淺談農(nóng)場的檔案管理

張福民

檔案管理是農(nóng)場日常工作的真實(shí)寫照，是對(duì)農(nóng)場發(fā)展歷程的最好記載，本文對(duì)做好農(nóng)場檔案管理工作進(jìn)行分析，供交流借鑒。

檔案管理是辦公室行政管理的重要組成部分，也是辦公室的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。當(dāng)前，我國已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，檔案作為農(nóng)場的信息資源，是農(nóng)場生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)創(chuàng)新、科研發(fā)展等活動(dòng)的真實(shí)記錄，檔案管理工作是農(nóng)場的基礎(chǔ)性工作，檔案管理作為農(nóng)場同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在農(nóng)場管理等各方面都發(fā)揮了較好的作用。隨著我國農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，農(nóng)場作為農(nóng)業(yè)發(fā)展的主體單位，其管理制度和管理水平也在不斷地完善和提高，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，對(duì)檔案管理工作也提出了新的要求，企業(yè)發(fā)展了，檔案管理工作只能增強(qiáng)不能削弱，隨著農(nóng)場的發(fā)展規(guī)劃，也要建立一套適應(yīng)農(nóng)場發(fā)展特點(diǎn)、能夠體現(xiàn)農(nóng)場規(guī)范化管理的檔案管理體系，使檔案管理工作的發(fā)展與農(nóng)場發(fā)展速度相一致，使檔案管理工作能夠全面記錄和反映農(nóng)場建設(shè)、發(fā)展的歷史進(jìn)程。做好檔案管理工作，對(duì)推動(dòng)農(nóng)場的持續(xù)健康發(fā)展和提升經(jīng)營管理水平具有重要意義。

1進(jìn)一步增強(qiáng)做好檔案管理工作的主動(dòng)性

當(dāng)前不少單位的檔案管理還處于初級(jí)保管階段，文書檔案、人事檔案保管比較單一，在規(guī)范檔案管理的前提下，要自覺增強(qiáng)做好檔案管理的主動(dòng)性。

1.1熟悉、掌握農(nóng)場的業(yè)務(wù)情況和涉及的專業(yè)知識(shí)

要針對(duì)農(nóng)場的業(yè)務(wù)性質(zhì)、內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)有目標(biāo)的進(jìn)行檔案類目的重新調(diào)整，使其符合農(nóng)場的管理特點(diǎn)。

1.2系統(tǒng)地整理農(nóng)場的歷史資料，積極開發(fā)農(nóng)場的檔案資源

目前，農(nóng)場很多單位開展了檔案管理工作，但沒有形成制度，使檔案的整理不標(biāo)準(zhǔn)，無依據(jù)，歸檔不齊全，容易造成檔案資料的遺失。個(gè)別農(nóng)場在日常工作中所形成的文書檔案、人事檔案和財(cái)務(wù)檔案等采取分散保管方式，容易造成檔案資料不全而散失嚴(yán)重。尤其是一些調(diào)查論證、申報(bào)立項(xiàng)、洽談協(xié)議等檔案大多掌握在相應(yīng)的當(dāng)事人手中，歸檔不及時(shí)就容易造成遺失，有的僅上交復(fù)印件。這些問題不強(qiáng)化管理，就會(huì)直接隨著人員的流動(dòng)而使檔案信息資料流失。

1.3將檔案分門別類有條理的進(jìn)行整理

要將農(nóng)場日常工作、重大事件所形成的涉及科研、聲像載體、實(shí)物和會(huì)議所形成的文書、合同等進(jìn)行收集整理，并按保管載體不同、內(nèi)容不同而分類進(jìn)行保管，保證檔案準(zhǔn)確，能夠有效的被收集和利用，這樣才能夠保證檔案的準(zhǔn)確性，體現(xiàn)檔案的價(jià)值所在。

2檔案管理模式上集中統(tǒng)一，實(shí)體分部門保管利用是管理工作的發(fā)展方向

不同時(shí)期的檔案管理做法和管理模式不同，許多傳統(tǒng)的做法和管理模式也曾發(fā)揮了積極作用。但從目前檔案管理實(shí)際來看，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前農(nóng)場發(fā)展的需要，必須進(jìn)行重視，強(qiáng)化創(chuàng)新，主要針對(duì)檔案工作的收集、整理、保管和利用等形式進(jìn)行創(chuàng)新，對(duì)一些具體手段完善。根據(jù)國家相關(guān)法律規(guī)定，財(cái)務(wù)檔案、文書檔案是檔案管理中比較重要的檔案類別，針對(duì)文書檔案中的有關(guān)文件、報(bào)表和合同管理是絕對(duì)機(jī)密，這部分檔案以分散保存的形式進(jìn)行保管，必須強(qiáng)化農(nóng)場檔案管理制度的落實(shí)。結(jié)合農(nóng)場日常檔案管理，從組卷到裝訂，要盡量簡化檔案管理的步驟，去掉一些繁瑣程序，在模式上集中整理，歸檔程序上相對(duì)簡單明了。在模式上集中統(tǒng)一，即要求農(nóng)場各部門在檔案歸檔形式、標(biāo)準(zhǔn)上要相對(duì)一致，并集中一人保管，這樣不會(huì)因各部門檔案保管分散而造成檔案的丟失或損壞。同時(shí)各部門要將本單位保管的檔案制作一份詳細(xì)目錄報(bào)到辦公室檔案管理進(jìn)行備案存檔，實(shí)行目錄交流，這樣辦公室即能清楚整理出農(nóng)場的發(fā)展軌跡，也使檔案管理工作分總結(jié)合，方便使用又有目可查。針對(duì)農(nóng)場這種無形資產(chǎn)，在以后查閱檔案進(jìn)行綜合利用時(shí)可提供便利。檔案的管理就是為了日后使用方便、交流和解決具體的問題，是為了提高工作效率和管理水平，而不是增加管理環(huán)節(jié)，使程序深嚴(yán)不容易接觸，但如何完善檔案，使其不影響日后使用又便于各部門的立卷管理，這是值得日后研究的課題。

3努力提高檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力

檔案工作不是簡單的保管，它也是一種業(yè)務(wù)性的管理工作，具有服務(wù)性，這就要求檔案管理人員要有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)知識(shí)，又要具備管理能力和服務(wù)意識(shí)，尤其是目前已經(jīng)進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代，給檔案管理方式和保管載體提出了新的要求。

3.1檔案管理人員要自覺強(qiáng)化檔案管理知識(shí)

提高檔案知識(shí)水平不光是熟悉檔案管理的業(yè)務(wù)流程，還要掌握檔案不同載體的存檔方式，將理論知識(shí)應(yīng)用到實(shí)際工作中。

3.2要全面了解掌握農(nóng)場工作的業(yè)務(wù)內(nèi)容

檔案管理人員要全面了解掌握農(nóng)場工作的業(yè)務(wù)內(nèi)容，對(duì)農(nóng)場大事資料要及時(shí)歸檔，不遺失不丟檔。

3.3檔案管理人員要立足崗位，不斷創(chuàng)新

要針對(duì)檔案管理的實(shí)際情況，結(jié)合農(nóng)場的業(yè)務(wù)內(nèi)容勤總結(jié)，勤改進(jìn)，使其更符合農(nóng)場發(fā)展需要。

4要認(rèn)真研究檔案管理工作中所遇到的新情況，新問題

4.1完善檔案管理制度

檔案是農(nóng)場的寶貴財(cái)富，是農(nóng)場發(fā)展歷程的見證要妥善保管。要健全檔案管理的各項(xiàng)制度，使檔案管理有法可依，有了規(guī)章制度的規(guī)范要求，可以對(duì)檔案管理進(jìn)行約束，保證檔案工作有序推進(jìn)合理使用。

4.2理清檔案管理的工作程序

要將檔案管理制度納入企業(yè)日常管理工作中，明確檔案管理的人員和部門，依據(jù)檔案管理制度對(duì)有關(guān)部門的檔案進(jìn)行目錄匯總，由辦公室進(jìn)行目錄交流并統(tǒng)一調(diào)控。可以提高職工的檔案意識(shí)，使檔案及時(shí)歸檔，確保檔案安全準(zhǔn)確。

4.3要遵章管理

辦公室檔案管理人員對(duì)檔案各環(huán)節(jié)的管理要按照企業(yè)管理運(yùn)行程序進(jìn)行，按制度要求辦理，對(duì)文件資料的收集、整理、借閱等按程序進(jìn)行，真正使其納入制度化實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。

總之，農(nóng)場檔案管理其實(shí)也是企業(yè)業(yè)務(wù)流程的管理，只要按照崗位責(zé)任制的要求，誰主管誰負(fù)責(zé)，依據(jù)檔案管理規(guī)章制度進(jìn)行，使各項(xiàng)資料收集齊全，保管得當(dāng)，使用便捷，就是發(fā)揮檔案管理的重要意義。

（作者單位：161023黑龍江省農(nóng)墾九三管理局哈拉海農(nóng)場）