企業(yè)財(cái)務(wù)會計(jì)外包風(fēng)險(xiǎn)控制研究

范燕

（普華永道商務(wù)服務(wù)（成都) 有限公司，四川 成都 610041）

前言

企業(yè)財(cái)務(wù)外包手段，可以幫助企業(yè)降低成本，提高效益，是先進(jìn)的企業(yè)業(yè)務(wù)流程管理模式之一。從九十年代后期在歐美已悄然興起，并經(jīng)過近二十年的發(fā)展已日趨成熟。在我國，目前外包還處于比較新的行業(yè)，尚未出臺有關(guān)財(cái)務(wù)外包的政策法規(guī)，所以在實(shí)際工作中關(guān)于財(cái)務(wù)外包的流程，報(bào)價(jià)，出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)問題都無法可依，本文打算從企業(yè)財(cái)務(wù)外包的風(fēng)險(xiǎn)原因進(jìn)行探討，并針對產(chǎn)生的信息風(fēng)險(xiǎn)、溝通風(fēng)險(xiǎn)、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，流程標(biāo)準(zhǔn)化等方面進(jìn)行分析，為企業(yè)在財(cái)務(wù)外包的選擇上提供決策依據(jù)。

一、企業(yè)財(cái)務(wù)外包的現(xiàn)狀

在經(jīng)濟(jì)全球化發(fā)展的今天，近年來，不少大型跨國大型企業(yè)利用不同國家和地域成本差異，通過將國外高成本運(yùn)作的財(cái)務(wù)管理模式外包給專業(yè)外包公司，利用其在國內(nèi)的成本優(yōu)勢，尤其是西部地區(qū)相對較低的人工成本及房租等，為跨國企業(yè)節(jié)約了大量常規(guī)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)處理的成本。比如，某跨國集團(tuán)總部將其在香港的財(cái)務(wù)處理中心業(yè)務(wù)外包給某國際著名外包公司，外包后該集團(tuán)總部財(cái)務(wù)處理中心業(yè)務(wù)在外包公司國內(nèi)辦公室進(jìn)行處理，跨國集團(tuán)總部香港的財(cái)務(wù)處理中心在外包公司業(yè)務(wù)運(yùn)行正常后撤銷。我們看到，這種大型財(cái)務(wù)外包的決策工具為跨國企業(yè)成本降低帶來明顯的效果。

另一方面，對于中小型企業(yè)而言，如何提升核心競爭力，把有限的資源運(yùn)用到企業(yè)核心的業(yè)務(wù)，提高效率并降低成本也顯得尤為重要。中小型企業(yè)在發(fā)展壯大過程中，因?yàn)轭A(yù)算控制造成人手不夠，往往一個(gè)人身兼數(shù)職，比如行政/人事兼財(cái)務(wù)是非常普遍的現(xiàn)象，員工疲于應(yīng)付各種日常事務(wù)，根本無力對瞬息萬變的市場做出快速反應(yīng)，更別說對市場提前做出預(yù)測。這種情況下，把財(cái)務(wù)外包給專業(yè)的外包公司，把企業(yè)員工從日常事務(wù)中解脫出來就顯得非常迫切?？偟膩碚f，財(cái)務(wù)外包的意義在于實(shí)現(xiàn)了專業(yè)的人做專業(yè)的事，降低成本的同時(shí)也提升了效率，促進(jìn)了企業(yè)的發(fā)展，為企業(yè)創(chuàng)造了更多的效益。

二、企業(yè)財(cái)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)及原因分析

企業(yè)通過財(cái)務(wù)外包，提升管理水平，為企業(yè)降低成本提高市場競爭力。同時(shí)，我們也要看到在財(cái)務(wù)外包存在兩面性，即風(fēng)險(xiǎn)與機(jī)遇并存。本文認(rèn)為，外包公司違反了資料的保密性原則，未做到及時(shí)有效的溝通和外包公司人員專業(yè)能力參差不齊并且流動性過大是企業(yè)財(cái)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)最常見的問題，這些問題直接導(dǎo)致企業(yè)產(chǎn)生如下財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)：信息風(fēng)險(xiǎn)、溝通風(fēng)險(xiǎn)、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。

（一）企業(yè)資料的保密性問題導(dǎo)致信息風(fēng)險(xiǎn)

賬務(wù)處理需要的資料包括：從日常業(yè)務(wù)交易信息、企業(yè)客戶資料、企業(yè)員工信息等包括核心業(yè)務(wù)信息都需要提供給外包公司，企業(yè)需要評估如果信息泄露會引起的后果，尤其是企業(yè)客戶資料泄露帶來的嚴(yán)重后果。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，在信息傳遞過程中，如果有人將企業(yè)客戶資料比如涉及客戶名稱，交易價(jià)格或金額等拍照發(fā)到社交網(wǎng)絡(luò)上，就可能被競爭對手竊取并以更優(yōu)惠的價(jià)格搶走客戶，給企業(yè)帶來不可估量的嚴(yán)重后果。即使只是企業(yè)內(nèi)部員工的薪資信息，如果不小心被泄露，競爭對手也可能以更高的價(jià)格挖掉企業(yè)的人才，給企業(yè)的發(fā)展帶來非常不利的后果?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代，ERP工具、會計(jì)信息平臺及人工智能發(fā)展日新月異，這些先進(jìn)工具的使用為財(cái)務(wù)人員減少了工作量，將財(cái)務(wù)人員從繁重的日常賬務(wù)處理業(yè)務(wù)工作中解脫出來，同時(shí)也帶來信息安全的隱患。

（二）企業(yè)與外包服務(wù)人員溝通的有效性問題導(dǎo)致溝通風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)與外包服務(wù)人員溝通賬務(wù)信息的準(zhǔn)確性和有效性決定了賬務(wù)及報(bào)表處理的質(zhì)量，尤其是企業(yè)無專職財(cái)務(wù)人員的情況下，溝通的有效性會大打折扣。

舉例：一家美國公司B在Shanghai和Shengzhen代表處2014-2016年會計(jì)外包給外包公司進(jìn)行賬務(wù)處理，因公司戰(zhàn)略需要該代表處從2016年已無實(shí)質(zhì)交易發(fā)生，只有日常運(yùn)營費(fèi)用如人員工資/辦公費(fèi)/辦公室房租等費(fèi)用類支出，后續(xù)可能會關(guān)閉。

2016年末BSH和BSZ代表處分別與關(guān)聯(lián)公司BHongkong及母公司AShanghai下屬子公司AD166和AInc等應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款余額如下：

因16年末BSH和BSZ代表處已無專職財(cái)務(wù)人員，對于往來賬的余額沒有特別關(guān)注和確認(rèn)，而財(cái)務(wù)外包公司人員因?yàn)闆]有收到入賬和調(diào)賬的依據(jù)，由于溝通疏漏的原因?qū)ν鶃碣~未做任何賬務(wù)處理，造成年末財(cái)務(wù)報(bào)表錯(cuò)誤。

根據(jù)實(shí)質(zhì)重于形式的原則,《關(guān)于做好執(zhí)行會計(jì)準(zhǔn)則企業(yè)2008年年報(bào)工作的通知》(財(cái)會函[2008]60號)明確，企業(yè)接受的捐贈和債務(wù)豁免，按照會計(jì)準(zhǔn)則規(guī)定符合確認(rèn)條件的，通常應(yīng)當(dāng)確認(rèn)為當(dāng)期收益。如果接受控股股東或控股股東的子公司直接或間接的捐贈，從經(jīng)濟(jì)實(shí)質(zhì)上判斷屬于控股股東對企業(yè)的資本性投入，應(yīng)作為權(quán)益性交易，相關(guān)利得計(jì)入所有者權(quán)益(資本公積)。在17年三月BSH和BSZ代表處審計(jì)時(shí)被審計(jì)提出，以上黃色部分的16年年末往來賬都應(yīng)該做沖銷。

（三）外包公司財(cái)務(wù)人員問題導(dǎo)致合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)

外包公司由于成本考慮普遍對人員專業(yè)性要求偏低，而在實(shí)際工作中財(cái)務(wù)外包會計(jì)專業(yè)性要求較高，需要對不同行業(yè)不同公司的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行專業(yè)判斷并處理；另一方面，相比公司內(nèi)部財(cái)務(wù)，外包公司的財(cái)務(wù)需要同時(shí)集中處理多家客戶的業(yè)務(wù)，工作量非常大，以上兩種原因會造成外包公司人員流動性大的問題，流動性大必然導(dǎo)致企業(yè)工作交接和溝通成本提高，賬務(wù)處理質(zhì)量受影響等問題。我們注意到，外包公司目前的發(fā)展參差不齊，尤其是一些小的財(cái)務(wù)外包公司人員少，流動性大，造成會計(jì)資料記錄不全，賬務(wù)和報(bào)表處理錯(cuò)誤，未按最新的財(cái)稅法規(guī)計(jì)算和納稅申報(bào)等問題，財(cái)務(wù)外包質(zhì)量很難得到保證，嚴(yán)重影響企業(yè)稅務(wù)評級甚至造成行政處罰，企業(yè)財(cái)稅合規(guī)性水平非常低。自去年以來，國家關(guān)于會計(jì)政策的最新規(guī)定和增值稅及個(gè)稅改革，對財(cái)務(wù)人員的專業(yè)性要求越來越高，所以企業(yè)在選擇外包公司時(shí)一定要關(guān)注外包公司人員流動性。

三、財(cái)務(wù)外包應(yīng)對策略

在考慮財(cái)務(wù)外包時(shí)，企業(yè)應(yīng)該首先對財(cái)務(wù)外包進(jìn)行目標(biāo)設(shè)定，確定企業(yè)財(cái)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)容量和容限，在風(fēng)險(xiǎn)識別的基礎(chǔ)上進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估，確定重要性水平并采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對策略。本問假設(shè)已經(jīng)對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了評估，重點(diǎn)考慮財(cái)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對策略。

（一）簽署嚴(yán)格的保密性協(xié)議

為應(yīng)對信息風(fēng)險(xiǎn)，為保證企業(yè)資料的保密性，除財(cái)務(wù)會計(jì)外包合同外，還應(yīng)單獨(dú)與財(cái)務(wù)外包公司簽署保密性協(xié)議。該協(xié)議要求外包公司員工對企業(yè)所有信息保密，同時(shí)列舉明細(xì)的違約處罰條款，如罰款、解除合同并追究法律責(zé)任等；要求外包公司擁有使用賬務(wù)系統(tǒng)服務(wù)器的所有權(quán)，不能使用外部服務(wù)器的系統(tǒng)處理賬務(wù)；要求外包公司員工使用公司郵箱發(fā)送資料，不能用私人郵箱傳遞并對敏感信息文件加密；外包公司用戶權(quán)限管理制度等內(nèi)部業(yè)務(wù)規(guī)范。該保密性協(xié)議簽署后，需要企業(yè)與外包公司定期對執(zhí)行情況進(jìn)行復(fù)核，如果外包公司有任何違反協(xié)議的情況出現(xiàn)，即使沒有造成嚴(yán)重的后果，也需要分析具體原因并提出相應(yīng)的改進(jìn)方案，有利用第一時(shí)間解決問題。

目前國際著名外包公司對信息安全登陸方面的處理辦法，一般采用遠(yuǎn)程登錄軟件連接到企業(yè)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)，外包公司財(cái)務(wù)人員通過遠(yuǎn)程登錄軟件在虛擬機(jī)上進(jìn)行操作，企業(yè)可以在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中隨時(shí)查看財(cái)務(wù)外包公司人員處理的財(cái)務(wù)信息，達(dá)到及時(shí)性和保密性的目的。

（二）提高與財(cái)務(wù)外包公司溝通的有效性

為了應(yīng)對溝通風(fēng)險(xiǎn)，在外包合同中要求明確：會計(jì)資料傳遞程序和簽收手續(xù)，溝通形式以書面溝通形式為主，口頭確認(rèn)后再發(fā)郵件。外包公司應(yīng)主動溝通賬務(wù)處理過程中潛在的問題，如對同行業(yè)客戶報(bào)表數(shù)據(jù)作對比分析，發(fā)現(xiàn)明顯不合理的業(yè)務(wù)處理及報(bào)表數(shù)據(jù)；要求外包公司嚴(yán)格按會計(jì)準(zhǔn)則處理賬務(wù)的原則，如對賬務(wù)處理有不同意見可以和企業(yè)總部財(cái)務(wù)及審計(jì)一起討論解決；嚴(yán)格要求外包公司賬務(wù)及報(bào)表處理的準(zhǔn)確性和完成時(shí)間等。

（三）盡量做到業(yè)務(wù)處理的流程標(biāo)準(zhǔn)化

流程標(biāo)準(zhǔn)化是為了應(yīng)對合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，是指將大量重復(fù)性高的業(yè)務(wù)，如應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款模塊業(yè)務(wù)處理流程標(biāo)準(zhǔn)化，并把標(biāo)準(zhǔn)化的具體操作步驟記錄下來，形成標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程圖并在財(cái)務(wù)外包合同中明確，外包公司財(cái)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程來處理大量簡單不需要判斷的日常業(yè)務(wù)，如應(yīng)收賬款，收入，員工報(bào)銷，應(yīng)付賬款等業(yè)務(wù)處理。對于會計(jì)總賬、財(cái)務(wù)分析等需要會計(jì)專業(yè)水平要求較高的崗位，對外包公司人員專業(yè)性及流動性要求在財(cái)務(wù)外包合同中確定下來，如人員流動率一年不得超過20%；對于企業(yè)賬務(wù)處理中每月特殊情況按固定格式進(jìn)行總結(jié)和記錄，最大限度地防止因外包公司人員交接對業(yè)務(wù)處理質(zhì)量的影響。

在實(shí)際工作中，員工報(bào)銷是財(cái)務(wù)外包中最常見的業(yè)務(wù)，特點(diǎn)是工作量大重復(fù)性高，涉及部門多，工作內(nèi)容瑣碎比較容易出錯(cuò)。在具體實(shí)施時(shí)，首先需要企業(yè)梳理員工報(bào)銷外包后的流程，并清晰地畫出流程圖，經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)后，交給外包公司按這個(gè)流程來處理日常業(yè)務(wù)，達(dá)到業(yè)務(wù)處理的合規(guī)性。以下以某大型企業(yè)集團(tuán)報(bào)銷業(yè)務(wù)流程圖為例。

四、結(jié)論

現(xiàn)階段，我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展正處在中美貿(mào)易戰(zhàn)的影響下，如何自力更生，更快更好地發(fā)展經(jīng)濟(jì)是目前最重要的課題。對每個(gè)企業(yè)來講，提高效率，提高自身競爭優(yōu)勢顯得尤為緊迫。同時(shí)，企業(yè)考慮采取財(cái)務(wù)外包降低成本提高效益時(shí)一定要注意，財(cái)務(wù)外包是把雙刃劍，如果使用不當(dāng)帶來的風(fēng)險(xiǎn)不容小視；當(dāng)然，作為流程管理的產(chǎn)物，財(cái)務(wù)外包有其科學(xué)性，使用得當(dāng)則節(jié)約人力物力，讓企業(yè)從繁雜的日常事務(wù)中脫離出來，推動企業(yè)積極發(fā)展，使企業(yè)整體效率得到提升。