醫院檔案規范化管理評價指標體系構建研究

文·王佳

檔案管理是醫院管理體系的重要組成部分，是醫院運行中必不可少的環節。醫院檔案材料涉及了醫院的行政工作、醫療護理過程、藥品使用、后勤等醫院各方面工作，是醫院工作的全方位記錄。醫院各項工作的改進和完善均以檔案為依據。規范化的檔案管理不僅是提升醫院管理水平和醫療水平的前提和基礎，也是保障醫院長遠可持續發展的重要后盾。在新形勢下，隨著醫療衛生體制改革的推進，醫院檔案管理日益受到各級醫院的重視，檔案管理水平逐步提升。各級醫院構建了健全的醫院檔案管理體制，配備專業的人員和設備，越來越多的檔案資料通過紙質、影像、電子等形式記載。在信息化技術迅猛發展的時代，醫院檔案信息化建設也大范圍開展。醫院檔案管理的進步對于推動我國醫療衛生服務整體水平的提升發揮了重要作用。醫院檔案管理在各級醫院取得了較大發展，但是仍存在管理體系不規范、管理制度不統一、各級醫院之間檔案管理的差異性較大等問題，這些問題在新時代背景下對醫院的發展均造成一定的不利影響。分析上述問題的原因在于醫院檔案管理缺乏一套規范化的評價指標體系。

查閱當前國內有關醫院檔案管理的研究文獻可以看出，諸多學者關注了新形勢下醫院檔案管理的現狀、存在的問題和解決措施，也有學者分析了在大數據時代醫院檔案的信息化建設問題以及大數據背景下醫院檔案管理問題研究。但關于醫院檔案規范化管理評價及指標體系構建的文獻并不多見。因此，新時代背景下研究醫院檔案規范化管理評價指標非常具有必要性。通過構建醫院檔案規范化管理評價指標體系并加以應用，可以實現醫院檔案管理的規范化、科學化、現代化，可以為各級醫院提升自身檔案管理水平提供參考依據，可以為各級醫院之間協同合作尤其是醫聯體的建設提供檔案方面的順暢對接。醫院檔案規范化管理評價指標體系的構建，既可以在上級行政主管部門和業務主管部門對醫院檔案工作進行考核時依據此而做出科學而準確的判斷，又有助于上級行政主管部門和業務主管部門根據結果對醫院提出建議和要求，對提升醫院檔案工作整體水平具有重要的應用價值。

一、研究方法和數據來源

本文綜合運用了層次分析法、德爾菲法和Yaahp軟件構建醫院檔案規范化管理評價指標體系。層次分析法（AHP）是美國著名運籌學家T.L.Sstty等在20世紀70年代提出的一種定性和定量相結合的多準則決策方法。該方法的特點在于對復雜問題進行深入分析之后，構建一個層次結構模型，利用少量的定量信息，把決策過程數學化，將定性問題定量化。本文運用層次分析法將定性化的醫院檔案管理問題進行定量化研究，并運用Yaahp軟件對評價指標判斷矩陣進行優劣排序和權重計算，最終形成科學合理的醫院檔案規范化管理評價指標體系。在層次分析法過程中，將問題決策進行定量化的工具之一是德爾菲法。德爾菲法是一種主觀預測法，通過對專家進行書面問卷調查的形式開展，其特點是調查者通過背對背、多輪地征求專家意見，最終形成一致評價結果，德爾菲法是層次分析法中常用的方法。

本文研究的數據主要來源于專家調查和訪談。通過運用德爾菲法征求專家意見初步擬定指標以及構造判斷矩陣。本文選擇了10名專家參與指標體系構建的調查，專家既有來自醫院的管理者和醫院檔案管理工作人員，又有來自高等院校的醫院檔案管理研究學者，不同領域的專家為提高研究結果的科學合理性提供了保障。

二、醫院檔案管理規范化評價指標體系構建

（一）構建層次結構模型

通過專家咨詢、文獻回顧、德爾菲法制定醫院檔案規范化管理評價指標體系。首先通過文獻回顧，結合我國醫院檔案管理的現狀，提出了醫院檔案規范化管理的初評指標，然后通過德爾菲法咨詢10位專家的意見，讓其選擇對醫院檔案規范管理初評指標體系進行排序，然后優化專家意見，進一步咨詢專家，最終形成的指標體系包括四個一級指標，具體為組織領導、檔案管理條件保障、檔案信息化基礎工作、檔案服務工作。

每個一級指標下分別設置二級指標，其中一級指標的“組織領導”下設的二級指標有管理體制、機構設置、機構管理職責；一級指標的“檔案管理條件保障”下設的二級指標有人員配備、經費保障、基礎設施；一級指標的“檔案信息化基礎工作”下設的二級指標有檔案信息收集與整理、檔案信息的鑒別、檔案統計；一級指標的“檔案服務工作”下設的二級指標有檔案利用、檔案編研。具體指標體系如下圖1所示，圖中的決策目標即為醫院檔案規范化管理水平，然后依次為一級指標和二級指標。

（二）構造判斷矩陣和一致性檢驗

通過咨詢上述10位專家，讓其對該指標體系進行兩兩比較，形成判斷矩陣。在第一步建立層次分析模型的基礎上，第二步進行指標評價，通過征求10位專家的意見，對所有指標進行兩兩比較，形成判斷矩陣。將統計結果輸入yaahp軟件進行一致性檢驗，輸出結果顯示比較矩陣均通過一致性檢驗。具體結果如下。

表1 一級指標比較

表2 二級指標——組織領導

表3 二級指標——檔案管理條件保障

表4 二級指標——檔案信息化基礎工作

表5 二級指標——檔案服務工作

（三）指標權重排序

運用機軟件對評價指標判斷矩陣進行優劣排序和權重計算，形成量化的醫院檔案規范化管理評價指標體系。

首先，對一級指標進行優劣排序和權重計算。得出結果為表6和表7.在一級指標中權重系數最高的為檔案信息化基礎工作，權重系數為0.3750；權重系數最低的為檔案服務工作，為0.1250。

表6 一級指標的比較結果統計表

表7 一級指標的權重排序

其次，對二級指標進行優劣排序和權重計算，得出結果如下表8到表11所示。可以看出，在二級指標組織領導指標中權重系數最高的是機構管理職責，在檔案管理條件保障二級指標中人員配備權重系數最高，在檔案信息化基礎工作中檔案信息的鑒別權重系數最高。

表8 組織領導的二級指標比較結果統計表

表9 檔案管理條件保障的二級指標比較結果統計表

表10 檔案信息化基礎工作的二級指標比較結果統計表

表11 檔案服務工作的二級指標比較結果統計表

最后，對所有二級指標對決策目標的權重排序，得出結果如下表12所示。在所有二級指標體系重權重系數最高的為檔案信息鑒別，其次為人員配備和檔案信息收集與整理。

表12 二級指標對決策目標的權重排序

經費保障 0.0972機構管理職責 0.0972檔案統計 0.0750檔案利用 0.0729管理體制 0.0694基礎設施 0.0694檔案編研 0.0521機構設置 0.0417

（四）指標體系的構建結果

經過上述分析，可以得出所有指標對醫院檔案規范化管理水平的權重系數，也即構建出了醫院檔案規范化管理評價指標體系，如下表13所示。該指標體系包括4個一級指標和11個二級指標，在具體使用過程中，專家對每一個二級指標進行評價打分，可以都按百分制進行打分，然后將每一項指標的分數乘以其所占權重，即可以得出該醫院檔案規范化管理水平的總分，對公總分的評判標準一般為：規范化管理水平高（90-100）、較高（75-89）、一般（60-74）、較差（60以下）。

表13 醫院檔案規范化管理指標體系權重表

三、醫院檔案管理規范化評價指標體系的應用

（一）醫院檔案規范化管理評價指標體系具有廣泛的適用性

本研究通過運用層次分析法和德爾菲法構建了包括4個一級指標和11個二級指標的醫院檔案規范化管理評價指標體系，將主觀的專家預測進行了量化，最終形成科學一致的量化評價指標體系。該指標體系中將每個指標賦予了權重系數，能夠保證對醫院的檔案管理現狀了進行客觀的、有效的量化評價。通過量化評價得出定量結果，可以為醫院檔案管理工作的改進提供明確的方向。

由于各級醫院檔案管理工作具有相通性，該指標體系在構建過程中所選擇的專家來自于各個領域，既有理論專家，也有實踐專家，專家評價和預測的結構通過了一致性檢驗，因此，能夠保證該指標體系的科學性和合理性。同時，該指標體系的權重系數明確，能夠轉換成百分制直接進行評價，增強了該指標體系的適用性。該指標體系可以在一、二、三級等各級綜合醫院和專科醫院中進行運用，該指標體系可用于各級醫院檔案管理工作的評價考核工作中，也可作為醫院提升檔案管理水平的依據。

（二）各級醫院可運用評價指標體系加強對檔案管理工作的指導

醫院檔案管理是一項基礎性工作，只有通過定期監督和評價才能有效提升檔案管理水平。各級醫院應當依托規范化指標體系加強對醫院檔案管理工作的日常管理和考核評價。在指標體系中可以看出一級指標中檔案信息化基礎工作和條件保障是醫院檔案管理的重點和抓手，各級醫院在信息化時代應當首先做好信息化基礎工作，并完善基礎條件的保障，才能保障醫院的檔案管理工作規范化水平。在二級指標中權重系數較高的檔案信息鑒別和檔案信息收集與整理正是醫院做好檔案管理的基礎和保證，同時人員配備是提升醫院檔案管理水平的前提。

（三）醫院檔案規范化管理評價指標體系建設都應做到與時俱進

十九大報告中指出“中國特色社會主義進入新時代，我國社會主要矛盾已經轉化為人民日益增長的美好生活需要和不平衡不充分的發展之間的矛盾”。在醫療衛生領域，我國主要矛盾體系為人民日益增長的健康需求和醫療衛生服務的不平衡不充分發展至今的矛盾。面臨新的社會形勢，醫院應當不斷提升醫療衛生服務水平，不斷滿足人民的健康需求。而醫院檔案管理是醫院管理的重要部分，因此，在新時代背景下，隨著大數據的應用發展以及人民醫療訴求的增多，醫院檔案管理面臨更多新的挑戰和機遇。為了更好實現健康中國戰略目標，提升醫療衛生服務水平，各級醫院檔案管理需進一步提升規范化管理水平。而隨著醫院檔案管理工作的逐步改進，醫院檔案規范化管理的評價指標體系也不是一成不變的，在今后發展過程中，醫院檔案管理規范化指標體系應隨著醫院的發展及時進行調整和修正，進而保障醫院檔案管理規范化指標體系的先進性。