《企業檔案工作規范》（DA/TT422- 20099）要點解讀及內容分析

嘎拉森

企業檔案作為企業生產、經營和管理活動的原始記錄，是維護企業合法權益必不可少的憑據，對于企業的發展具有重要的參考利用價值，是企業寶貴的信息資源和重要資產。在激烈的市場競爭中，如何做好企業檔案工作，為企業生產決策、管理運營提供參考信息與憑證資料，已成為企業經營管理活動中面臨的主要問題之一。為指導新時期、新技術背景下的企業檔案工作，國家檔案局于2009年11月2日發布了《企業檔案工作規范》（DA/T42-2009）（以下簡稱《規范》），該標準于2010年1月1日起開始實施，根據《中華人民共和國標準化法》（2017年11月4日修訂）的規定，該標準屬于行業標準中的推薦性標準，是國家檔案行政管理部門鼓勵采用的行業推薦性標準之一。

本文就該標準的主要特點、內容等進行一些解讀，供大家在實際工作中參考。

一、《規范》的制定背景

國家檔案局于2003年停止了全國企業檔案工作目標管理活動，企業檔案工作走上了自主發展的道路。但在實際業務活動中，企業檔案工作仍存在較多的問題，尤其缺乏專業的指導與規范，其中以新建企業最為突出。一方面因為管理層在建立檔案工作制度時缺乏規范性參考；另一方面，企業的檔案工作人員多為兼職或非檔案專業出身人員，既無理論積累，也缺少實踐經驗，亟需一份統一的標準來對他們的具體業務工作進行指導。雖然國家檔案局、國家經委、國家計委于2002年聯合頒布出臺了《企業檔案管理規定》，但其高度概括的原則性要求依然無法在實踐層面指導企業具體業務工作的開展，各地檔案部門也缺乏科學的依據對企業檔案工作進行指導和有效評價。

此外，隨著理念認識與技術環境的變化，原有的相關規范已經無法再適應當今的檔案工作要求，企業檔案信息化建設急需規范性文件的指導。正是在這樣的背景下，國家檔案局組織有關專家與省市檔案部門對以往企業檔案工作經驗進行了系統梳理和總結，并在此基礎上參照國家有關法規和標準起草制定了《企業檔案工作規范》（DA/T42-2009）。以期規范企業檔案工作，使之更好地服務于企業生產、研發、經營活動和管理工作。

二、《規范》的體例與內容構成

《規范》共分九章及兩個資料性附錄，包括：“范圍”“規范性引用文件”“術語和定義”“檔案工作總則”“檔案工作組織”“檔案工作制度”“檔案業務工作”“檔案信息化建設”以及“檔案工作設施設備”。以及附錄A：“企業文件材料歸檔范圍和保管期限表”和附錄B：“檔案交接登記表”。

《規范》前六章明確了該標準的適用范圍，界定了標準中涉及的重要術語及其定義，確立了企業檔案工作原則、組織和制度要求，可以說是《規范》的“總綱”。第七到九章在前文的基礎上具體指出了企業檔案業務工作、檔案信息化建設、檔案工作設施設備配置的工作流程及相應的工作方法與技術指南。附錄A企業文件材料歸檔范圍和保管期限表以職能為分類標準將十個大類的企業文件材料歸檔范圍與保管期限進行了規范。附錄B表格樣式給出了檔案交接登記表、溫濕度登記表、銷毀清冊、借閱檔案登記表、檔案利用效果登記表五個檔案工作中常用的登記表格的具體樣式。

三、《規范》的主要特點

（一）系統性和引領性

《規范》從企業檔案工作的原則、任務出發，系統、全面地對企業檔案工作的體系建設、制度建設、業務規范建設、信息化建設進行了規范與說明，將具體業務管理標準與系統管理標準相結合，填補了我國企業檔案工作標準化建設的空白，是當前和今后一段時間內國有企業開展檔案工作的思想和行為指南。

（二）思想理念的先進性

《規范》的內容體現了國內外企業檔案管理的先進理念。第一，《規范》采納了檔案資產概念。2001年國際標準ISO15489.1《信息與文獻——文件管理：通則》中首次正式提出檔案資產屬性概念。《規范》認為企業檔案“是企業知識資產和信息資源的重要組成部分”，將企業檔案納入企業資產的范疇。第二，《規范》采納了檔案工作全員責任理念。國際標準ISO9001《質量管理體系要求》中提出了全員參與和領導作用的理念。《規范》在工作組織與業務活動兩個部分中都強調了企業領導、各部門乃至全員與檔案工作的緊密聯系與責任，反復樹立企業檔案工作的全員責任意識。第三，企業檔案管理中的前端控制理念。文件生成于企業各業務部門，企業檔案的質量取決于歸檔文件是否符合真實、完整、準確、系統的要求。因此，前端控制就顯得尤為重要，《規范》對前端控制提出了明確的規定要求，體現了前端控制思想在企業檔案規范化管理實踐中的應用。第四，《規范》明確了企業檔案工作的信息化建設戰略發展方向。《規范》回應了國家檔案局“存量數字化、增量電子化”的戰略部署和ISO15489.1《信息與文獻——文件管理：通則》中對信息化條件下文件管理系統設計的思想，明確了企業檔案信息化建設的目標與原則，將信息化建設作為企業檔案工作在新技術環境下的戰略性方向。

（三）實踐應用的可操作性

《規范》從宏觀上確立了企業檔案工作原則、組織和制度要求，對于企業領導部署檔案工作具有參考與指導價值，也為評價檔案工作提供了可參照的標準體系。在宏觀管理的基礎上同時注重標準細則實踐的可行性，同時在附錄中以表格的形式對企業生產、經營、科研活動中可能涉及到的十類企業文件材料的歸檔范圍和保管期限進行了清晰明確的規定，具有良好的操作性。

四、《規范》的主要內容

《規范》的主要內容可以從以下幾個方面來理解。

（一）《規范》的適用范圍

《規范》適用的主體對象是：大中型工業企業。其他類型的企業及事業單位也可參照適用。

（二）術語及定義

《規范》對企業檔案的定義是：“企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。”企業檔案的概念是由反映科技、生產活動的科技檔案發展而來的。2002年國家檔案局、國家經貿委和國家計委聯合頒布的《企業檔案管理規定》中，對企業檔案的定義是：“企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料。”體現了隨著業務類型和技術環境的變化，企業檔案類型、載體的多樣化，以及社會主義市場經濟體制下企業檔案對于國家和社會的責任與價值。

對比《規范》和《企業檔案管理規定》對于企業檔案的定義，變化主要有三。一是在定義中增加了“研發”；我國體制轉變后，許多科研設計單位轉為企業，其他以往從事生產的企業也相繼設立研發部門。“研發”的增加主要是針對上述這類企業或企業中新增的研發活動。二是刪去了“有保存價值”前“對國家、社會和企業”這一限定性表述，這一變化主要是由于經濟體制改變后，我國企業構成從單一的公有制企業轉變為以公有制為主體，多種所有制企業共同發展的格局。企業的主體限制有了松動，企業檔案發揮價值的主體也更具多樣性。原有的限定性表述就顯出其局限性。但此處的刪減也并非是對企業檔案對于國家和社會價值的否定，不論企業的所有制如何，企業檔案都是我們國家與社會的重要無形財富積累和信息資源儲備。三是將“文件材料”變更為“文件”。“文件材料”一詞在企業檔案管理工作中被使用多見于20世紀90年代前，彼時將“材料”專指為“科技文件材料”，是指在科研、設計、生產、建設等工作中，以特定的圖形、符號、文字、數字和音像，描述自然現象、專業技術活動與傳遞科技思想的最初記錄，是科學技術檔案的前身。[1]隨著技術變革與企業業務類型的拓展，企業檔案的載體形式已遠不止上述幾種類型，因而《規范》淡化了對檔案載體與形式的描述。

縱觀“企業檔案”定義的發展變化，我們可以看到隨著學界和業界對檔案本質、價值認識上的加深和外部體制環境、技術環境的變化而引發的對于企業檔案范圍、形式、價值主體等在認識上的全方位升級。

《規范》對“企業檔案工作”的定義是：“企業履行檔案管理職責的行為和活動。”此定義將企業檔案工作的實施主體規定為企業而非企業檔案部門，是對ISO9001《質量管理體系要求》中的“全員參與”和“領導作用”理念的貫徹。企業檔案工作中，檔案管理職責和活動不僅僅專指檔案管理人員從事的具體業務活動，各級人員都要從自身定位出發，從宏觀把控、制度建設到具體業務等各級層面上把握好企業活動的檔案形成，保證檔案管理工作的順利開展。

《規范》對“電子檔案”的定義是：“具有保存價值的歸檔電子文件及相應的元數據、背景信息和支持軟件。”國家檔案局頒布的《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》中，電子檔案的定義被詮釋為：“具有保存價值的、已歸檔的電子文件及相應的支持軟件、參數和其他相關數據。”《規范》將“參數和其他相關數據”明確為“元數據和背景信息”。1997年國際檔案理事會電子文件委員會在《電子文件管理指南》中提出了文件的三要素觀，即文件由內容content、結構structure、背景context這三個要素構成。其中內容指文件中所包含的表達文件形成者或形成機構的意圖的信息。組織方式是指文件內容的信息組織構成、表達方式。背景指文件所處環境，文件的背景信息包括文件之間的相互關系、形成文件的業務活動、文件的技術環境等[2]。電子檔案是具有保存價值的電子文件分類集合體，因而也遵循電子文件的構成三要素。《規范》中的“元數據和背景信息”主要針對上述三要素中的“背景”，在檔案管理工作中，電子檔案的內容與結構一般都能得到妥善管理，而元數據和相關的背景信息則較易被忽視。但是背景信息所包含的文件間相互關系、形成文件的業務活動、文件的技術環境對于理解和利用電子檔案具有重要參考價值。因而《規范》對此做出了明確說明。

《規范》對“檔案信息化”的定義是：“運用信息技術對歸檔文件、數據信息資源及檔案進行采集、整合、維護、處置和提供利用服務的檔案管理提升過程和工作方式。”檔案信息化工作中，運用信息技術是最重要的前提手段，信息化對象不僅僅是檔案本身，還包含歸檔文件、數據信息資源，并且要特別注意將檔案信息化區別于檔案數字化，完善的檔案信息化建設成果要實現對檔案“收、管、存、用”整個業務流程的系統支持。

（三）總則明確了企業檔案工作的性質、原則、任務與責任

總則首先對企業檔案和企業檔案工作的性質與作用進行了明確。“企業檔案是企業知識資產和信息資源的重要組成部分。企業檔案工作是企業研發、生產、經營和管理活動的基礎性管理工作。”這充分體現了《規范》對企業檔案及企業檔案工作的價值認同、作用肯定。企業檔案是企業生產、經營、管理活動的原始記錄，能夠最直接、最真實地反映企業不同發展階段的各項業務活動軌跡和企業發展脈絡，也記錄了企業管理者在各歷史時期不同業務活動中的思維過程，對企業文化積淀、發展規劃與決策具有極其重要的參考價值。在企業解決法律爭端、處理法律案件中，企業檔案是非常重要的法律憑據。企業的所有業務活動開展與管理決策都離不開檔案的支持。

《規范》將企業檔案工作的管理原則規定為在企業資產關系為紐帶基礎上的“四個統一”（統一領導、統一管理、統一制度、統一標準）。符合我國檔案統一領導、分級管理的總體方針，有助于企業檔案工作的宏觀掌控和高效開展。

企業檔案工作的任務和方法是以滿足企業各項活動在證據、責任和信息等方面的需求為導向，運用現代技術與管理方法，通過資源整合和開發，為企業研發、生產、經營、管理和持續發展提供有效服務。

企業檔案工作的責任是采取必要措施，維護和確保檔案的完整、準確、系統與安全。檔案的安全包括檔案實體安全與檔案內容安全，完整是指檔案收集的齊全程度，系統是指檔案整理的系統性，準確是指科技檔案內容的準確性。

（四）企業檔案工作的組織

《規范》對企業檔案工作組織從系統建設、職責劃分、人員隊伍建設三個方面做出了規定。

在組織系統建設規定中，在機構設置方面，企業要根據自身規模與管理模式設置專門的檔案機構，或指定負責檔案工作的機構。在人員體系建設方面，要確立檔案工作的分管領導及各下設機構或項目的檔案工作負責人，并配備穩定的專兼職人員做好檔案工作。并由此建立起以檔案部門為核心，各職能或承辦部門、各項目專兼職檔案人員為基礎的企業檔案工作體系。

在管理職責劃分中，《規范》對企業、企業部門、檔案部門的職責進行了細分與明確。企業對于企業檔案工作負有宏觀管理職責。企業部門的責任就要從微觀層面的日常業務活動入手，保障本部門文件與檔案的完整、系統、準確和高質量。檔案部門作為企業檔案工作的主要掌舵者，就要從宏觀統籌與微觀業務兩個方面，統籌規劃好企業檔案工作，做好企業檔案的收管存用工作，對其他業務部門的文件檔案管理活動進行指導與監督。

在人員隊伍建設方面，《規范》從知識水平和業務能力兩個方面提出了要求。作為管理企業最重要知識資產的檔案人員，最基礎的要求是遵紀守法、忠于職守、具有專業知識。其次，檔案部門負責人與檔案人員至少應具備大學專科以上學歷或同等學力水平。并應當定期接受檔案業務培訓，保證業務能力和水平。

（五）企業檔案業務工作

從企業檔案定義不難看出企業檔案、企業檔案工作與企業各項業務活動有著非常緊密的聯系。企業檔案工作是企業各項業務和活動的有機組成部分，《規范》要求企業對檔案工作予以足夠重視，在企業文件形成階段就對其進行前端控制。具體工作原則是“三納入”“四參加”與“四同步”，《規范》在7.1企業檔案工作與業務活動中對此進行了具體表述。

對于檔案業務工作的具體規定，《規范》尊重了企業檔案業務流程的基本生命周期，涵蓋了文件的形成、積累、歸檔、收集、整理、保管、鑒定、統計、利用九個方面。

1.文件的形成與積累

《規范》規定文件形成時應當使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。這是因為文件一經形成并發出后其內容便不可更改、無法撤回。所以文件形成時的載體、記錄方式、內容質量都對后續管理利用有著決定性影響。形成后的積累環節也是為了文件歸檔進行必要的準備工作，由于文件形成者是出于業務需求生成文件，未必具有檔案意識和檔案素養，為避免重要原始信息的遺失損壞，《規范》規定文件形成者應將辦理完畢、有保存價值的文件及時交相關檔案人員保管。

2.文件的整理與歸檔

對于文件的立卷整理，《規范》強調要遵循文件形成規律，區分保管期限，保持文件間有機聯系。并根據文件類型、載體形態的不同，參照相應國家標準進行科學整理。保持文件間的有機聯系不僅能使之排列有序、檢索高效，還能夠最大程度上確保檔案信息的完整性，體現出整個活動的全貌，從而更好地發揮其價值。[3]

企業檔案不僅是企業生產經營、科學研究的重要參考憑據，也是企業記憶的重要記錄載體，因此《規范》的文件歸檔范圍涵蓋了企業生產經營的全過程，使得企業檔案能夠完整反映企業發展歷史與進程的全貌。歸檔文件的來源也不僅限于本企業內部形成的文件。其他與企業有合作、隸屬、業務來往關系的機構形成的文件若對于企業有保存價值，也被列入歸檔范圍。不同文件因其效力與重要程度的差異，歸檔時間被劃分為定期歸檔與隨時歸檔兩種，《規范》也分別對應作了詳細說明。以電子文件為例，《規范》要求電子文件邏輯歸檔宜定時進行，物理歸檔應與相應門類或內容的其他載體歸檔時間一致。并從責任制、質量要求、原件、附帶材料、份數等幾個方面對歸檔文件做了進一步的細致要求。

歸檔文件的交接是檔案收集的第一步，《規范》規定文件管理人員或各部門業務人員要按照《檔案交接登記表》向企業檔案部門提交歸檔文件。檔案部門在接收時要對文件的質量進行檢查核對，雙方簽字確認。

企業檔案的整理要遵循全宗原則，區分全宗進行檔案的分類、排列與編目。《規范》并未對分類規則、類別號、檔號類型進行強制性要求，而是指出在保持相對穩定性和可擴充性的條件下，可依據企業管理職能，結合檔案形成特點制定。

3.檔案的保管與鑒定

企業檔案的保管主要涉及檔案存放方式、檔案入庫前處置、庫房管理三項內容。《規范》規定檔案存放的柜架要依據載體特性差異進行選擇，在放置時要注意特殊類型檔案的保護。重要檔案進行異地備份，以防丟失或數據損壞。入庫前對檔案進行必要去污、消毒、修補。入庫后庫房的管理主要涉及“八防”、庫存清點幾個方面，并有其他可參照標準進行參考。

鑒定工作涉及檔案存毀，不可輕視，因此《規范》規定企業應成立由主管領導、職能部門、專業技術人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會，負責確定檔案保管期限和到期檔案鑒定。檔案的保管期限分為定期和永久兩種，《規范》規定檔案保管期限應根據其對企業、國家和社會所具有的現實和今后工作查考、憑證作用以及歷史研究價值確定。保管到期的檔案要進行二次鑒定再決定其存毀。

4.檔案的統計與利用

檔案統計工作也要保持連續性與及時性。根據《規范》的規定，及時性指檔案部門應及時、準確地填報本企業檔案工作年報及有關統計報表。連續性是指將檔案統計工作常態化進行，使檔案統計工作納入正常企業工作軌道。《規范》規定企業應建立檔案工作統計臺賬，量化檔案工作。據此，管理者能夠科學的統計數據，對企業檔案工作進行有針對性的優化決策。

發揮檔案價值的根本途徑是對檔案內容數據和信息進行充分利用與深度開發。在檔案利用方面，《規范》從促進開放利用的方式和保障利用中的檔案安全兩方面做了規定。《規范》規定檔案部門應加強檔案檢索系統建設，開發檔案信息資源，及時、有效地提供檔案利用服務。具體的提供利用方式可以采用直接查閱、電話調閱、網上查閱等方式提供利用原件、復印件、縮微件和電子檔案。為提高利用效果，最大程度發揮檔案深層次價值，《規范》推薦企業通過對檔案信息進行分類匯總、綜合整理及分析研究等方式，形成專題匯編、專題材料或深層次加工材料等成果，也可以利用檔案舉辦檔案陳列或展覽。但提供利用服務中保障檔案安全是首要條件，對此《規范》規定企業應當根據保密規定和知識產權管理要求，設定利用者權限。超越權限的利用需經有關領導審批。

（六）企業檔案信息化建設

隨著近年來電子政務的廣泛應用，檔案信息化建設工作被擺在越來越重要的位置。《規范》緊隨辦公環境和技術環境的變化，對檔案信息化建設的主要方面提出了提綱挈領的規范性要求。

第一，《規范》明確了檔案信息化的目標與原則是：“企業檔案信息化應以促進、完善企業信息化和提升檔案管理現代化水平為總目標，并堅持技術與管理并重、與企業信息化協調和同步的原則。”

第二，《規范》要求企業檔案管理系統應具備收集整編、數據管理、檢索瀏覽、借閱管理、統計匯總、權限設置、安全保密、系統維護等基本功能。《規范》還規定，企業各信息系統的開發與實施應充分考慮檔案管理的要求，檔案管理系統軟件的配置要適應本企業信息化建設發展需要，與各信息系統之間銜接，并能接收和兼容各信息系統生成的電子文件。

第三，《規范》規定將歸檔要求及功能直接嵌入文件生成系統，并參照有關規定將電子文件完整、準確地歸檔。考慮到傳統載體檔案數字化加工的成本與利用效率，《規范》推薦企業根據檔案保管和利用的實際需要，有選擇地對其實施數字化。針對不同類型的傳統載體檔案給出了推薦參考的標準。

第四，在電子檔案的保管階段，《規范》規定參照紙質檔案分類方案對電子檔案進行整理并以“一式三套”的形式進行脫機保存，將“存”“用”分離。電子檔案載體應設置為禁止寫操作狀態，以保障電子檔案的真實性、可靠性與完整性。

第五，在電子檔案的網絡化服務階段，《規范》從提供高質量服務和保障檔案安全兩個方面進行了規定。在高質量服務方面，《規范》要求企業應建立館（室）藏檔案目錄數據庫，逐步實現檔案的全文檢索。并在權限范圍內保障數字化檔案和歸檔電子文件提供利用的時效性。在檔案安全性保障方面，《規范》要求將涉密檔案管理系統與互聯網物理斷開，非涉密檔案管理系統也要與互聯網進行邏輯隔離，并對系統采取身份認證、權限控制、加裝防火墻等安全保密措施。通過物理方式和技術手段最大限度上保障電子檔案的安全性。

（七）檔案工作設施設備

《規范》從檔案庫房、業務技術用房、閱覽及陳列室、檔案裝具、保護設備及技術設備五個方面對對檔案工作設施設備進行了規范。

檔案庫房應設置在遠離存在安全隱患的場所，且應配置溫濕度監控設備等必要的設施保障檔案的安全。并充分考慮檔案及其裝具的承重要求，檔案工作發展的面積需要。業務技術用房應滿足接收、整理、修復檔案的實際需要。閱覽及陳列室的設置應以方便用戶為原則。檔案裝具的選擇上，應兼顧牢固耐用與安全保護。技術設備則應根據檔案工作中的整理、修復、利用與信息化各自的需求配備相應的設施設備。

參考文獻：

[1]吳寶康等.中國大百科全書檔案學分冊[M].北京：中國大百科全書出版社，1993.

[2]馮惠玲.電子文件管理100問[M].北京：中國人民大學出版社，2014.

[3]王英瑋等.檔案管理學[M].4版.北京：中國人民大學出版社，2015.

作者單位：中國人民大學信息資源管理學院