大數據環境下檔案管理工作所面臨的機遇與挑戰

夏建軍

摘 要：大數據時代的到來使得人們的工作、生活較以往發生了巨大的變革，為各行各業發展帶來了新的契機。對于檔案管理工作而言，大數據環境為其深入發展提供了巨大的支持，同時也對其提出了新的要求?；诖耍疚膶Υ髷祿h境下檔案管理工作所面臨的機遇與挑戰進行了分析，并提出了相關策略，以供參考。

關鍵詞：大數據環境；檔案管理；機遇；挑戰

1.大數據環境概述

大數據主要是指在一定時間內無法通過常規軟件工具進行捕捉、管理處理的數據集合，需要采取新型處理模式才能有效應對的海量的、多樣化的信息資產。大數據時代的到來具有其必然性，它是高度發達的計算機技術、網絡通信技術以及信息化技術共同作用的結果[1]。如今大數據已經融入到了各行各業以及人們的工作、生活當中，成為了社會運轉不可或缺的一部分?？傊诖髷祿h境下，很多事物較以往已經發生了變革，要適應這種變革，必然要轉變思維理念，從新的視角來審度這種變化。

2.大數據給檔案管理帶來的機遇

在大數據環境下，網絡信息技術、通信技術以及計算機技術等愈來愈發達，這為檔案管理工作提供了巨大支持，檔案管理也迎來了新的機遇。首先，大數據環境能夠將檔案文件當中所蘊藏的價值充分挖掘出來。近年來，檔案機構都加快了庫藏檔案數字化步伐，將傳統紙質文件轉變為電子文件。這些電子檔案文件逐漸累積、匯聚，形成了重要的信息源，其中蘊藏了海量信息。在大數據相關技術的支持下對這些信息進行深度加工，能將其價值充分發掘出來。其次，大數據環境能夠促進檔案信息資源共享。借助大數據技術能夠促進檔案機構之間的信息交流，能夠在區域范圍內形成一個檔案信息資源共享網絡平臺，進一步提升檔案信息資源共享效率，為檔案使用者提供更為便捷的服務[2]。另外，大數據環境能夠促進檔案服務方式革新。由于互聯網以及移動互聯網的高度發達，檔案機構完全可以為用戶提供遠程服務，不再局限于傳統窗口式服務。同時檔案機構可結合用戶實際需求，在充分了解客戶需求趨勢及偏好的情況下，主動為其推送檔案信息，實現個性化服務。

3.大數據給檔案管理帶來的挑戰

大數據環境給檔案管理工作創造機遇的同時，也給其帶來了新的挑戰。首先，大數據環境促進了檔案管理過程重構。通常情況下，檔案管理主要涉及三個環節，包括檔案信息收集、檔案資料整理以及檔案文件利用。在傳統紙質檔案管理過程中，檔案信息由各個部門移交，主要通過手工整理，檔案文件利用則采用被動服務方式。在大數據環境下，傳統紙質檔案管理方式顯然是行不通的。檔案相關信息除了部門移交外，還需要做好電子文檔歸檔，檔案資料整理則通過計算機輔助實施，然后再通過專業軟件進行編研、加工、整合，將其價值充分發揮出來[3]。檔案管理過程的重構對相關工作人員提出了新的要求，需要其具備一定的信息化技術操作能力才能完成各項工作。與此同時，檔案信息量呈現了與日俱增的態勢，如何處理海量信息已經成為了擺在檔案工作者面前的重要難題之一。其次，檔案數據安全問題愈加凸出。雖然將紙質文檔轉變為電子文檔能夠大幅度提升檔案管理效率，但電子文檔需要依托網絡環境才能發揮其作用與價值，檔案信息平臺不可避免地會遇到來源于網絡環境的病毒入侵、黑客攻擊等，這對檔案數據安全管理提出了較高的要求。如果安全防范措施不到位，可能會造成檔案信息泄密、篡改、丟失等，所造成的損失不容忽視。另外，檔案數據存儲壓力將變得愈來愈大。在大數據環境下，檔案機構所面對的數據集將是TB級別的，傳統的數據庫部署顯然無法有效處理TB級別的數據，需要對數據庫進行完善、更新、優化，才能將這些數據有效存儲起來。

4.大數據環境下做好檔案管理工作的相關策略

4.1加強檔案數據庫開發

在大數據環境下，檔案信息的有效存儲離不開數據庫的支持，所以檔案機構需要加強檔案數據庫開發。大數據技術內容相對復雜，傳統行業要引入大數據技術，需要突破諸多限制，難度較大。因此，檔案機構可與專門的數據開發公司進行合作，在其支持下完成構建專業化的檔案數據庫。檔案機構內部要先對庫藏紙質檔案進行數字化處理，并進行分類，將其轉變為原始檔案信息數據，再由數據開發公司進行二次加工，對相關數據進行整合，形成數據庫[4]。在檔案數據庫開發過程中，檔案機構要與數據開發公司保持密切溝通，明確檔案管理、應用范圍，讓數據庫開發“有的放矢”，避免不必要的工作量。當數據庫建成后，要及時公開成果，以便檔案資源共享，進一步提升檔案資源利用率。另外，檔案機構要加大數據庫后續維護投入，確保數據庫保持穩定運行狀態。

4.2加強標準規范建設

在利用大數據技術手段對檔案信息資料進行開發的過程中，必須建立有效的數據規范，保證數字資源格式統一，才能確保檔案信息資料開發利用秩序。在相關工作開展過程中，需要充分借鑒國際標準以及國外先進標準，制定并修訂出適合檔案機構實際情況的標準規范文件，統一數據保存格式以及數據傳輸端口，防止出現信息孤島。

4.3加強檔案資源安全保護

檔案機構需要高度重視電子檔案信息保密工作，對于一些涉密檔案文件，嚴格控制其上傳，并采取物理隔離措施按照涉密程序進行分級保護，并按照相關規定配置相應的保密設備。與此同時，要加強計算機密碼、口令授權管理，針對不同類型用戶設置對應權限，讓用戶在權限范圍內使用檔案資料；還可借助數據加密法、數字水印法、數字簽名技術、數字證書技術對電子檔案進行保護，保證電子檔案文件信息不被隨意修改、竊取、刪除。檔案機構還要加強應急制度建設，一旦出現突發安全問題，能夠按照事先設置的應急制度進行快速處理，避免風險擴大。除此之外，檔案機構需要加強數據存儲備份中心建設，對檔案數據進行有效備份；還可通過云技術將檔案數據備份在云端，實現異地儲存，進一步提升檔案數據的安全性。

4.4加強相關人才隊伍建設

檔案機構要重視內部人才培養，通過開展定期培訓活動，不斷強化相關人員信息化技術操作能力，并使其轉變傳統檔案管理思維，提升崗位勝任力。同時檔案機構還可適當應聘數據開發專業性人才，對人才隊伍進行有效補充。在此基礎上，還要培養檔案管理人員服務意識，從而為廣大用戶群體提供更為優質的檔案服務。

5.結語

在大數據環境下，檔案管理工作機遇與挑戰并存。為適應新環境，檔案機構要加強檔案數據庫開發，加強標準規范建設，加強檔案資源安全保護，并加強相關人才隊伍建設，不斷提升檔案管理質量及效率，將檔案文件的價值充分發揮出來。

[參考文獻][1]吳毓玲.論大數據時代檔案管理的模式變化[J].現代經濟信息，2018（21）：67.

[2]朱艷麗.大數據背景下檔案管理的機遇與挑戰[J].勞動保障世界，2018（30）：57.

[3]徐曉文.大數據時代知識管理對檔案管理的啟示[J].智庫時代，2018（41）：287，290.

[4]李慧芬.試論大數據背景下檔案管理工作的機遇與挑戰[J].低碳世界，2018（09）：318-319.

（作者單位：山東省菏澤市單縣衛生健康局，山東 菏澤 274300）