重重困難的局面。

2.積極思維，擴大視野，勇于創新。

未來進入人工智能時代，許多人工會被機器取代，但是機器得有人控制，有些東西是機器永遠也取代不了的。記得有次看見有自動買面條的機器，覺得是商機，給人推薦，結果對方一口拒絕，他覺得面條要美女下的或者大叔下的才有味道。當然，這是句玩笑話，可是人和人之間溫馨的感覺是機器永遠也替代不了的。社會在發展，機器代替人工操作那些繁重的、危險的工作，或者精細的、準確性高的工作，而由此解放的人工可以從事創造性的工作。儒勒·凡爾納當年的科幻小說出來的時候很多人覺得他腦洞大開，天方夜譚，但是當年他預計的很多事情都一一實現了，人類的創造性會讓人類生活越來越美好，前提是人要不斷地學習，提升自己，提高認知，不斷進步，永遠也不要停下探索的腳步。檔案行業的人知識也不應只局限于檔案，可以多多涉獵歷史學、文書學、計算機管理、天文地理政治等等，只要多方了解，學問相通，一定會受益匪淺的。

3.多方位的服務。

未來的檔案學將是一門綜合性的學科，涉及到檔案管理、計算機應用、聲像介質研究和管理、歷史學等等各方面的新知識，還有檔案建筑、檔案鑒定、檔案學理論也都可能面對著新的問題。未來的檔案很可能是種全方位的檔案，既有文字材料，又有影像資料，除了文字，還可利用聲、像、光各個介質，有實景再現，有錄影講述，繪聲繪色。央視崔永元有一檔“口述歷史”的節目，也許有一天檔案也會以某種直觀方式出現，可視性強，群眾喜聞樂見。

“這是一個最好的時代，這是一個最壞的時代”，這個時代里，檔案管理也經歷了科技進步的大潮，舊的管理模式和思想被淘汰，新技術的引入，新的問題層出不窮。但任何時候，人工智能的發展淘汰掉的永遠是重復勞動，墨守成規的人，而掌握了更多知識，積極思維的人們永遠是社會文明進步的推手。換句話說，某種程度上，我們的每一個創新思維都是在推動社會進步。