社會化媒體環境下檔案管理理念變遷及應對策略

廉裕津 曹航

摘要：Web2.0的核心理念是用戶參與創造與分享檔案信息資源。社會化媒體是Web2.0時代的信息交流工具與知識共享的平臺，為檔案信息資源開發與利用服務創造了新的機遇，推動了檔案管理理念的創新。文章探討社會化媒體環境下檔案管理理念變遷的驅動機制，介紹社會化媒體內涵與特點衍生的檔案管理理念。檔案機構通過社會化媒體推動檔案文化與大眾文化的融合，從而認識到應用社會化媒體開展檔案工作的重要性，得出啟示并進行反思，提出檔案信息資源的建設路徑、優化檔案信息服務的策略。

關鍵詞：社會化媒體檔案管理理念檔案工作檔案服務

Abstract：The core concept of Web2.0 is that users participate in creating and sharing archive in？ formation resources. Social media is the platform for information communication tools and knowl？ edge sharing in the era of Web2.0， creating new op？ portunities for the development and utilization of ar？ chive information resources and promoting the inno？ vation of archive management concepts. This paper explores the driving force of the archives manage？ ment idea change social media environment， intro？ duces the connotation of the social media and the characteristics of the archives management， archi？ val institutions through social media to promote fu？ sion of archives culture and mass culture， to realize the importance of using social media to carry out the archives work， get inspiration and reflection， put forward the construction of archives informa？ tion resources path， the strategy of optimizing ar？ chives information service.

Keywords：Social media；Archives manage？ ment concept；Archives work；Archives service

馮惠玲在《社交媒體與檔案社會化》報告中指出：“社會化媒體的廣泛應用將變革檔案管理的平臺、理念、對象、管理方式和主體，推動檔案社會化的進程。”Web2.0的突出特點是用戶參與創造與分享檔案信息資源，社會化媒體賦予用戶創造與傳播檔案信息資源的權利，在技術與平臺變革發展的影響下，客觀要求新的檔案管理范式指導實踐，檔案的管理理念相應面臨著改進與完善。學界的相關研究包括：黃霄羽、郭煜晗等[1]介紹美、加、英、法、澳等國的國家檔案館應用社交媒體、創新檔案服務的實踐特點和成功經驗，思考應用成效和面臨難題，供國內檔案界進行參考。朱蘭蘭、裴佳勇[2]探討了社交媒體對檔案信息資源建設的影響，提出檔案部門針對社交媒體特點加強和改善檔案信息資源的建設路徑策略。熊回香、施旖[3]介紹了檔案館應用社交媒體的優勢，設計了包含五個層次（資源層、加工層、服務層、應用層和訪問層）的基于社交媒體的檔案服務平臺架構。賀軍[4]分析了社交媒體的升級為我國檔案信息服務創新帶來的機遇，提出適合我國現階段社交媒體發展規律的檔案信息服務路徑。只有少數研究深入到社會化媒體衍生出的檔案管理理念及檔案管理理念轉變對檔案工作的影響上。

管理理念一般是指人們關于管理活動的基本認識，應包括對管理目標、價值取向、行為方式等一系列概念的理解與定位。[5]社會化媒體為檔案管理帶來新的環境、技術與理念，具有公開透明、用戶參與、共享交流、去中心化等特點。檔案管理理念決定檔案管理工作的指導思想、目標定位與操作過程。作為人類的認知活動與上層建筑，檔案管理理念指導檔案工作的具體實踐，應呈現出較強的時代適應性與創新性。

一、社會化媒體環境下檔案管理理念變遷驅動機制

（一）檔案管理對象變遷

社會化媒體是指互聯網上建立在用戶社會關系基礎上的內容產生和分享平臺，其信息技術的大范圍應用催生了一類新的記錄類型——社交媒體檔案。[6] Web2.0背景下，社交媒體檔案是國家、機構、社會組織或個人的數據資產，在相關的事務活動中形成，有完整可靠的元數據、信息來源與形成文件的背景信息，具有文件的屬性及憑證價值、歷史價值與記憶價值。社交媒體檔案具有證據效力，在歐美及我國作為證據已經被認可。社會化媒體為檔案用戶提供信息傳播、交流的平臺，用戶可不受時空限制在平臺上發布文本、圖片和視頻等多媒體形式的檔案資源。建構集體記憶應使社交媒體檔案得到完整保存。按照美國國家檔案與文件署（National Archives and Re？ cords Administration，簡稱NARA）的要求，任一新媒體平臺上形成的內容一旦被識別并認定為文件，就應該納入歸檔范圍。[7]檔案工作者應注重保護元數據、鑒定價值，整合多元的社交媒體檔案，促進檔案信息資源的開發利用。

（二）檔案管理流程變遷

在檔案管理流程方面，傳統的檔案管理流程為“六環節論”或者“八環節論”線性管理過程；社會化媒體檔案管理流程為多方主體協同下的循環式管理模式，即由政府主導，檔案部門通過社交媒體平臺整合檔案信息資源、維護元數據、建立風險保障機制，實現知識的服務與創新。社會化媒體環境下檔案管理的核心策略為前端控制和全過程管理。傳統檔案管理的歸檔環節是將符合檔案屬性的文件移交至檔案機構進行保管，而社交媒體文件歸檔則是由社交媒體平臺鑒定文件的價值，確定社交媒體文件的歸檔范圍與限制條件，利用宏觀鑒定思想有意識地捕獲元數據、抓取網頁，通過云計算平臺進行維護與保存，可實現館社聯動、異地查詢、遠程服務、異地查詢等服務。NARA表示，機構有責任決定哪些內容和元數據應該被捕獲為文件，且需要權衡所捕獲的內容是否能夠滿足文件長期保存目的。[8]新媒體文件形式包括文字、圖片、音頻、視頻等，按照NARA要求確定社交媒體文件的歸檔范圍，應具有保存價值且需要考慮社交媒體用戶隱私與版權等。傳統檔案管理的利用服務環節是用戶在檔案館調取原件獲取檔案信息，而社會化媒體環境下檔案的開發利用則是通過云平臺將社交媒體檔案進行知識重組并深度分析，依照檔案用戶的需求推送知識化服務。

（三）檔案服務方式變遷

社交媒體具有的參與性、公開性、對話性、社區化、聯系性特征能夠增加檔案館與檔案用戶交流、溝通的渠道，有利于提升檔案館公共服務水平。[9]傳統檔案服務的方式具有單向、被動的特點，檔案用戶為單向的檔案利用者和信息接收者，用戶需要在實地檔案館表明檔案利用需求，檔案工作者被動提供查詢、復制或借閱服務。在傳統檔案服務方式下，一方面，檔案用戶為檔案服務終端的利用者，檔案管理機構缺乏與用戶溝通，無法主動了解獲取用戶的需求；另一方面，檔案機構提供單一線型的信息服務模式，限制了檔案信息的傳播與利用。在社會化媒體環境下，檔案服務方式具有主動、雙向的特點，社會化媒體平臺開放包容，傳播信息即時性強，檔案用戶可通過社交媒體平臺與用戶進行對話交流，獲得用戶的評價與反饋。“社會化媒體的社會性與開放性放松了對信息獲取和信息分配的約束”。[10]社會化媒體為用戶信息交流與分享提供媒介，用戶可參與創建檔案信息并進行傳播。以互聯網為依托的用戶協同式參與有利于檔案機構利用大數據、趨勢分析、文本挖掘、數據可視化等技術把握檔案用戶利用檔案信息的習慣與偏好，提高檔案信息的服務質量，從而提升用戶檢索檔案信息的全面性，同時，個性化、集成化地主動推送館藏資源也可增強用戶對檔案機構的認同感。

（四）檔案用戶行為變遷

“社交媒體時代最重要的理念就是‘以用戶為中心，充分挖掘廣大用戶在信息組織、傳播和利用過程中的重要作用，使用戶由信息消費者向信息消費者和信息創造者的雙重身份轉變。”[11]社會化媒體環境下檔案信息具有時效性強、碎片化的特點，社會化媒體檔案的集成化整合與開發以用戶的需求為導向，以用戶的信息獲取內容為基礎，結合用戶關注度高的特色館藏資源等檔案信息，進行個性化推送，使用戶在獲取其檔案信息利用需求的同時獲得知識服務；同時，檔案用戶是社會化媒體檔案的發布者與生成者，檔案信息形式多元、內容范圍外延廣，且檔案信息有歸屬權、隱私權、訪問權的限制。檔案機構在整合開發檔案信息資源時，突出強調檔案用戶的中心地位。在社會化媒體環境下，檔案用戶主動參與檔案信息的創建與共享，形成虛擬網絡結構，使隱性的檔案知識顯性化，促進了知識交流。

二、社會化媒體環境下衍生的檔案管理理念

（一）“記憶自覺”與“社群認同”理念

特里·庫克把西方檔案學的觀念和戰略變化歸結為四個范式：證據、記憶、認同和社區（社群）。第一次范式演進就是從“證據”到“記憶”，檔案工作者從被動地守護“自然”的檔案遺存證據轉向“積極的檔案塑造者”“有意識地構建公共記憶”。[12]“記憶自覺”理念使得社會化媒體環境下生成的檔案信息資源具有關聯性、共享性，社交媒體平臺具有交互性、連通性，通過平臺促進用戶之間的交流與溝通，檔案管理機構將即時形成的檔案信息有效整合并優化結構，使社交媒體檔案的記憶屬性得到體現，形成社會記憶，可以建構過去、回顧歷史、維護真相、傳承檔案文化。“檔案是建構集體記憶重要且不可替代的要素；檔案工作者要有‘記憶自覺，有責任通過自身的業務活動積極主動地參與集體記憶的建構、維護與傳承；檔案工作者的觀念、工作原則與方法對于集體記憶的真實、完整與鮮活產生正面或負面的影響。”[13]馮惠玲提出了構建“中國記憶”數字資源庫的設想，形成社交媒體檔案保存與管理體系，有利于拓寬檔案信息資源的范疇，改善信息資源結構，這對于建構集體記憶、保存中華民族的優秀文化能夠起到助力作用。

特里·庫克提出，在社群范式下，檔案工作者需將自身從機構高墻里的精英專家轉變為社群中工作的導師、輔導員或教練，鼓勵檔案工作為公眾共享，不必將所有檔案都收集到主流檔案館中。[14]“社群認同”理念是以共同政治觀、價值觀、興趣愛好的社群成員為主、檔案工作者為輔，共同參與檔案管理，關注邊緣群體的開放包容理念。社群成員不受時空限制，通過社交媒體平臺創建檔案信息、分享興趣，建立社交媒體檔案，成為社群檔案的管理者，并通過檔案敘事、公眾感知，體現社群的價值觀念與文化內涵，在社群成員內部產生吸引力與影響力，從而使其獲得歸屬感與認同感，增強社群的凝聚力與感染力。

（二）“參與式管理”理念

用戶的主動參與是社交媒體工具最主要的特點。社交媒體時代下，龐大的網絡用戶群體不僅僅是檔案信息的利用者，還是檔案信息的生成者。[15]檔案管理機構應意識到用戶在參與式管理中的重要作用，給予用戶信息自由表達的權利，積極主動通過社交媒體平臺征集檔案信息、傳播檔案知識、鑒定檔案價值，保證元數據信息的系統化與規范化，同時保護用戶的版權與隱私權，提高社交媒體用戶信任度，擴大社會化媒體的影響力。檔案館作為“社會記憶的宮殿”，應允許其他記憶機構（圖書館、博物館、紀念館）參與，保障檔案信息資源的完整性、真實性，規范檔案信息資源結構體系。檔案管理機構、用戶、社交媒體三方主體參與檔案管理活動，形成良好的互動傳播與協作機制。

（三）“以用戶為中心”理念

社會化媒體時代，檔案信息服務從“以檔案信息資源為中心”向“以用戶為中心”轉變，用戶處于主導地位，用戶參與創建與傳播檔案信息，檔案機構關注用戶的利用需求，重視用戶的評價與反饋，為用戶持續參與檔案信息創建與共享提供有效保證。“社交媒體給檔案館工作者與用戶之間、用戶與用戶之間、工作者與工作者之間的交互提供了新的渠道和空間。”[16]社交媒體平臺具有交互性的特點，檔案機構與用戶交流可實時動態把握用戶需求，主動推送用戶關注度高的信息，為用戶提供精準化、個性化服務；用戶與用戶交流可以分享個人收藏的檔案，有利于豐富檔案信息資源，促進學習交流。NARA在官網新增“旗艦檔案要聞”的板塊，用戶可以根據自己的興趣愛好選擇檔案故事進行查閱與學習，這有利于用戶增強對歷史文化的了解，強化民族認同與身份認同。推送豐富多樣的檔案信息、提供個性化服務，有利于擴大檔案館的影響力，提升用戶滿意度。

（四）“知識共享”理念

社會化媒體環境下知識交流與共享平臺是知識管理系統社會化和泛在化發展和演化的結果。[17]社交媒體環境中的知識交流與共享不僅要求關注知識點產生的信息，還要注重知識的關聯、產生背景與潛在的信息，形成立體化網狀知識結構。社交媒體平臺通過對知識所聯系和潛在的內容、結構、評價反饋，加強對檔案信息的全方位、多層次了解。社會化媒體以用戶為核心，用戶參與創建檔案信息，知識交流與共享應建立三種聯系：檔案機構與用戶的聯系，檔案機構通過社交媒體了解用戶信息、用戶檔案需求、用戶的社群、人脈關系及對信息服務的評價與反饋，可針對性提供檔案服務；知識與用戶的聯系，用戶脫離時空限制，通過社交媒體發布信息，作為知識的生成者及傳播者，擁有對知識的控制權、解釋權，管理機構通過賦權保障了用戶的知識產出；知識與知識的聯系，社交媒體產生的檔案信息具有多樣復雜、時效性強等特點，通過數據分析與可視化技術能夠形成知識立體化視圖，加強知識交流與共享，擴大知識傳播范圍與影響力。

三、社會化媒體環境下檔案管理理念變遷引發的應對策略

（一）加強與社會化媒體平臺、技術的融合

社會化媒體時代推動了檔案信息資源數字化、信息化的進程，檔案管理機構應積極應用社交媒體平臺與技術，實現社會化媒體檔案整合模式的持續性構建與優化。一方面，目前微信、微博、貼吧與知乎等都是我國用戶使用率高、社會影響力大的社交媒體平臺，檔案機構應明確軟件的功能定位、目標受眾，加強與社交媒體平臺的合作，深度分析可以與檔案融合的軟件功能模塊。檔案機構可利用館藏優勢進行特色檔案故事推送，開發以檔案信息資源為主題的游戲，吸引用戶對軟件的利用，向用戶傳播檔案文化，保存社會記憶。如在英國北部前工業化城市紐卡索，泰恩-威爾郡檔案館與電子團隊聯合打造的移動應用程序——“隱秘的紐卡斯爾”[18]，利用地理信息系統（GIS）給游客手機自動推送圖文，游客可獲得有關建筑、古跡的歷史故事，了解當地的歷史文化與風土人情，增強了參觀的趣味性。此軟件在英國的下載量已經僅次于倫敦大英博物館，獲得游客追捧與喜愛的同時也得到了當地企業的贊助。另一方面，檔案機構應用新技術可創新檔案信息資源服務方式，基于云計算、數據庫技術可實現遠程服務、異地查詢、資源共享、信息公開，提高電子文件的管理效率，同時維護云平臺的安全；基于人工智能技術，實現檔案信息資源的智能分類與識別、智能檢索；如威尼斯國家檔案館，雷德里克·凱普蘭提出以人工智能技術建造一臺時光機——“威尼斯時光機”，將手稿、專著、地圖及官方文件等檔案利用掃描儀采集成為數字文本之后進行相互關聯，以重新回憶威尼斯歷史發展的細節。檔案機構應積極利用社交媒體提高檔案信息資源的開放性與共享性，引導公眾利用社交媒體平臺參與創建、分享與評論檔案信息，促進信息資源傳播與利用。

（二）創新檔案管理方式與模式

檔案管理理念變遷是管理方式與模式創新的理論指導。社交媒體環境下檔案管理模式分為三種：一是以檔案機構為主導。《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》明確了電子文件的歸檔范圍與構成要素，社交媒體文件具有保存、傳承社會記憶的作用，作為檔案保存已被認同與法制化，檔案管理規范、制度為檔案機構制定戰略與計劃提供政策指導，資源、受眾、媒介與反饋是檔案管理的重要內容，前端控制和全過程管理確保檔案信息的有效生成，合理整合檔案信息資源、鑒定價值。二是以社交媒體平臺為主導。檔案機構注重通過社交媒體與用戶雙向互動交流，開發應用軟件、社交平臺與文化創意產品，展示館藏資源、傳遞檔案信息，有利于加強檔案用戶對檔案機構的認同，形成穩定的虛擬檔案社區；由平臺管控，整合檔案信息形成數據庫，檔案機構應明確各平臺的作用與功能，加強與社交媒體平臺的合作，通過抓取網頁、數據捕獲技術，掌握檔案用戶的信息需求，提供個性化服務，促進雙方互利共贏。三是以用戶為主導。鼓勵用戶通過社交媒體平臺分享有價值的檔案信息，調動用戶參與檔案管理的積極性。檔案用戶需求具有潛在化、彈性化、碎片化、多樣化的特點，檔案機構通過社會化媒體平臺分析研究檔案用戶需求與偏好，可以使檔案機構明確用戶需求，提供個性化、精準化服務，提高檔案用戶的滿足度與檔案機構的工作效率。

（三）實現協同式多元主體參與

“社交媒體作為一種工具，能夠使機構職能和服務公眾的方式發生一定程度的轉變。機構也會因此越來越公開、透明，促進機構間的參與及合作。它將幫助檔案機構完成作為國家記錄保存者的任務——保護國家文件記錄，并由此增強對公眾的可用性。”[19] NARA公布社交媒體戰略，關注政府、社區及公民，促進三方主體的對話交流，政府監管控制，整合檔案信息資源，充分挖掘社交媒體檔案價值，為公眾提供信息服務；公民貢獻檔案信息資源；社群完成檔案信息的著錄與補充。美國國家檔案館在2017年推出“回憶一戰”（Remembering WWI）移動應用程序[20]，創建專題收藏，用戶可以獲取和瀏覽當時美國拍攝的照片，同時給公眾賦權，使其參與到一戰檔案資料的收集中。通過對背景信息及檔案原件信息的了解，使檔案故事真實可信，用戶在建構歷史記憶的同時豐富了檔案信息資源。檔案機構應與應用程序開發機構、社交媒體運營機構進行合作，共享信息資源、用戶資源，利用新方式創新檔案利用服務。檔案機構應與其他文化機構、記憶機構進行跨界融合，創新檔案公共服務的內涵，提高檔案館公共服務能力。如蘇州博物館結合地方文化、館藏、建筑特點，將博物館文化融入生活美學，研發出具有收藏價值，符合大眾審美的文化創意產品。蘇州博物館與乾生元公司合作推出獨具一格的創意糕點——五個瑞獸萌寵造型的糕點，包含豐厚的寓意，打造了“可以吃的文物寶貝”，擴大了博物館的文化影響力。

（四）明確檔案用戶需求，提供知識服務

“社會化媒體強調以用戶為主導的思想體系，除了關注用戶的知識，還關注用戶的體驗、經驗、社群和人脈，這是社會化媒體環境下知識交流與共享平臺中的關鍵要素。”[21]社會化媒體環境下，用戶的身份具有雙重性，一方面，用戶是檔案信息服務終端的利用者，信息需求通過線上或實體機構獲取；另一方面，用戶通過參與式管理，創建檔案信息、征集檔案、檔案著錄、增添檔案描述、翻譯檔案等，突出和強調用戶的主體地位，可以促進用戶持續、有效參與檔案信息交流與知識共享。檔案機構通過用戶對信息服務的評價與反饋改進服務策略，提高用戶基于社交媒體平臺對檔案服務的滿意度，優化檔案機構知識服務的水平與質量。

四、結語

社交媒體環境下衍生的檔案管理理念是檔案機構工作和具體實踐的操作規范與理論指導，社會化媒體的特點與內涵促進了檔案工作方式的轉變。我國的檔案機構應合理選擇應用社交媒體平臺，注重以用戶為中心的理念。用戶作為檔案管理者參與創建、分享、利用檔案信息資源，有利于推動大眾文化與檔案文化的緊密結合，使檔案信息資源價值最大化，從而促進檔案機構的公共服務能力。

*本文系2016年度國家社科基金項目《檔案信息資源的集中與分布式共享整合模式研究》（16BTQ088）的階段性成果之一。

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作者單位：上海大學圖書情報檔案系