物聯網技術在高校檔案管理中的應用

趙陽

摘 要 高校檔案管理工作中，為了提升工作質量以及工作效率，應當充分地使用物聯網技術。通過使用物聯網技術可以針對于檔案進行動態化管理，可以給予學生提供比較良好的服務，當前應當加強對物聯網技術的研究。文章主要是關于物聯網技術在高校檔案管理中的應用研究，以供相關專業人士進行參考和借鑒。

關鍵詞 物聯網技術；高校；檔案管理；應用

中圖分類號 TP3 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6708（2019）233-0141-02

物聯網技術主要是依托于互聯網以及信息技術的一種新型的技術，通過物聯網技術能夠實現信息良好的交換，同時也可以開展監控管理及目標定位等諸多的業務。在檔案管理的過程當中應當充分利用物聯網技術提升工作質量和工作效率，通過物聯網技術一方面可以結合關鍵詞快速進行目錄索引，這樣可以針對于檔案信息進行補充和完善，同時還可以加強對于檔案信息的動態更新工作，另一方面，還可以通過物聯網技術針對檔案資料價值進行深度的挖掘和開發，這樣就可以充分地展示出檔案管理工作的服務職能。

1 物聯網主要特點

1.1 智能化

在當前的時代背景之下應當加強物聯網技術的研究，物聯網當中布置了大量的傳感器裝置，通過傳感器裝置能夠針對檔案信息進行全面收集，這樣可以促使相關的檔案管理人員可以充分快速及時了解到檔案內容，另外有助于對于檔案進行合理的分類管理，例如，某個學生被評成三好學生或者是受到了獎勵之后，就需要將這些信息錄入到檔案之中，如果是在傳統的檔案管理模式之下，這就需要相關工作人員根據學生信息找到相關檔案，同時針對于學生的信息進行更新，這個過程相對而言較為繁瑣以及復雜，需要耗費大量人力及時間，但是運用物聯網技術之后就較為便捷，相關的管理人員僅僅只需要在計算機上輸入學生的名字就可以快速找到學生的檔案，同時可以完成檔案修改、更新。

1.2 自由化

隨著當前物聯網技術的快速發展，物聯網將和云服務平臺相互的融合，通過物聯網可以對于數字化檔案信息進行統一化管理及存儲，除此之外還可以通過物聯網技術針對檔案資料進行更為深層次挖掘，這樣可以給學生帶來比較良好以及完善的服務，例如，在高校當中存在一些大學生臨近畢業，同時畢業之后就業問題是學生所普遍關心的重點話題，但是大多數學生對于就業市場信息缺乏深入了解，大部分學生在畢業前期都會忙于論文等工作，所以沒有太大時間花費在求職工作上，這樣直接影響到學生畢業之后的就業，但是通過使用物聯網技術就可以根據學生在檔案當中填寫的求職意向，興趣愛好以及專業能力等諸多方面信息給學生自動匹配一些招聘信息。通過自動匹配招聘信息就可以幫助學生實現良好就業，幫助學生精準定位崗位。

2 物聯網在高校檔案管理應用中的主要問題

2.1 缺乏資金投入

檔案信息化管理的過程當中應當要求高校采購一大批設備，但是高校想要采購大批量設備往往需要耗費比較大的資金，目前高校大多資金較為緊張，一般會將資金投入到科學研究以及校內建設等工作當中，這樣時代背景之下高校雖然引進了信息化管理系統，但是由于資金相對比較緊張，后續資金難以跟上，僅僅只能完成一些較為簡單查詢檔案等工作，并不能針對于檔案資料進行深入利用及挖掘。

2.2 管理標準缺乏統一性

高校檔案管理的過程當中運用物聯網技術不僅需要對于學生檔案進行綜合化的利用，而且應當構建起區域化統一網絡，這樣才能給學生提供比較良好的服務，但是檔案管理標準缺乏統一性，同時部門之間存在較大的信息壁壘，難以實現良好交流以及共享，直接影響利用效率，一方面導致檔案管理成本大幅度提升，另一方面高校檔案管理的工作過程當中沒有充分展示出物聯網價值和意義。

3 物聯網技術在高校檔案管理中應用

3.1 提供資金保障以及強化信息操作能力

目前的高校檔案管理的過程當中應當運用物聯網技術，這就要求院校需要有資金保障，同時要針對信息化操作能力加以提升，目前大部分高校在檔案管理過程當中存在嚴重不足，所以管理部門就應當結合實際情況，如果條件允許就應當在檔案管理工作過程當中投入一部分資金，這樣才能夠有效地運用物聯網技術，促使當前管理工檔案管理工作質量可以得到提升，除此之外，高校投入了物聯網檔案管理設備還是需要針對設備進行全面更新以及加強軟件升級工作，只有這樣才能夠切實保障系統工作效率以及系統兼容性，不僅僅需要做好硬件方面工作，檔案管理人員也需要提升自身綜合素質，一方面應當根據自身以往工作經驗加強新技術新知識的學習，另一方面應當針對于系統和軟件操作方法進行深入學習，只有這樣才能夠切實地做好檔案管理工作，除此之外，對于目前的高校而言，還應當開展一些培訓類活動，促使當前人員素質得到全面提升，滿足物聯網應用現實要求，一旦物聯網應用過程當中出現了問題，可以由相關的管理人員進行及時修復，保障檔案的保密性、安全性及可靠性。

3.2 運用RFID感知設備提升工作效率

物聯網技術通過RFID感知設備，這樣能夠不搬動圖書情況下針對圖書進行一個快速、精確掃描，另外，通過RFID感知設備還可以掃描信息、原始數據進行逐一核對，這樣缺少哪本圖書一目了然。國內已經有5%～8%的圖書館上了RFID技術，沿海城市多一點。RFID技術基本工作原理其實不復雜，將標簽進入磁場，接收解讀器發出射頻信號，憑借感應電流能量發送存儲在芯片中產品信息或者主動發送某一頻率信號，這樣，解讀器讀取信息解碼后，可以將信息送至中央信息系統。其中，傳統條形碼是接觸式識別，主要依賴于工作人員操作借還，只能一冊一冊進行操作，很大程度限制借還書速度。但是，RFID技術有較大的優勢，是非接觸式感應識別，能夠一次性完成多冊圖書借還，提高借還圖書效率，同時避免讀者排隊等候等現象，能夠有效節省讀者時間。除此之外，傳統條形碼信息量比較小，并且印刷后不可更改，但是，電子標簽具有大容量信息存儲能力，可以無數次修改，同時能夠增刪標簽信息。另外，條形碼使用過一段時間后，經常會由于磨損導致信息無法讀出，還需要對于條形碼更換，但是，RFID電子標簽基本不會損壞，壽命比條碼長。

3.3 人工智能技術在檔案管理之中的應用

高校檔案資料管理過程當中應當切實保障檔案資料安全性和可靠性，檔案管理過程當中可以充分利用人工智能技術，例如，聲音識別技術、指紋識別技術以及面部識別技術等等，防止檔案資料出現丟失或者損壞，同時能夠有效提升檔案資料管理的工作質量以及工作效率，除此之外，在高校檔案管理過程中可以通過使用監控系統對于檔案進行管理，尤其是監控系統一旦發現檔案資料管理問題可以發出警報，促使檔案管理人員提升防范意識，同時采取有效措施進行處理。另外，檔案管理的過程當中通過智能監控技術能夠防止各種意外情況產生，另外檔案室內可以安裝濕度調控或者是溫度控制系統等等，這樣可以切實保障檔案資料可以在適合環境下實現長期保存。另外，在高校的檔案資料管理過程當中可以使用人工智能專家系統，通過人工智能專家系統可以有效提升工作質量和工作效率。除此之外，人工智能時代，檔案管理工作將全部實現數據化，從檔案生成到檔案利用的全流程所有數據都將被全面記錄。

4 結論

綜上所述，對于目前高校而言，應當高度重視檔案管理工作，通過檔案管理工作可以充分了解信息，為了提升工作效率以及工作質量就應當加強物聯網技術的應用，在目前檔案管理的工作過程當中運用物聯網可以更好滿足學生需求，同時更好地服務學生，提高檔案服務質量和水平。高校檔案管理部門應當深刻意識到物聯網技術重要作用，同時應當明確在應用物聯網技術過程當中存在的諸多弊端和不足，要采取多方面協調手段以及加強物聯網技術資金投入，還需要加強對于相關工作人員職業培訓工作，只有這樣才能夠切實促進檔案管理工作可以實現穩步發展，同時可以針對高校檔案資源進行更加深入利用以及挖掘，進而有效提升檔案資源的利用效率。

參考文獻

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