現(xiàn)代化視野下技工院校學生檔案管理的理性思考

高靜

摘 要：學生檔案的管理是技工院校檔案管理的關鍵。在現(xiàn)代教育環(huán)境下，如何做好技工院校檔案的管理工作，關系到學院的發(fā)展，同時對于加強技工院校的檔案管理水平，有著積極的促進作用。本文將結合筆者的工作經(jīng)驗，對技工院校檔案的管理方法進行探討。

關鍵詞：現(xiàn)代化 技工院校 學生檔案管理

中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2019）05-00-01

引言

進入新世紀，我國對技工院校教育越來越重視。學生檔案管理工作，受到了來自多方面的壓力。例如，學生數(shù)量增多，導致的學生檔案數(shù)據(jù)量加大;學生就業(yè)前景多樣化，導致的學生的檔案情況復雜化等。這些問題，已經(jīng)引起了技工院校領導層的重視，也成為了檔案管理工作者，必須要認真面對的一大難題。學生檔案體現(xiàn)了學生在校期間各方面表現(xiàn)的記錄，同時也會對技工院校學生未來的職業(yè)選擇和人生發(fā)展方向，產(chǎn)生重大影響。因此，規(guī)范化管理技工院校學生檔案，有利于促進技工院校學生檔案管理工作的各方面建設，有利于技工院校檔案管理部門向服務型轉(zhuǎn)變，同時對于提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，有著極為重要的作用。

一、技工院校學生檔案管理的意義

1.能夠直觀體現(xiàn)學生的綜合素養(yǎng)

學生檔案的管理工作，是技工院校教育管理工作中的一項必不可少的環(huán)節(jié)。它記錄了學生在學習期間的一系列重要數(shù)據(jù)。其中包括學生在校各種比賽、評比得獎、老師對學生的評語，參加各種社團活動的記錄。記錄學生在學校的成長軌跡，有較高的真實性，對學生的應聘單位有極高的參考價值。學生應聘的單位可以通過學生檔案，先了解學生在校的各種信息包括：專業(yè)知識掌握情況、擅長的工作方向、與人溝通的能力，以及思想品德方面的修養(yǎng)，對招聘單位為學生制定適合他們的職業(yè)計劃，有非常大的幫助。

2.能夠影響學生的行為習慣

技工院校的學生，已經(jīng)具備足夠的認知能力，能夠充分重視檔案對個人未來發(fā)展的影響。因為在學生檔案里記錄的內(nèi)容，只能通過他們的實際表現(xiàn)來呈現(xiàn)，所以學生會格外注重自己在校期間的表現(xiàn)，這在很大程度上，對學生形成了積極地引導作用。沒有一個學生會希望自己的檔案里有污點。所以他們會盡可能的將自己最擅長的一面展現(xiàn)出來。同時他們會學會約束自己的行為，漸漸形成良好的行為習慣。

二、技工院校學生檔案中的問題

1.材料內(nèi)容單一

由于我國技工院校檔案管理制度的不完善，對于歸檔內(nèi)容的范圍沒有具體的規(guī)定，管理人員對于材料的收集，有很高的主觀性和隨機性，這就導致了檔案材料內(nèi)容存在過于單一的問題。主要表現(xiàn)為，對學生檔案的收集只是死板的針對學生的中考成績單、錄取通知書、學籍、報名表、社團資料、體檢報告以及畢業(yè)鑒定表等這些方面，不能體現(xiàn)出學生的個性。這使得用人單位在查看學生檔案時，可能會對學生做出不夠全面的認識，從而影響到學生的職業(yè)發(fā)展。而恰恰是那些能夠反映學生真實素質(zhì)的材料，卻沒有能夠被收集，進入檔案。比如，學生參加實踐活動獲得的證書，磨練技能獲得的證書等。

2.檔案管理方式不科學

我國技工院校的學生檔案管理工作，大多沒有設立專職部門。這樣的管理模式，對于學生檔案的流通，以及系統(tǒng)化的檔案管理工作，造成了阻礙，同時也不利于檔案管理工作向標準化發(fā)展。還有一個問題便是，缺少足夠的檔案管理人員，很多技工院校采取聘用學生參與檔案管理的方法，來減輕人員缺少帶來的壓力，但是與此同時，也再次給檔案管理向規(guī)范化、標準化發(fā)展造成了負面影響。

3.信息化水平有待提高

就技工院校現(xiàn)在的情況而言，檔案管理工作還比較傳統(tǒng)，依舊在很大程度上通過手動操作管理檔案。隨著技工教育越來越普及，學生的數(shù)量不斷增加，檔案的內(nèi)容涉及面較廣，檔案管理工作的壓力會越來越大，傳統(tǒng)手動操作的方式，已經(jīng)越來越難以滿足檔案管理工作的需求。所以，引進現(xiàn)代化信息設備，已經(jīng)成為大趨勢。這也對檔案管理工作者的信息化水平提出了要求。

三、技工院校學生檔案的對策

1.豐富材料內(nèi)容

首先要明確收集資料的范圍，其次要有針對性的收集能夠反映學生真實情況的資料，可用電子檔信息數(shù)據(jù)庫的形勢與紙質(zhì)材料相配套，不斷豐富學生檔案內(nèi)容。

2.加強檔案管理隊伍素質(zhì)建設

科學化管理就是要實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化與標準化，同時要加大對管理人員的培訓力度，完善檔案管理監(jiān)督機制。促進檔案管理科學化發(fā)展。想要做好學生檔案管理工作，必須建立起強大的管理團隊，不斷提高業(yè)務水平，以適應現(xiàn)代檔案管理的需要。

首先，學生處負責推薦責任心強有管理技能出眾的學生兼職學生檔案管理人員。專業(yè)檔案人員對學生檔案兼職人員進行初步檔案業(yè)務培訓，讓這些學生對檔案的收集進一步的了解。在工作中隨時解答學生檔案員提出的各種問題，并給予指導幫助。

3.提高檔案信息化水平

投資構建技工院校學生檔案信息化管理平臺;加強與學院各部門之間的信息化聯(lián)系;這兩點在一定程度上能夠解決信息化水平低下的問題。隨著各院校擴大招生規(guī)模，學生檔案內(nèi)容的也隨之增加。在當前的學生檔案管理工作中，學生檔案管理者必須大膽探索和改革，遵循檔案科學管理、規(guī)范管理的客觀規(guī)律。充分利用新技術、新設備，盡量采用以電子計算機為中心的信息化技術建立專門的學生檔案數(shù)據(jù)庫。實現(xiàn)網(wǎng)絡化辦公，有計劃有步驟的存檔學生文件，使文檔管理實現(xiàn)現(xiàn)代化。

4.制定健全的檔案管理制度

建立學生檔案工作制度，完善管理體系，是學生檔案管理工作的重要保障。

4.1建立嚴格的檔案登記制度

對于新生，管理員必須注冊、組織和驗證。查看信息是否完整，發(fā)現(xiàn)問題后要及時聯(lián)系相關部門，確保文件的完整性。

4.2組織補充檔案，定期移交檔案系統(tǒng)

明確材料的內(nèi)容、標準、渠道和時間，保證學生檔案系統(tǒng)的真實性和準確性，規(guī)范學生檔案管理工作。

4.3建立學生檔案管理制度和借閱制度

學生檔案的管理必須由專人管理。根據(jù)專業(yè)、年級、班級的特點進行排列，并以標準化的方式存儲，便于查找。嚴格借閱程序，防止學生檔案損壞或遺失。

總結

做好技工學院檔案管理工作，有利于科學化管理學生檔案，能夠促進檔案資源的開發(fā)，提高學生檔案的利用率。這樣才能充分發(fā)揮技工院校學生檔案管理工作的職能，最大限度為學生提供幫助，對擴大學校的社會影響也起到了一定的促進作用。具有重要的現(xiàn)實意義。

參考文獻

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