企業如何贏得特殊活動的印刷訂單？

王浩成

特殊場合和活動的印刷訂單，就其本質而言并不會周期性地出現業績增長。一般來說，這種工作也具有很大的挑戰性，成品要經過多人之手和不同機器設備的處理，造成各種各樣錯綜復雜的管理問題。

根據專門從事這種工作的多家公司反映，這個領域工作的周轉時間很緊而且利潤并不很高，收益適中。但是，這并沒有阻止若干印刷企業在這個領域蜚聲國際。

那么，鑒于以上列舉的多種挑戰，這些公司為何還愿意承擔此類印刷工作呢？希望進入特殊活動與場合印刷市場的公司又需要了解些什么呢？

屬于特殊活動與場合這一類別的不同活動種類繁多而且變化多樣，其中包括像英聯邦運動會和奧運會這樣備受矚目的體育盛事，以及B2B展覽會和研討會。無論什么場合，這些活動都需要大量密集的印刷工作，而且需要各種各樣的附屬印刷品——從彩旗和橫幅等室外材料，到宣傳冊和活動方案。

根據位于倫敦的Rapidity公司總經理Paul Manning所說，過去幾十年來，針對此類活動市場制作的產品種類已經發生了翻天覆地的變化。他說：“回溯20世紀80年代中期，當時公司剛剛成立，各種大公司的培訓和特殊活動需要不計其數的印刷材料，因而公司收益不斷。”

“我們曾經印刷各種黑白書籍，里面滿滿都是PowerPoint、幻燈片或活動相關信息。”Manning回憶道，“我們過去會使用黑白印刷機連夜印刷500份（每本500頁）的黑白印刷品，然后在第二天早上將其運送到會場。但是像很多印刷品一樣，最近幾年的情況已經發生了變化，這些信息都已經通過網絡渠道處理了。”

他說道：“這些年雖然活動組織者的印刷材料需求種類越來越多——其中很多都集中在展示產品而非小版式印刷品，但是現在的盈利空間已經大不如前了。”

“幾年前，你會接到這種大型的印刷和編頁排版工作，公司收益會迅速增加。”Manning說道，“而現在，雖然能為大型活動生產類型繁雜的印刷品，但是所獲利潤與以前不可同日而語。”

位于查塔姆的PressOn公司總經理Andy Wilson也分享了自己的觀點：“有一些印刷工作并沒有太大的盈利空間，不能創造很多收益。”他說道。但是，據Wilson所說，除純粹的資金效益之外，企業還能得到更大的收獲。“他們給我們創造了機會，讓我們展示自己的工作成果。”他解釋道。

所以對于Wilson而言，酬勞并不是唯一的考慮因素——制作創新產品的公關價值才是他的關注重點。“這才是你在當今這個時代需要尋找的機會。”Wilson說道，“一些與眾不同的東西，可以幫你脫穎而出，成為你的宣傳點。”

他引述了該公司2015年承接的一項工作，是為了紀念第一次世界大戰一百周年。PressOn接到委托，將曾經服役的皇家海軍戰艦總統號HMS戰列艦用“絢彩”打印乙烯樹脂進行裝飾。從概念會談到安裝，最后的“絢麗戰艦”成果共計耗費3周時間完成，為公司贏得了廣泛的贊譽和兩項Fespa大獎。

獨特的挑戰

Wilson說道：“像活動與特殊場合領域的眾多印刷工作一樣，絢麗戰艦出現了一系列獨特的挑戰，例如，安裝團隊成員在安裝乙烯樹脂的過程中需要應對泰晤士河的潮汐漲落——安裝工作本身就花費了10天時間。”

“我知道在我們公司接下該項工作之前，有三四家公司都考慮過這個項目，但是他們最后并未承接。而我們認為我們必須得嘗試一下，”Wilson解釋道，“當天我們就向自己的團隊提出了挑戰。這就好比讓運動員征戰賽場，是因為比賽可以加強他們的競技能力——他們想要在賽場上擊敗其他對手。而本質上來說，當我們接受這些特殊項目的時候，多多少少也抱以這種心態。我們挑戰自己的能力，在接手工作后實現客戶想要的印刷效果，而且我們會提高對自己的要求，努力比其他任何公司在更短的時間內完成工作。”

根據Northern Flags的總經理Iain Clasper-Cotte所說，克服這些挑戰是在特殊場合與活動領域內運營業務的部分要求或說一個方面。他的公司為特殊場合生產各種不同類型的產品，包括彩旗。該公司為2016年英格蘭足總杯決賽，曼聯隊和水晶宮隊之間的比賽，制作了一面覆蓋整個球場總面積達到12000平方米的巨大旗幟，Clasper-Cotte聲稱這是歐洲有史以來面積最大的廣告旗幟。

“這類大型活動往往牽涉到一條很長的供應鏈，有時可能會對印刷公司帶來不小的挑戰。因為理論上來說，我們只負責印刷，而工作過程中牽涉的創意設計人員可能不太會考慮到實用性。”Clasper-Cotte說道，“比如說，那面覆蓋整個球場的大旗幟在干燥的情況下重達2.75公噸，但是如遇下雨天，其重量可能會達到干燥重量的2～3倍，所以三四個促銷女郎不可能就那么輕松地將其拉過整個球場。”

根據位于倫敦的精細印刷公司Barnard & Westwood總經理Austen Copley所說，有能力找出這些問題并向客戶發出提醒，對于想要在這個領域取得成功的印刷公司來說，是絕對必要的。

“在這個層級運營公司需要對細節極其敏感，”Copley說道，“我們Barnard & Westwood公司所擅長的工藝和技能種類繁多，這意味著，很多工作都要經多人和數臺機器處理。因此，交流對于我們是至關重要的，因為哪怕出現一毫米的誤差也會為整個項目帶來災難性的后果。沒有任何兩項工作是完全相同的，因此我們技術熟練的印刷品監督人員和書籍裝訂人員一直持續不斷地開發和學習新的技術。行業內有很多種不同類型的紙張、油墨、燙印和書籍裝訂材料可供選擇，最終還是要依靠豐富的經驗和專業知識才能確定哪些內容相結合能夠實現所需的效果。”

零失敗場景

Manning說道：“印刷公司要服務特殊活動客戶，除了展示琳瑯滿目的各種技能之外，還需要具備絕佳的響應能力。”他進一步解釋道：“根據我們的經驗，你必須要有很好的反應能力，隨時做好準備迎接某些工作，因為活動組織方在活動開始之前必定要爭分奪秒。因為這些工作不允許出現任何差錯，必須保證零失敗。絕不能出現‘對不起，您今天無法收到產品了這種情況。工作一定要完成，而且在活動開始當天第一個人跨步進入場地之前，必須運送到位且安裝完畢。”

Manning還補充道：“在特殊活動領域運營業務的印刷公司還需要提供有競爭力的價格，因為很多公司——尤其是組織活動的大型公司，經常會邀請多家公司投標，而且通常報價最低的公司會中標，即使該公司并不是最佳之選。”

“最終與你競爭的其他印刷公司可能與你報價的內容并不相同，而且有可能造成問題，因為一般來說，客戶并不能看出其中的差別。”Clasper-Cotte說道。

這也是他的公司采用一種均衡考量的商業策略的原因之一，務必要確保公司不會太過依賴某一個行業領域去爭取特殊活動工作。

“除了體育和娛樂行業之外，我們還做很多零售、展覽、建筑和前院場地的工作。”他解釋道，“因為我們覆蓋的領域很廣泛，也就意味著我們的季節依賴性并不強。”

過去幾年間，該公司還有意將印刷產品多元化，從而確保公司能夠接到盡量多的活動工作。ClasperCotte稱：“彩旗印刷工作在公司業務產品中的比例已經呈現下降趨勢，如今只占公司承接業務量的大約30%。”

“如果只擅長一種類型的印刷工作，往往無法滿足一項活動所需的全部工作內容。”他解釋道，“這也是我們投資UV和染色、以及平板和卷對卷印刷機的原因之一。”

在特殊活動市場站穩腳跟并非易事。要投入所需的資本支出購買必要的機器設備，才能生產客戶經常要求的一些材料。除此之外，還需要投入大量的時間，因為通常情況下客戶要求的具體工作都有一定的復雜性。但是對于Manning這類人來說，這樣的努力絕對值得。

“雖然這個市場今非昔比，但是仍然有利可圖。”他說道，“只是我們需要更有耐心，獲取更多經驗。而且必須要有強大的能力確保工作的完成。”

Manning還補充道：“開發并具備這些屬性的印刷公司應該能夠在這個充滿挑戰的市場中占有一席之地。”