辦公室計算機辦公軟件的應用與實現(xiàn)分析

田靜 鄭君

摘要：在計算機技術(shù)的高速發(fā)展過程中，各種技術(shù)手段在不斷的創(chuàng)新，為人們的工作與學習奠定了基礎，有效地提升了工作效率與質(zhì)量。在辦公室辦公中計算機辦公軟件有著重要的作用。基于此，筆者主要對辦公室計算機軟件在辦公室中的具體應用與實現(xiàn)進行了簡單的分析，探究了計算機辦公軟件的具體價值與功能，對不同辦公要求中計算機辦公軟件的應用與實現(xiàn)進行了簡單的分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：計算機辦公軟件；辦公室；應用

中圖分類號：TP393 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2019）10-0264-02

開放科學（資源服務）標識碼（OSID）：

合理應用計算機軟件技術(shù)進行辦公可以提供工作效率與質(zhì)量，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)辦公模式的問題與不足，對各項工作的開展具有支持作用。現(xiàn)階段，在辦公室中應用了大量的計算機辦公軟件，通過計算機軟件進行文字辦公、音頻處理以及信息交流，可以提升工作效率與質(zhì)量。

1辦公室計算機辦公軟件的應用價值

對于計算機辦公軟件并沒有明確的定義，在狹義上來說所謂的辦公軟件就是通過文本編輯器處理工作的軟件；而在宏觀上來說，辦公軟件就是基于計算機網(wǎng)絡為基礎，在各種軟件系統(tǒng)的支持與應用之下，實現(xiàn)智能化、自動化辦公處理，可以為信息交互等相關(guān)工作開展提供有效的支持。合理的應用計算機辦公軟件不僅僅會提升工作質(zhì)量與效率，也為領(lǐng)導決策提供了精準的信息數(shù)據(jù)支持。在大數(shù)據(jù)時代，人們進入到網(wǎng)絡時代，網(wǎng)絡化、信息化的辦公模式更離不開辦公軟件。在各種技術(shù)手段以及軟件不斷發(fā)展過程中，合理的應用計算機辦公軟件，對于員工日常工作，企業(yè)生產(chǎn)、營銷以及管理等工作開展均具有重要的價值與意義。

在實際的角度來說，計算機辦公軟件是強化辦公室信息化建設與管理的有效方式，也是計算機信息平臺與辦公系統(tǒng)的有效融合。在計算機技術(shù)的支持之下合理的應用網(wǎng)絡技術(shù)手段，可以凸顯信息技術(shù)的優(yōu)勢，提升工作效率，在最大程度上節(jié)約成本，優(yōu)化辦公流程，，安裝企業(yè)管理等相關(guān)工作的實際需求

在組織結(jié)構(gòu)的角度來說，合理的應用計算機辦公軟件，實現(xiàn)系統(tǒng)化管理化的管理，可以加強對各項工作任務的監(jiān)督管理，通過數(shù)字化的方式進行管理，可以保障信息傳輸?shù)恼鎸嵭耘c有效性，在計算機技術(shù)軟件的支持之下可以對企業(yè)的各種信息數(shù)據(jù)進行合理分析，綜合企業(yè)實際狀況制定完善的管理制度與手段，有利于企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

可見，無論在何種角度分析，辦公室計算機辦公軟件的應用均具有重要的價值與意義，可以有效地實現(xiàn)企業(yè)辦公環(huán)境優(yōu)化，推動企業(yè)的信息化、網(wǎng)絡化以及數(shù)字化的發(fā)展。

2 計算機辦公軟件的功能特征

2.1獨立性

計算機辦公軟件在辦公室中應用，可以利用計算機技術(shù)為支持，實現(xiàn)計算機程序以及數(shù)據(jù)庫信息查詢數(shù)據(jù)查詢的獨立性。計算機以及應用數(shù)據(jù)庫之間二者具有物理獨立性的特征，在應用軟件或者程序的過程中，二者的邏輯結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)獨立的狀態(tài)。

2.2完整性

計算機技術(shù)在辦公室中應用效果顯著，可以精準性、完整性以及一致性的特征優(yōu)勢。例如，辦公軟件在應用中，無論多少用戶在數(shù)據(jù)庫中查詢信息，獲得信息數(shù)據(jù)都是一致的，其具有共享性的特征；因為在日常工作中應用的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)具體一致性的特征，因此在電腦數(shù)據(jù)庫中，用戶輸入的數(shù)以及數(shù)據(jù)類型也是相同的，這些數(shù)據(jù)具有有效性的特征優(yōu)勢。

2.3安全性

為了提升辦公自動化系統(tǒng)的整體安全性，就要綜合實際狀況合理的應用不同的保護措施與手段。例如，對于重要的文件信息，可以根據(jù)密集程度，在數(shù)據(jù)庫中進行有效存儲；根據(jù)具體要求設置權(quán)限與密碼，重點監(jiān)控管理。通過隱藏的方式進行信息數(shù)據(jù)的處理，只有在達到密級要求的工作人員才有權(quán)限查閱，這種管理方式相對于傳統(tǒng)的保密方式來說更為安全、便捷，避免了紙質(zhì)信息存儲的各種安全隱患問題。

3 計算機辦公軟件在辦公室的應用

在不同的辦公環(huán)境中合理的應用計算機辦公軟件，可以有效地提升工作質(zhì)量與效果，在實踐中其主要應用在文字處理、圖像與音頻、數(shù)據(jù)處理以及日常辦公管理等領(lǐng)域，其具體如下：

3.1應用于文字處理

在辦公室中較為常見的文字處理軟件為WPS Office系列辦公軟件、微軟辦公軟件等。

這些軟件都是基于Web客戶端執(zhí)行的文字處理軟件。Office系列辦公軟件中較為常用的主要有Word， Excel， PPT幾種類型。這些辦公軟件的應用為辦公人員構(gòu)建了一個良好的辦公空間，形成了一個 小型的數(shù)據(jù)庫訪問系統(tǒng)。在這些軟件中有著較為便捷的辦公軟件。

Office與Windows操作系統(tǒng)是通過微軟公司研發(fā)的，其具有良好的兼容性以及可擴展性特征，相對于WPS辦公軟件來說，微軟公司的辦公軟件具有較為強大的文字處理功能，體積相對較小，內(nèi)存也較小，有免費的版本，在辦公軟件中有著較為龐大的應用空間。

同時，也有一些其他類型的Web文本處理應用，如FCKeditor軟件等，這些軟件無須計算機系統(tǒng)為其提供額外的軟件信息支持，通過瀏覽器就可以執(zhí)行文本操作，但是這種軟件功能有待完善，無法完成復雜的編輯任務。

在辦公室中應用計算機軟件進行文字處理上較為常見的工作方式，這些看似常見的軟件為辦公室無紙化工作奠定了基礎，有效提升了辦公效率與質(zhì)量。

3.2數(shù)據(jù)處理

在辦公環(huán)境中應用計算機辦公軟件技術(shù)，如果操作不當或者死機、停電等因素都會造成數(shù)據(jù)誤刪、丟失等問題。而通過計算機數(shù)據(jù)備份的方式則可以有效地解決此種問題。

計算機數(shù)據(jù)庫進行信息備份處理，可以在事故揮著出現(xiàn)錯誤之后恢復數(shù)據(jù)信息，避免數(shù)據(jù)意外刪除或者在技術(shù)改造中出現(xiàn)各種安全損失問題，通過數(shù)據(jù)備份的方式進行處理，可以及時有效地進行信息數(shù)據(jù)的還原，避免信息數(shù)據(jù)丟失等問題的出現(xiàn)。

而在計算機存儲設備出現(xiàn)故障之后，數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)就會出現(xiàn)不同程度的損失與混亂，利用數(shù)據(jù)處理技術(shù)則可以為數(shù)據(jù)恢復提供技術(shù)支持。而隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，“大數(shù)據(jù)”“云計算”等技術(shù)手段的成熟，通過“云存儲”等方式會進行信息數(shù)據(jù)的備份存儲，更為簡單、安全，為企業(yè)重要信息備份與存儲提供了有效的環(huán)境。

3.3圖像處理與視頻處理

3.3.1圖像處理

圖像處理辦公軟件主要就是平面設計領(lǐng)域、廣告以及圖形處理等相關(guān)行業(yè)中應用。在社會經(jīng)濟發(fā)展中，人們的藝術(shù)品位在不斷地提升，對于設計提出了全新的要求，為了滿足不同群體的不同需求，滿足社會多元化的審美需求，合理的應用圖形處理辦公軟件，可以提升設計的效率與質(zhì)量。現(xiàn)階段，較為常見的圖像處理軟件主要Adobe Photoshop 。

Photoshop主要就是處理一些基于像素為主要內(nèi)容構(gòu)成的數(shù)字圖像信息，在軟件中有著較為龐大的編修以及繪圖工具，合理的利用這些工具可以進行圖片的編輯處理。可以實現(xiàn)對已有的圖像進行編輯加工處理，實現(xiàn)圖像編輯、合成、校色調(diào)色等。

3.3.2應用于視頻處理

視頻軟件主要就是將視頻以及音頻文件進行集合，利用信息技術(shù)進行處理，轉(zhuǎn)換形成可以觀看的視頻信息。視頻處理軟件在辦公室中應用可以簡化視頻信息，滿足不同的辦公需求。

一些具有NFC接觸類型的軟件可以利用手機實現(xiàn)考勤簽到，為公司日常管理提供了技術(shù)支持。也有的軟件公司退出了具有通用功能的辦公軟件，通過一站式的方式滿足了各種辦公需求，相關(guān)企業(yè)可以綜合實際狀況合理選擇。

3.4辦公室管理軟件

3.4.1團隊溝通交流軟件

辦公室中不同的部門之間可以通過軟件進行辦公交流，實現(xiàn)辦公協(xié)同管理。DingTalk則就是具有代表性的溝通交流軟件，可以實現(xiàn)不同終端的中文件互傳，具有協(xié)同溝通的作用，在軟件中可以實現(xiàn)電話會議、免費商務電話等功能，在軟件上也可以實現(xiàn)出差、報銷以及審批等相關(guān)操作，具有較為強大的功能作用。

3.4.2人才招聘管理系統(tǒng)

TalentLines 主要就是在人力資源管理系統(tǒng)上應用的軟件，可以為人力資源的預測、規(guī)劃、管理、跟蹤求職流程，構(gòu)建企業(yè)人才儲備信息庫等提供保障，具有綜合性的功能作用。在現(xiàn)在的求職環(huán)境和人才市場上，具備高水平或特殊技能的適合人才越來越難以輕松獲取，同時，也有出差訂購報銷軟件、思路整理軟件如幕布、銷售管理工具如EC、表單制作工具如麥客CRM、演示文稿制作軟件-斧子演示等等不同類型的軟件，在辦公室中合理的應用這些計算機辦公軟件，可以有效地滿足不同的工作需求。

3.4.3基于無線網(wǎng)絡的辦公軟件

在無線網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展中，在辦公中也逐漸應用了一些社交軟件，這些社交軟件在辦公管理過程中更有著重要的作用。例如，微信、QQ等軟件為信息交互、文件查詢提供了有效的技術(shù)支持。

3.5 商務辦公中的應用

商務辦公環(huán)境中計算機辦公軟件有著重要的作用，合理的應用這些辦公軟件可以提升工作效率，合理配置各項辦公資源，提升企業(yè)利潤的最大化。

在網(wǎng)絡環(huán)境中，電子商務發(fā)展較為迅速。企業(yè)在電子商務環(huán)境中，通過網(wǎng)絡宣傳。銷售產(chǎn)品。而在此環(huán)境中通過辦公軟件，利用龐大的功能進行文字處理、圖片處理，可以豐富圖片信息內(nèi)容，展示產(chǎn)品的參數(shù)、性能以及細節(jié)，進而滿足不同用戶的不同需求。用戶通過網(wǎng)絡了解產(chǎn)品，激發(fā)購買預防，進而實現(xiàn)產(chǎn)品的銷售。在網(wǎng)絡環(huán)境中進行商品售后服務，可以通過計算機辦公軟件進行處理，實現(xiàn)有效的溝通互動，解決問題，達到統(tǒng)一。而企業(yè)的日常辦公中也可以通過計算機軟件擬定合同、進行財務處理、信息處理等相關(guān)操作。合理的應用辦公軟件無疑為各項工作開展提供了便捷。

4結(jié)束語

在計算機技術(shù)的支持之下，傳統(tǒng)的辦公模式逐漸退出歷史舞臺，現(xiàn)階段無紙化辦公、信息化辦公在發(fā)展階段。在此種環(huán)境中，合理的應用各種辦公軟件，實現(xiàn)信息化、智能化的辦公管理，可以提升工作質(zhì)量，增強工作效率，對于企業(yè)的持續(xù)發(fā)展具有積極的推動作用。

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【通聯(lián)編輯：光文玲】