加強檔案管理安全保密及信息化檔案管理的思考

厲擁政

摘要：當前社會逐漸趨向于信息化發展，隨著我國綜合科技水平的普遍提高，已進入了以互聯網為基礎的大數據時代。為了促使相關信息的安全、可靠性，在檔案管理方面應加強措施，對有關數據應進行保密，從而保證信息不會隨意泄漏，保障了個人的信息安全。因此，在對檔案進行安全保密工作時，在原有的基礎上加強防范意識，不斷思考信息化檔案管理的工作流程，為當前信息化社會提供保障，為促進以后社會科技進步奠定基礎^[1]。

關鍵詞：檔案管理;安全保密;保障

一、如何加強檔案安全保密管理

（一）遵循屬性，精細管理

在檔案的安全保密管理工作中，一般對檔案信息實行了兩種管理方式。一種是對相關信息檔案采用永不對外開放的形式來進行保管，意思就是不論在任何情況下任何人都不能得到允許查看相關資料;另外一種管理模式為對相關檔案在一定的時間范圍內可提供給相關人員進行查看。不過，在此過程中檔案管理人員應嚴格按照國家標準對檔案信息進行保管，在制定日期對有關檔案實行開放，但在這一過程中，應提高警惕，確保檔案信息的安全、完整、另外，應針對不同的檔案信息進行規整、分類，采用分級管理的方式確保信息的安全。因我國檔案資料種類較多，管理起來程序較為復雜，應合理安排工作人員的主要職責，將工作細分化，以此達到對檔案資料的精細管理，確保管理過程中每一環節都能順利開展。

（二）對工作人員進行培訓

在檔案管理的工作當中，為了確保檔案信息的安全、準確，除了要嚴格按照國家標準進行開放外，對檔案保管內部管理人員的要求也要相對嚴格。因眾多檔案信息中涉及到的資料過多，如果因個人疏忽的原因導致相關信息泄漏或遺失，嚴重的情況下對我國居民造成一定騷動，從而影響我國的整體政治風貌。因此，針對檔案安全保密環節，應對相關管理人員進行培訓，讓他們意識到這些資料的重要性，保證在工作環節中能認真對待，以免造成不必要的損失，確保檔案信息的安全。

（三）完善制度，引進技術

為了確保檔案工作順利開展，確保信息的安全、可靠，除了要加強管理人員的保管意識，對其進行專業培訓外，應制定更加健全的安全保密制度體系，只有在相關制度的控制下，對檔案的保密性工作才能得到順利開展。另外，檔案部門應結合日常管理的工作需求與特點，結合自身實際情況，在此基礎上不斷完善相應的管理體系，從而促進人性化發展，促使檔案保管工作更加有效運行。除了要制定相關檔案管理制度外，檔案部門應不斷引進國內外先進技術手段，利用現代化技術不斷完善管理制度體系，確保信息的安全保密性，從而提高檔案部門的信息化建設。改變傳統的檔案管理模式，不斷尋求適應現代化發展的保管策略，從而促進檔案部門的全方位管理手段，確保檔案信息在合理的管理方式下能得到更好的儲藏。

二、信息化檔案管理的有效措施

（一）改進管理手段

檔案部門中相關管理人員，不僅要對檔案資料進行保管，還要合理安排資料的采集、安放以及交接工作，確保在這些環節中對檔案信息的安全、保密性，防止資料泄漏產生帶來的影響[3]。

（1）加強機密檔案資料的安全管理.在檔案部門中，根據檔案信息的輕重可分為機密檔案與普通檔案，相對于機密檔案而言，對其安全保密性要求更為嚴格，加上我國機密檔案種類繁多，為管理工作的開展帶來一定難度。所以在對機密檔案進行保管時，應采取不同的方法進行有序監管，從而確保機密檔案信息的安全。首先，檔案部門應針對機密檔案制定相關管理制度，嚴格要求工作人員在制度的標準下執行先關管理工作，提高管理人員的保管意識，使其認知到機密檔案信息的重要性;其次，在實施機密檔案管理工作時，應對其資料進行分類并設有專人進行保管，分工明確，采用責任制安排保管工作，增強管理人員的責任心，確保機密檔案的保密性;最后，對機密檔案資料應進行定期檢查，避免突發情況的發生，為機密檔案管理工作提供保障。

（2）加強檔案傳遞期間的安全管理.一般情況下，在檔案信息所處的位置不發生變動的前提下，相關管理工作的開展是較為平穩的，對檔案的管理工作也能持續、穩定的進行。不過，在現實生活中，避免不了因工作地點發生變化，或者是相關工作人員的臨時調動，導致對檔案信息進行一定轉移。針對于這些檔案信息的重要性，對有關檔案進行轉移過程中，所走流程較為復雜。檔案資料畢竟不屬于個人產物，因此，要想對檔案信息進行轉移，需通知所有關部門進行接管工作，確保檔案資料在轉移過程中的安全。因此，管理人員應提高警惕，確保在檔案資料轉移過程中的安全，增強對檔案信息的安全保護意識，做好對檔案資料的保管工作，促進檔案管理整體工作的有效運行。

（二）創新技術手段

在當前檔案的管理工作中，不斷運用現代化技術手段，借助計算機等信息工具，實現檔案信息化管理模式。不過，利用這一手段進行檔案管理也存在一定風險，如果計算機相關程序被病毒侵入，導致檔案資料泄漏，嚴重影響檔案保管工作的正常開展。因此，在使用信息化技術手段的同時，應不斷挖掘出更多方法，切實保證檔案信息的安全。

（1）不斷更新加密技術.為促使檔案信息能夠得到更好的安全保護，在利用現代化技術手段中，運用互聯網中的加密技術，有利于管理人員更好的開展工作，從而對相關數據進行控制與監管。另外，為了防止病毒入侵導致相關信息泄漏的情況發生生，運用加密技術將有關數據資料轉變成亂碼的形式進行保存。更有效提高了對資料的安全防護，有利于管理人員工作的正常開展。因此，在進行對檔案信息的管理工作過程中，應不斷探尋新的方法，在現代科技水平的基礎上，與人為控制管理方式相結合的方法，對其有關信息進行加密保存，確保檔案資料能夠得到妥善處理，從而增強檔案信息化管理模式，帶動檔案部門信息化發展。

（2）不斷加強防寫技術.隨著信息化技術的不斷發展，對有關資料進行仿寫的功能也不斷加強。從字面意思進行理解，就是在原有的基礎上進行略微改動，使其整體意思不變。為了確保檔案信息的安全，在運用互聯網工具對其進行儲存時，可將其設為只讀模式，在只讀模式下，仿寫資料無法進行，只能對資料進行閱讀，沒有辦法進行保存或是改寫，以此加強對檔案資料的保密性管理工作。雖然，在計算機工具中只讀模式下存在兩種形式，但相對于我國而言這項技術仍有待加強，在原有的模式上運用更多手段進行創新，使其防寫功能更加強大，為檔案信息保管工作做出工作，從而實現檔案信息化管理模式，促進我國信息化發展水平。

結語

我國經濟仍在發展，對相關信息的保密要求也越來越嚴格，為了保障國家利益不被侵犯，防止個人信息泄漏，應認真對待檔案信息管理工作。在當下社會背景下，根據國家相關制度的要求，不斷完善檔案部門相關管理制度體系，增加對工作人員的培訓工作，提高相關人員的保管意識，確保其安全保密性。另外，為了適應當今信息化社會發展的需求，采用將信息化技術與管理方式相結合的方法，不斷創新各種技術手段，利用計算機加密技術對檔案進行安全管理，與相關部門共同配合的前提下做好檔案保密工作，從而促進檔案信息化發展。

參考文獻

[1]白楊.做好檔案管理安全保密工作的研究探討[J].辦公室業務，2018（12）：107.

[2]劉婧.淺談加強檔案保密工作的對策[J].辦公室業務，2017（18）：88.

[3]林曉娟.淺析保密檔案管理工作中存在的問題及對策[J].信息技術，2017（07）：179-180.